Вже немає необхідності видавати посвідчення про відрядження і службові завдання. З іншого боку відряджений співробітник по поверненню може не звітувати у своїх діях під час поїздки. Як же тепер оформляється на виробництві відправка співробітника в службове подорож?
Це швидко і безкоштовно!
Правила оформлення відрядження
Завантажити бланк службової записки на відрядження, а також зразок документа при поїздці на автомобілі.
- відповідний наказ керівництва;
- службове завдання, в якому виконавцю доручали виконання певних завдань в конкретному місці в обмежений період часу;
- посвідчення про відрядження, де співробітнику проставляли дату прибуття і вибуття з партнерської організації.
До того ж співробітник, колишній в службовому подорожі, повинен був відзвітувати в письмовому вигляді про свої дії і куди їм були витрачені видані їй на відрядження гроші.
Звіти він становив як мінімум в двох варіантах:
- про виконання робіт під час поїздки за завданням підприємства;
- авансовий, про витрату виданої суми для витрат під час виконання виробничих обов'язків в іншому населеному пункті. До нього додавалися квитки, квитанції, чеки і т. Д.
У яких випадках необхідно складати даний документ
Поїздка у відрядження може бути ініційована самим працівником або начальником його виробничого підрозділу.
У тому чи іншому випадку відправлення його в поїздку можливо тільки після документального оформлення паперів, які підписує керівник організації роботодавця. Начальник відділу доповідає керуючому компанією про свого підлеглого, якого необхідно відправити у відрядження і підтверджує її мета наявними обґрунтуваннями про те, що поїздка дозволить вирішити поставлені перед відділом виробничі завдання. Він доповідає про це в службовій записці на ім'я керівника.
Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то простіше за все це зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи:- для реєстрації ІП
- реєстрації ТОВ
- Ведення бухгалтерії для ІП
- Ведення бухгалтерії для ТОВ
Все відбувається в кілька кліків, без черг і стресів. Спробуйте і Ви здивуєтеся. як це стало просто!
Законодавче регулювання даної сфери
Така спрощена процедура зробила роботу кадрових відділів значно легшою в порівнянні з попередніми роками.
Які документи замінює службова записка
На підставі нового законодавства тепер службова записка замінює ряд документів:
- командировочне посвідчення;
- службове завдання;
- звіт про виконання завдань під час поїздки.
Таким чином тепер співробітникам ОК необхідно оформити значно менше документів.
Правила оформлення і складання
Прийняті в законодавстві зміни тепер замінюють частину документів і припускають тільки подачу керівнику службової записки, на підставі якої видається наказ про відправлення працівника у відрядження в інше місто.
Складання службової записки не представляє великої складності.
- На аркуші паперу в верхньому правому куті вписуються посаду керівника компанії і його прізвище та ініціали. Нижче в такому ж порядку вписують посаду начальника підрозділу та його особисті дані.
- У центрі листа під заповненою інформацією в правому куті пишуть заголовок локального документа «Службова записка».
- Під заголовком викладають звернення до керівника з проханням направити співробітника в службове відрядження. Обов'язково потрібно вписати мета поїздки, період виконання виробничого завдання.
- Під основним текстом проставляють дату і розпис особи, яка склала службову записку.
В тексті можна викласти передбачувані грошові витрати, особливості поїздки (наприклад, супровід дітей до піонерського табору або місця проведення спортивних змагань тощо).
Що необхідно прикладати до записці
Строго визначення в законодавстві з питання обов'язкового написання службової записки про відрядження в законодавстві немає.
Однак її необхідно оформити в тих випадках, якщо поїздка розрахована на використання під час відрядження особового, орендованого або службового автотранспорту. При поверненні співробітник повинен вказати термін свого перебування в написаній ним службовій записці.
- шляховий лист ;
- рахунок про проживання, розташуванні машини на автостоянці;
- квитанції про сплату ремонтних робіт під час поїздки;
- касові чеки і т. д.
Якщо відряджений співробітник після повернення з поїздки не має зовсім витратних платіжних чеків. підтверджують його проїзд та проживання в чужому місті, то йому потрібно здати службову записку із зазначенням підтвердження від приймаючої сторони про час прибуття і вибуття. У додатку до неї йому необхідно докласти лист або інші папери, в яких брала сторона підтверджує про його присутності в перебігу відведеного часу за місцем відрядження.
Правила і нюанси складання в різних ситуаціях
Слід зазначити, що у звітній службовій записці слід детально описувати про витрату коштів на відрядження. Всі витрати, які перевищили розмір виділеної суми, повинні бути компенсовані йому в повному обсязі, що прописано в п. 11 положення №749.
- грошові витрати на використання транспорту, понесені в ході поїздки;
- оплата найманого житла за потребою;
- інші повсякденні витрати на харчування, паркування, використання засобів зв'язку та інше;
- витрати, обумовлені виконанням виробничих завдань і особистих потреб, які справив підлеглий на підставі отриманої згоди від керівника.
На практиці зустрічаються обставини, коли відрядження може носити добовий характер при направленні людини в поїздку на невелику відстань від його будинку. Такі варіанти поїздок дозволяють йому щодня повертатися додому на особистому або громадському транспорті. Керівництву необхідно враховувати характер роботи під час щоденних добових відряджень. Їх виконання повинно дозволяти підлеглому приїжджати в своє житло щодня.
Поїздка у відрядження на особистому / службовому автотранспорті
При виборі співробітником автомобіля свого чи службового для поїздки за завданням підприємства він повинен підготувати для звіту ряд документів для підтвердження використання машини.
При здачі дорожнього звіту йому необхідно докласти наступне:
- маршрутний лист;
- оплачені рахунки, квитанції чеки;
- документи, що підтверджують його поїздку по маршрутної схемою до пункту призначення.
Про скасування відрядженні
На підприємствах бувають випадки, коли потрібно скасувати поїздку співробітника у відрядження. Причини в таких обставинах дуже різні: завдання, яке слід було вирішити під час поїздки, була виконана і необхідність у відрядженні відпала або через те, що співробітник захворів. Про такі випадки потрібно подбати заздалегідь і внести відповідний пункт до Положення про відрядження.
Засоби. отримані на поїздку співробітник повинен повернути до каси підприємства.
У бухгалтерії передбачені терміни повернення грошей на вiдрядження:
- трудящий зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну поїздки або з моменту повернення відзвітувати перед бухгалтерією організації.
- Якщо відбулося скасування відрядження, то термін повернення всіх коштів доцільно передбачити у відповідному наказі.
Але тут потрібно звернути на деякі нюанси.
Якщо при скасуванні поїздки кошти були частково витрачені. а наприклад, квитки на транспорт не вдалося здати або повернути, то і працівник не в змозі повернути гроші у в касу. При цьому він несе ще й збитки. У таких випадках потрібно проголосити наказ з питання компенсації працівникові вартості невикористаних квитків.
Зверніть увагу! Даний збиток можна вносити в папери з метою зниження оподаткування по прибутку, якщо є дві основні умови:
- поїздка до іншого контрагента повинна бути пов'язана з метою отримання доходів;
- причина скасування службового вояжу не надумана, а викликана дійсно обставинами, які не залежать від самої організації.
Продовження або скорочення термінів
У чинному законодавстві немає згадки, як необхідно продовжувати відрядження. Як правило, виконують все це оформленням наказу. Форма наказу довільна. Видають цей документ про продовження відрядження з обґрунтуванням після отримання від доповідної записки від начальника підрозділу, якого відряджають або керівника.
Особливості відрядження директора організації
З метою зменшення паперових даних при відправленні керівника в службову поїздку можна вказати спеціальний пункт в положенні, в якому директора звільнити від складання службової записки.
Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
Це швидко і безкоштовно!