Щоденне і щотижневе планування для співробітників

кому: власникам, топ-менеджерам, керівникам

Коли у вас немає плану, то ваші дії носять характер хаотичних

Запас ефективності вашої компанії, або «Секрет Полішинеля»

Кожен з нас, керівників, замислюється: наскільки можна збільшити продуктивність праці? Дані, отримані дослідним шляхом в моїй компанії, показали, що після впровадження щоденного планування і звітності ефективність праці колективу збільшилася

Не секрет, що в середньостатистичної російської компанії співробітники витрачають на роботу в кращому випадку 3-4 години в день з 8-ми. Однак все роблять вигляд, що так і повинно бути. Керівник задовольняється постановками у вигляді бурхливої активності, як тільки він заглядає в чийсь кабінет.

Висновок банальний і одночасно жахливий своєю простотою: для того щоб збільшити ефективність роботи компанії на 40%, досить зробити так, щоб співробітники працювали хоча б 6,5 - 7 годин на день (так, вісім - це вже вищий пілотаж!).

Щоденний план і звіт - безперервний тест на професійну придатність для співробітників

Але як зрозуміти: хто з працівників чатітся в соцмережах, а хто безперервно видає результат? Постійно стояти за спиною? Неможливо! Тут на допомогу приходять обов'язкові для кожного співробітника щоденні плани та звіти про виконану роботу.

Якщо зовсім коротко сенс щоденних планів і звітів полягає в наступному: співробітник становить план робіт на кожен день виходячи з 8-ми годинного дня і звітує в кінці робочого дня по кожній виконане завдання (витрачений час, результат і т.д.).

Будь-яка хороша технологія має переваги для обох сторін. Поговоримо про це.

Щоб співробітники заробляли більше і були більш ефективні, їм потрібна як мотивація, так і примус

Переваги щоденного плану для компанії

Завдання вирішуються співробітниками відповідно до прийнятих пріоритетів (з урахуванням бізнес-вимог компанії), а не за принципом "хочеться", "простіше" і "цікавіше".
Імовірність "простою" співробітника прагне до нуля. Завжди є завдання в запасі. Якщо "простий" і виникне, то його видно заздалегідь.
Подивившись в плани, можна відразу прибрати "висмоктані з пальця" завдання і замінити їх корисними, злободенними і актуальними.
Коли людина планує справи виходячи з 8 робочих годин і знає, що за цей час буде попит, помітно зменшується ймовірність "порожній розтрати часу".

Переваги щоденного плану для співробітника

Серйозний особистий і професійний апгрейд: навик планування вкрай важливий у всіх сферах, і життя за межами роботи тут не виняток.

Керівник буде вами задоволений, тому що всі найбільш пріоритетні завдання за технологією потрапляють в ваш щоденний план. А "бути на хорошому рахунку" відкриває додаткові можливості у вертикальній кар'єрі.

Скасування "рабства", коли людина сидить на роботі до "ночі" (тепер на виконання завдань виділяється 8 годин, отже, і планувати їх на дванадцять годин керівник вже не буде).

Порядок денний

Надалі мова піде тільки про принципи щоденного і щотижневого планування і вимогах до планів. Окремі статті присвячені:

Особиста ефективність керівника

Я також використовую у своїй роботі технологію щоденного планування і звітів. Звітую перед самим собою - беріть на озброєння, якщо вам звітувати не перед ким. Завдяки цьому моя особиста ефективність зросла в 2 рази (жарт!). У тому числі і за рахунок виконання більш пріоритетних завдань, бо раніше я брався за ті, що першими приходили в голову.

І дуже корисний інсайт. Коли починаєш планувати, набагато легше ще на етапі плану подумати: твоя чи це завдання, чи не краще її делегувати? Коли до задачі вже приступив, і на середині її реалізації зрозумів: добре б делегувати, - "відпустити" її від себе вже набагато складніше.

Технологія реалізації та впровадження щоденних планів

Звертаю вашу увагу, що необхідно контролювати виконання плану, терміни реалізованих завдань і якість результатів.

Чимало керівників "обламали свої зуби" при спробі впровадити щоденні плани та звіти, і ось чому:

Рекомендації по організації щоденного планування: готовий регламент для впровадження

Систематизація дозволяє перейти від хаотичних дій до організованої і масштабованої технології

Організація процесу обробки вхідного потоку задач з боку співробітника

Поставлена задача, яка займає більше 3 годин (крім участі в заходах і зустрічах), розбивається на більш дрібні, яким в якості базової присвоюється початкова.

Для кожного завдання зі стандартного переліку вибирається і виставляється пріоритет

Бонус: приклад таблиці з пріоритетами для співробітників

Щоб отримати приклад таблиці пріоритетів, завдяки якій співробітники справляються з самостійним плануванням, виконайте 2 простих дії.

Вимоги до формату занесенню завдань в план

Кожен співробітник додає в план орієнтовний список своїх завдань (короткий опис завдання + плановане час на виконання). У план включаються такі завдання:
- Плановані в рамках проектів;
- Отримані раніше у вигляді індивідуальних завдань (усно, по пошті, скайп і т.д.). Якщо завдання стоїть у зовнішній системі постановки завдань, то необхідно додати посилання url на цю задачу; при отриманні завдання (усно, по пошті, скайп), її необхідно занести в свій план робіт самостійно. При цьому діють всі вимоги щодо формату занесення завдань.
- Плановані співробітником до реалізації за власною ініціативою.
У кожного завдання необхідно вказати:
- Назва завдання. Має відображати, які дії і з яким об'єктом необхідно виконати. Бажано для цього використовувати для іменників називний відмінок і наказовий спосіб дієслова. Це дуже сильно полегшує подальший пошук серед всіх завдань. Приклад: Розробити регламент: планування ( "розробити" - наказовий спосіб; "регламент: планування" - називний відмінок).
- Планований час на виконання. Приклад: Зробити комерційну пропозицію: 2 години 30 хвилин
- Дедлайн (крайній термін, до якого завдання повинна бути виконана). Якщо ви не можете визначити дедлайн завдання, - зверніться до свого безпосереднього керівника.
- Короткий план щодо виконання даного завдання. Додати посилання на алгоритми, за якими ви плануєте діяти і / або короткий план дій. Відсутність короткого плану в тілі завдання породжує купу питань при обговоренні плану робіт і ризик, що завдання буде зроблена неефективним / неоптимальним способом або зроблена не на 100% і / або зажадає переробки.
- Пріоритет. Виконавець визначає його самостійно по окремо формалізованим правилам. Якщо визначити не може, - необхідно звернутися до безпосереднього керівника.
Якщо співробітник бачить "недостатність" свого ресурсу для поставленого завдання, він зобов'язаний негайно про це повідомити постановнику завдання і своєму безпосередньому керівнику.

Щоденний план робіт

План необхідно створювати на основі щотижневого плану і надходять оперативних завдань (до впровадження щотижневого планування: на основі відомих на цей день завдань).
План на наступний день складається до кінця поточного робочого дня.
Планове час на щоденні завдання розраховується:
- для офісних співробітників, виходячи з 8 годин мінус звичайний час для вирішення оперативних і форс-мажорних завдань (для керівників проекту 7 годин - планові; 1 годину - на рішення надходять завдань). Плановане на завдання час може варіюватися в залежності від дня тижня та інших умов.
- для позаштатних спеціалістів - щоденний ліміт часу, обумовлений при обговоренні умов співпраці.
План на новий день розміщується зверху над планом за попередній день (якщо для планів використовуються текстові документи).
Якщо в день йде більше 4 годин на позапланові (по відношенню до планів проектів) завдання, або стає видно, що при поточній завантаженні НЕ можуть бути виконані плани проектів, про це відразу ставлять до відома керівництво (не пізніше наступного дня).

Приклад щоденного плану (скріншот з Бітрікс24)

У прикладі показаний план, який співробітник створює в системі Бітрікс24. На скріншоті представлені тільки перші шість завдань, інші - не помістилися на екран. Виділені стовпці: 1 - назва завдання; 2 - крайній термін виконання; 3 - плановане час виконання.

В ідеалі використовувати одну систему для планування, наскрізного обліку часу за завданнями і формування звітності

Перехід до щотижневого планування

Після освоєння щоденних планів співробітники переводяться на щотижневе планування. При цьому щоденне планування зберігається, але значно спрощується, тому що в щотижневому плані завдання розділені по днях. Якщо ви не займаєтеся щоденним плануванням з підлеглими, можливо, вони планують свою тиждень як на картинці нижче.

Горе і збитки загрожують компанії, якщо співробітники планують свою тиждень, як на цій картинці

Основні переваги щотижневого планування:

більший горизонт планування в порівнянні з одним днем
економія часу співробітника і значна економія часу керівника

Щотижневий план робіт

Як складати план?
- Пройтися по всіх щомісячними планами проектів, взяти з них список завдань з дедлайном до кінця тижня + 5 днів.
- Відкрити свій щомісячний план робіт і виписати частину робіт звідти.
- Занести в еженедльний план оперативні завдання (заздалегідь відомі або поставлені керівником).
План на новий тиждень необхідно скласти в останній робочий день попереднього тижня (як правило, п'ятниця).
- Завдання необхідно запланувати на весь робочий тиждень з урахуванням запасу часу для вступних (визначається для кожної посади індивідуально).
Складений план на тиждень необхідно уточнити (на основі інформації, отриманої за вихідні і з ранку в перший робочий день) в перший робочий день тижня, до 12:00 (як правило, понедельник)
Для фахівців, які мають невеликий рівень "непередбаченої" роботи (роботи по обслуговуванню сайтів, керівництво проектом просування) тиждень повинна бути розпланована без урахування непередбачених робіт.
- адже на те завдання і "непередбачені" - можуть бути, а можуть і НЕ бути.
- якщо план не виконаний у зв'язку з тим, що виконувалися надійшли "знову" завдання, то частина завдань з плану може бути перенесена на наступний тиждень.

Автоматизація щоденних і щотижневих планів

Найпопулярніше питання: "В якому вигляді підлеглі повинні робити плани?" В ідеалі робити плани потрібно у вигляді завдань в системі, де в подальшому по них буде вестися облік часу виконання і формуватися звіти. На мій погляд, на сьогоднішній день для цього найбільше підходить система «Бітрікс24».

Відповіді на типові запитання за щоденними планам

Як ставити завдання, якщо співробітник-виконавець не є безпосереднім підлеглим керівника?

Або отримати повноваження ставити такі завдання в рамках проектного підпорядкування, або узгодити додавання завдання з безпосереднім керівником виконавця.

Важливо пам'ятати: час не гумова. Коли надходить нове завдання, вона "виштовхує" з плану іншу задачу. Пріоритети в розстановці завдань - це питання компетенції безпосереднього керівника.

Виходить, що ця система вводить "тотальний контроль" за роботою підлеглого? Це повинен робити його керівник. А цього керівника повинен контролювати його керівник?

Керівник контролює складання планів своїх безпосередніх підлеглих (приклад: керівник відділу розбирає плани співробітників відділу), але не обов'язково кожен день. Для лояльних співробітників (через 1 рік після старту впровадження регулярного менеджменту інших у вашій компанії не залишиться) частота перевірки може бути 1 раз в 3 дня, 1 раз в тиждень.

Якщо для когось зі співробітників потрібен постійний "тотальний контроль", задайте собі питання: "А чи потрібен вам такий співробітник?"

Дуже багато залежить від посади і досвіду конкретного співробітника. А також від типу планування, який використовується на додаток до щоденних і щотижневих планів: планування на місяць по проектам, стратегічні плани по проектам. Якщо для когось зі співробітників потрібен постійний "тотальний контроль", задайте собі питання: "А чи потрібен вам такий співробітник?"

Деякі керівники самі не хочуть щодня контролювати тому це забирає час і увагу

Важливо оцінити, чи є у вашій компанії "перекіс" для керівників в роботі на "виробництво результату". В першу чергу, керівник повинен виділяти час на управління підлеглими. виробництво ж результатів - в другу чергу і за залишковим принципом часу. Якщо ви виділяєте достатній час керівнику на управління, і при цьому він все одно прагне виробляти результати своїми руками, в той час як його підлеглі прохолоджуються, - це хороший фахівець, але поганий керівник.

Рекомендовані послуги «Відкритої Студії»