Розділена база даних - це БД, об'єкти якої розділені на два окремих файлу:
| Внутрішня або серверна БД (back-end database) містить вихідні дані - інакше кажучи, таблиці і нічого більше;
| Зовнішня або клієнтська БД (front-end database) містить все, чим ви користуєтеся при роботі з таблицями, а саме всі об'єкти БД інших типів, наприклад, запити, звіти, форми і макроси.
Після поділу бази даних внутрішня БД поміщається в загальнодоступне місце (наприклад, на мережевий диск). Зовнішня БД функціонує трохи інакше. Її копіюють на всі комп'ютери, які збираються використовувати внутрішню БД. На рис. 18.1 показаний цей принцип роботи.
Розділені БД мають ряд переваг.
| Продуктивність. Коли застосовується розділена БД, у кожного клієнта є копії об'єктів, необхідних йому для роботи, - наприклад, форми - готові та чекають на його комп'ютері. Це означає, що користувачеві не потрібно витягувати цю інформацію з спільно використовуваної БД, що вимагало б більше часу (і створило б додатковий трафік у вашій мережі). В цьому випадку з спільно використовуваної БД вам необхідно отримати тільки потрібні для роботи дані.
| Легше оновлення. Зміна даних в багатокористувацької БД відносно безпечно для людей, але програма Access погано справляється з плутаниною, що виникає при спробах користувачів змінити структуру об'єктів БД. Розділена БД I
позбавлена цієї проблеми, оскільки об'єкти, які часто потребують коригування, наприклад запити, звіти і форми, знаходяться в клієнтської БД. Якщо ці об'єкти потрібно модифікувати (або додати нові), можна безпечно змінити клієнтську БД на одному комп'ютері, а потім поширити її між усіма, кому вона знадобиться.
Такий підхід не тільки легше, але і набагато надійніше, т. К. Не може виникнути нерозв'язна проблема, іменована руйнуванням або пошкодженням БД (див. Розд. "Пошкодження даних" далі в цьому розділі).
Мал. 18.1. В системі з розділеною БД у вас одна внутрішня або серверна БД, централізовано зберігає дані, і кілька зовнішніх або клієнтських БД для кожного користувача, що підключається до вашої БД
§ У різних людей різні клієнтські БД. Коли застосовується БД колективного користування, можна створити різні клієнтські БД для різних типів користувачів - наприклад, відділу маркетингу необхідні звіти, що відображають відомості про продажі, а співробітникам складу потрібна форма, яка виводить на екран невиконані замовлення. Цим підходом можна скористатися для того, щоб напевно не показувати користувачам форми, звіти і таблиці, не призначені для них, що знизить ризик дрібних помилок (наприклад, генеральний директор, бува, не знищить весь каталог товарів). Але не впадайте в крайнощі - чим більше створюється варіантів клієнтських БД, тим більше зусиль знадобиться для їх супроводу.
З технічної точки зору ви не зробите вашу БД більш захищеною, якщо надасте користувачам клієнтські БД з обмеженими можливостями. Зрештою, технічно грамотні користувачі Access можуть просто створити власні клієнтські БД і використовувати їх для отримання необмеженого доступу до серверної БД. Але хоча клієнтська БД не може зупинити зловмисника, вона зможе захистити від недбалого або надто цікавого користувача.
У вас є два способи поділу БД. Можна скористатися майстром або зробити це вручну за допомогою засобів експорту та імпорту програми Access. У наступних розділах описані обидва методи.
Пошук місця в мережі для вашої БД
Перш ніж розділяти БД, потрібно знайти місце для файлу внутрішньої або серверної частини БД.
Один з варіантів (досить ризикований) - надати доступ до неї прямо на вашому комп'ютері. Потрібно тільки перетягнути мишею вашу БД в папку Загальні документи або створити нову папку з загальним доступом. Процес може трохи відрізнятися в залежності від вашої версії ОС Windows і налаштувань вашого ПК, але наведені інструкції підходять для більшості комп'ютерів з ОС Windows XP.
1. Відкрийте провідник.
2. Знайдіть місце зберігання вашої БД, клацніть папку правою кнопкою миші і виберіть в меню рядок Властивості (Properties).
3. Перейдіть на вкладку Доступ (Sharing) і потім виберіть перемикач Відкрити спільний доступ до цієї папки (Share this Folder).
4. При бажанні задайте альтернативне ім'я для папки та максимальну кількість користувачів, які зможуть отримати доступ до папки одночасно.
5. Клацніть мишею кнопку ОК.
Тепер інші користувачі зметуть отримати доступ до вашого комп'ютера - і вашої БД - за допомогою огляду вмісту Мережевого оточення.
Можливо, цей процес здався вам занадто легким, для того щоб бути правильним, але він такий і є. Проблема полягає в тому, що ваш комп'ютер - не ідеальний сервер. Якщо ви вимкнете його, вирушаючи у відпустку, все будуть різко відлучені від вашої БД. Подібним чином, коли ви зайняті грою "Revenge of the Demon Spawn Legion Part IV", а інші користувачі в цей час намагаються працювати з вашої БД, продуктивність їх роботи (і ваша ігрова практика) страждає. Але набагато більш серйозна проблема виникне, якщо ви перезавантажте комп'ютер, т. К. Все, що користуються в даний момент вашої БД, будуть раптово від'єднані від неї. Втрата чиєїсь роботи гарантована, а можлива і псування даних БД.
Через названих причин настійно рекомендується поміщати вашу БД на серверний комп'ютер. Серверний комп'ютер не обов'язково відрізняється від вашого - насправді він може бути звичайним ПК під управлінням ОС Windows, включеним в мережу. Відмінність полягає в тому, що ніхто не використовує цей комп'ютер безпосередньо. Він залишається один і може зосередитися на важливій роботі, роздаючи обмеженими порціями дані тим, кому вони потрібні.