Для використання деяких операцій в автоматичній обробці даних часто буває необхідно заздалегідь розташувати дані в таблиці в строго визначеної послідовності, тобто виконати сортування даних.
Алгоритм дій під час сортування
• копіюємо вихідні дані на лист «Сортування»;
• на вкладці «Дані» вибираємо кнопку «Сортування», в результаті чого з'являється вікно «Сортування»;
• в цьому вікні є ряд кнопок: «Додати рівень», «Видалити рівень», «Копіювати», «Параметри»;
• натискаємо на кнопку «Параметри» і з'являється вікно «Параметри сортування», де включаємо перемикач «Рядки діапазону» і натискаємо на кнопку «ОК»:
• натискаємо «Додати рівень», з'являється рядок з ім'ям (зліва) «Сортувати по», і поруч поле зі списком з ім'ям «Сортувати по»;
• клацаємо кнопкою миші по стрілці правій частині поля, випливає список всіх імен полів нашої бази даних:
Фільтрація. Автофільтр.
Більшість баз даних формується в розрахунку на те, що користувачі зможуть знайти і відібрати необхідну інформацію. В Excel процес пошуку і відбору називається «Фільтрація».
Фільтрація (або вибірка) - даних дозволяє відобразити тільки ті рядки, значення яких відповідають заданій умові. За допомогою фільтра користувач може в зручній формі виводити або видаляти (приховувати) записи. Обрані записи можна формувати, копіювати в окремі таблиці, роздруковувати, а так само будувати по ним графіки та діаграми.
Автофільтр можна застосовувати до будь-якої кількості стовпців, тобто відфільтрувати список по кожному колонку.
Алгоритм використання автофільтра:
- скопіюємо вихідні дані на новий лист і дамо йому ім'я «Фільтрація»;
- встановимо курсор всередині таблиці;
- в вкладках «Головна», група «Редагування», кнопка «Сортування і фільтр», команда «Фільтр»;
- близько імені кожного поля таблиці з'являються кнопки;
- при натисканні на кнопку, з'являється меню, що складається з 3-х розділів: 1.сортіровка (ще один спосіб сортування); 2.фільтрація (де є ряд команд, що дозволяють фільтрувати за датою, за текстом, по числовим даними);
Дозволяє відразу видалити дані зі списку, який фігурує:
Знайти середнє значення ціни.
Варіант 2 (за допомогою функції «Середнє значення»):
Завдання 5. Відфільтрувати список за критеріями.
Отфильтруем список за наступними критеріями:
Місце відвантаження: зал;
Фотокамера: 8Mpx;
В отриманій таблиці відсортуємо по зростанню ціни і визначимо її загальну вартість; її кількість і середню ціну. Всі результати занесемо в таблицю.
Ціна нижче середньої.
Для виконання даного завдання використовуємо також «Фільтрацію».
Алгоритм дій:
• скопіюємо вихідні дані на новий лист і дамо йому ім'я «Фільтрація»;
• встановимо курсор всередині таблиці;
• в вкладках «Головна», група «Редагування», кнопка «Сортування і фільтр», команда «Фільтр»;
• близько імені кожного поля таблиці з'являються кнопки;
• клацаємо мишею по кнопці в стовпці «Місце відвантаження», при натисканні на кнопку, з'являється меню, що складається з 3-х розділів: 1.сортіровка (ще один спосіб сортування); 2.фільтрація (де є ряд команд, що дозволяють фільтрувати за датою, за текстом, по числовим даними); 3.позволяет відразу видалити дані зі списку, який фігурує;
• для фільтрування продукції, що відпускається тільки зі складу, використовуємо фільтр:
• для фільтрації продукції, ціна якої нижче середньої, використовуємо «числовий фільтр», «ціна нижча за середню»:
Далі покажемо найдорожчу продукцію. Для цього:
• виділяємо стовпець «Ціна»;
• у вкладках «Дані», група «Сортування і фільтр», кнопка «Сортування від А до Я»;
• з'являється вікно «Виявлено дані поза зазначеного діапазону», перемикаємо на «автоматично розширити виділений діапазон».
Сама остання осередок цього стовпця і буде максимальною ціною:
За допомогою розширеного фільтра зробимо вибірку продукції, кількість яких більше 10, а їх колір дорівнює білому.
Алгоритм дій:
• Копіюємо вихідну базу даних на новий лист і дамо їй ім'я «Розширений фільтр»;
• Вище таблиці вказуємо шукані параметри;
• Встановлюємо курсор всередині таблиці;
• Вкладка «Дані», група «Сортування і фільтр», команда «Додатково»;
• З'являється меню розширеного фільтра і автоматично виділяється наша база даних;
• Перемикач на «Фільтрувати список на місці», «Вихідний діапазон» $ A $ 5: $ L $ 27 (наша база даних) ,;
• Ставимо курсор на «Діапазон умов» і вказуємо мишею по осередках з умовою фільтрації;
• Натискаємо «ОК»:
Результат застосування розширеного фільтра:
Зробимо вибірку продукції, ціна яких більше або дорівнює 550 рублів і клас більше або дорівнює 32.