Кожна людина, яка відправляється у відрядження, повинен отримати службову записку. Це дозволить оформити грошові кошти під звітність і коректно оформити всю решту документацію при необхідності.
Що це таке?
Службова записка - це документ, що засвідчує факт перебування працівника назад на місце працевлаштування.
Документ регламентує також дату приїзду і повернення із службового поїздки.
Такий документ необхідний:
- при здійсненні поїздки на особистому автотранспорті або на орендованому;
- при відсутності підтверджуючих документів за фактом приїзду.
Для чого потрібно?
Документ такого типу просто необхідний при нарахуванні добових. Додатково впливає на розрахунок суми для виплат по приїзду, які залежать від часу перебування працівника на службовому виїзді.
Записка служить підтвердженням всіх витрат, які поніс співробітник за весь час перебування поза свого населеного пункту.
Законодавча база
Жоден правовий акт не регулює питання, пов'язане з оформленням службових записок. Оформлення проводиться тільки при направленні працівників у відрядження.
Якщо керівництво бажає закріпити основні положення по напрямку, то вони вносять нові положення у внутрішні правові документи. А це дія регулюється пунктом 3 Положення №749.
Службова записка на відрядження
Службова записка оформляється співробітником відразу ж по приїзду з відрядження. Це робиться для нарахування йому заробітної плати і добових витрат.
Якщо некоректно заповнити документ, то грошові кошти за поїздку не виплачуються.
Організація передбачає кілька нюансів. І трапляється і так, що потрібно терміново скасувати поїздку. І причин для цього може бути багато - починаючи від особистих причин працівника, закінчуючи непотрібністю компанії відправляти у відрядження.
Якщо людина занедужує, то він також може відмовитися від виїзду. Але попередити про це він повинен завчасно.
Всі ці пункти також повинні відображатися в локальних нормативних актах. Всі грошові кошти, отримані на поїздку, громадянин повинен повернути в повному обсязі.
Бухгалтерія зобов'язує співробітника повернути гроші у встановлені терміни:
- пізніше трьох днів з моменту поїздки;
- при скасуванні терміни повернення відображаються в наказі.
У разі, коли кошти вже витрачені на потреби організації - квиток у відрядження або за житло, то все це списується на збитки організації. Це робиться з метою зниження оподаткування.
Але тут є кілька нюансів:
- поїздка в іншу місцевість безпосередньо повинна бути пов'язана з отриманням прибутковості;
- причина скасування дійсно викликана серйозними обставинами.
Про продовження
Чинне законодавство не обумовлює можливість продовження і скорочення термінів відрядження. Тобто регулюється поїздка такого типу внутрішніми правовими актами та наказом.
Форма наказу довільна. Документ виготовляється з обґрунтуванням після отримання доповідної.
За кордон
Службова записка на відрядження нічим не відрізняється від стандартної документації.
Вона оформляється відділом кадрів і працівником, докладаючи додаткові документи до заяви і наказу. Поїздка за кордон супроводжується додатковими витратами, які повинна враховувати компанія.
Як написати заяву на зміну дат відрядження? Дивіться тут.
На особистому автомобілі
Співробітник може самостійно вибрати на якому саме транспорті він поїде у відрядження.
Необхідно заздалегідь визначитися з цим питанням, так як доведеться підтвердити використання особистого автомобіля підтверджуючими документами. Тобто громадянин в бухгалтерію надає паспорт технічного засобу і правовстановлюючі документи.
Він повинен підготувати звіт по використанню транспортного засобу:
- маршрутний лист;
- всі оплачені квитанції;
- документи-маршрути, які доводять факт поїздки.
На службовому транспорті
Якщо людина відправляється на службовому транспорті, то він повинен приготувати також всі підтверджуючі документи.
Йому доведеться зберегти всі документи, в тому числі і квитанції, що підтверджують покупку квитка, проживання та харчування.
Всі перераховані вище документи здаються в бухгалтерію у вигляді звітності для нарахування добових.
У вихідний день
Якщо відрядження необхідна в вихідний день. то службова записка пишеться в довільній формі і залишається на місці роботодавця.
Природно, відділ кадрів і бухгалтерія в ці дні не працює. Але якщо немає можливості чекати до робочого дня, то потрібно скласти документ у вихідний, а вже в робочий день буде видано наказ заднім числом.
Директор також є співробітником організації. І тому на нього повинен складатися такий документ. У законодавстві і у внутрішніх правових актах, як правило, немає послаблень для керівництва. Саме тому, директор повинен оформити службову записку в установленому порядку.
У цьому можна переконатися, якщо прочитати пункт 7 Положення від 13.10.08 №749. Тут обмовляється можливість поїздки як на особистому транспорті, так і пасажиром на іншому будь-якому транспортному засобі.
Хоча Роструд досі вважає, що немає ніякої потреби складати документ, так як він сам підписує таку документацію.
А це вже дублювання документів.
Для мінімізації документування краще вказати у внутрішніх документах звільнення директора від такого функціоналу.
підприємця
Якщо нічого іншого не прописано у внутрішніх правових актах, то підприємець має право поїхати у відрядження, навіть не склавши службової записки.
Якщо щось інше вказано в локальних актах, то варто керуватися саме цими правилами.
Правила оформлення
Існують певні правила оформлення документів. Для початку необхідно написати заяву. потім підтвердити його у керівництва, збирати всі платіжні документи для подальшого повернення витрат.
Але варто звернути увагу як саме написати документ на оформлення відрядження.
Як написати?
Службова записка оформляється працівником після повернення самостійно. Це робиться для повернення витрат в майбутню заробітну плату.
Варто розглянути основні нюанси питання.
вимоги
Чинне законодавство не обумовлює певну форму документа. Якщо в локальних правових актах цього не передбачено, то документ заповнюється у вільній формі.
Як правило, в компанії передбачений зразок заповнення, що дозволить працівникові швидко зорієнтуватися.
Тут прописується посаду керівництва, ПІБ, а також ці дані заявника. Далі викладається суть думки, описуються документи і проставляється дата.
хто підписує
Підписує документ директор або керівник компанії. Як правило, підписує це відділ кадрів, передаючи до вищих інстанцій.
Далі документи переходять в бухгалтерію, де також проставляється підпис і печатка.
терміни здачі
Як таких термінів здачі не регламентується федеральними правовими актами. Тобто по суті, краще здати документ чим раніше, тим краще.
Але деякі компанії обумовлюють строки в триденний період у внутрішній документації.
Як заповнити авансовий звіт по відрядженню? Зразок тут.
Чи оплачуються вихідні дні у відрядженні? Детальна інформація в цій статті.
Приклад заповнення (зразок)
Для мінімізації шансу некоректного заповнення, краще відразу ознайомитися зі зразком. І вже на підставі цього заповнити свою звітність.
Зразок службової записки на відрядження тут.
Супровідні документи
З супровідних документів людина повинна надати:
- квитанції на оплату бензину;
- квитанції на проїзд;
- на оплату харчування, проживання та інші витрати.
Після розгляду документа людині компенсують всі витрати в найближчу заробітну плату.