Таким чином. термін зберігання повідомлення закінчився.
Обгрунтування даної позиції наведено нижче в матеріалах «Системи Юрист».
«Керівник юридичного відділу повинен перевірити. як в організації налагоджена зберігання правовстановлюючих документів. Адже саме юристу часто доводиться працювати з ними. А втрата таких документів може призвести до дуже серйозних втрат для організації.
Що відноситься до правовстановлюючих документів
В рамках поняття "правовстановлюючі документи" можна об'єднати *:
Цей перелік документів не закритий. кожна компанія визначає для себе. що ще можна віднести до правовстановлюючих документів. але такий список один з найпоширеніших.
Правовстановлюючі документи - більш широке поняття. ніж установчі або статутні документи *. Переліки установчих документів для кожної організаційно-правової форми юридичних осіб перераховані в законодавстві. І до них не належать численні свідоцтва та сертифікати. одержувані юридичною особою.
Як зберігати правовстановлюючі документи
Такі документи повинні зберігатися у вогнетривкій сейфі (шафі) у приміщенні. яке закривається на кодовий замок. ключ і т. д. Постійний доступ до такого приміщення може бути тільки у осіб. на які покладено відповідальність за збереження правовстановлюючих документів. Відповідальність за зберігання установчих документів потрібно прописувати в повноваження конкретної особи. Порядок роботи з ними (якщо доступ до документів є більш ніж у однієї особи) бажано закріпити локальним нормативним актом - становищем про роботу з правовстановлюючими документами. У ньому має бути прописано *:
- які документи відносяться до правовстановлюючих;
- хто є відповідальним за зберігання правовстановлюючих документів;
- які умови зберігання правовстановлюючих документів;
- хто має право працювати з оригіналами правовстановлюючих документів;
- в яких випадках і на який термін оригінали правовстановлюючих документів можуть бути передані іншим співробітникам компанії.
Зберігати документи можна в приміщенні юридичної особи або за його межами.
Де зберігати правовстановлюючі документи
Є як мінімум п'ять варіантів організації зберігання правовстановлюючих документів. Перерахуємо переваги і недоліки кожного з них *.
1. Документи зберігаються в банківському сейфі
Такий варіант використовують деякі компанії. Він дуже надійний з точки зору безпеки. Але зворотний бік цієї надійності - складний доступ до документів. Щоб отримати їх. наприклад. для нотаріального завірення банківської картки. потрібно буде планувати це заздалегідь.
Проте варто відзначити всі плюси і мінуси докладно.
В позитивних сторін відноситься наступне:
- обмежений доступ до документів третіх осіб;
- документи зберігаються під контролем служб безпеки банку;
- неможлива пропажа документів через недбале зберігання; Крім того. банк несе відповідальність за схоронність вмісту банківської комірки.
- складність отримання документів в тому випадку. коли вони потрібні терміново. оскільки доступ до банківському сейфі можливий тільки для осіб. зазначених в договорі з банком. або на підставі довіреності;
- залежність від режиму роботи банку.
2. Документи зберігаються в дирекції
Виконавчий директор компанії є тією особою. яке представляє інтереси юридичної особи без довіреності. Таким чином. саме він відповідає за зберігання документів юридичної особи в тому випадку. якщо цей обов'язок не покладено письмово на іншу особу.
Такий варіант зберігання документів допустимо для невеликої компанії. і у нього є ряд переваг:
- керівник несе відповідальність за документи;
- у керівника. як правило. окремий закривається кабінет;
- навіть обмежений бюджет рідко дозволить залишити керівника без сейфа.
Зрозуміло. є у зберігання правовстановлюючих документів в кабінеті керівника і мінуси:
- якщо директор відсутній (наприклад. відправився на переговори до контрагента), то доступу до документів може не виявитися ні у кого протягом досить довгого часу;
- і для інших співробітників. і для самого директора можуть створювати дискомфорт постійні ходіння в його кабінеті кожен раз. як документи бувають потрібні;
- юрист навряд чи зможе домогтися. щоб керівник кожного разу після роботи з документами проводив їх ревізію;
- керівник не буде відслідковувати актуальність документів з обмеженим терміном дії;
- керівник не працює з цими документами щодня. і наявність їх в постійному доступі йому не обов'язково.
Таким чином. варіант цей допустимо і прийнятний. але не є ідеальним.
3. Документи зберігаються в бухгалтерії
У бухгалтерії зберігається величезна кількість документів. Іноді приймається рішення про зберігання там всіх договорів. які укладає організація в ході своєї роботи. Чи можна зберігати в бухгалтерії та правовстановлюючі документи?
Перевага цього способу в тому. що бухгалтерії дуже часто потрібні відомості. містяться в правовстановлюючих документах.
Одночасно у такого вибору місцезнаходження правовстановлюючих документів дуже багато мінусів.
По перше. в бухгалтерії зберігається дуже багато документів. їх постійно доводиться архівувати через брак місця. Чи потрібні бухгалтерам додаткові папери до вже наявних - риторичне питання.
По-друге. в цей відділ постійно приходять відвідувачі: співробітники інших відділів для оформлення документів. кур'єри і т. п. Перераховувати можна довго. але абсолютно точно. що бухгалтерія не є найспокійнішим приміщенням в компанії.
4. Документи зберігаються в різних відділах
Існує такий варіант. як поділ документів за тематичними розділами. і відповідно до цих розділами документи зберігаються в різних підрозділах компанії.
Такий поділ може здаватися логічним. але поділ документів створює проблеми при роботі з ними і відстеженням необхідних змін і актуальності документів.
5. Документи зберігаються в юридичному відділі
Юристи - ті співробітники компанії. які постійно працюють з правовстановлюючими документами. На юридичному відділі лежать обов'язки. які роблять такий доступ необхідним. Це підрозділ вносить зміни в статутні документи. відстежує актуальність сертифікатів. свідоцтв. виписок. реєстрів. довідок. запевняє у нотаріуса установчі та інші документи. відповідає на запити інших відділів і надає їм копії. Таким чином. зберігання документів в юридичному відділі - один з найбільш зручних для юридичної особи в цілому і для юристів зокрема.
Позитивні сторони. крім перерахованих. полягають у тому. що юридичний відділ:
- надає відомості тільки тим особам. у яких є до них доступ. оскільки саме юристи можуть однозначно визначити. у кого є право отримувати інформацію;
- стежить за збереженням документів. дотримуючись усіх вимог законодавства;
- постійно працює з документами. архівує їх у разі потреби;
- на підставі наявних документів дає правові висновки керівництву компанії. а також рекомендації щодо зміни документів відповідно до законодавства;
- огороджений від великої кількості сторонніх осіб (відвідувачів), на відміну від бухгалтерії чи інших відділів.
Негативних сторін практично немає. Впливати на безпеку зберігання документів в юридичному відділі може. мабуть. тільки розміщення співробітників компанії за принципом опен-спейс. коли цей відділ не ізольований від інших.
Таким чином. оптимальним можна визнати зберігання правовстановлюючих документів в сейфі юридичного відділу.
Наявність цих документів означає. що юридичному відділу бажано знаходитися в окремому. закривається на ключ або кодовий замок приміщенні. в якому повинні бути створені необхідні умови для зберігання правовстановлюючих документів - наявність сейфа або вогнетривкої шафи. ».
Професійна довідкова система для юристів, в якій ви знайдете відповідь на будь-який, навіть найскладніший питання.
Спробуйте безкоштовний доступ на 3 дні >>
Скоро в журналі «Юрист компанії»