Кожен запис списку містить інформацію про один об'єкт і розташовується в одному рядку таблиці. Запис ділиться на поля, кожне з яких призначене для даних одного типу. Для кожного поля відводиться один стовпець.
Стовпчиках присвоюються унікальні імена, які заносяться в перший рядок списку, звану рядком заголовків. Заголовки використовуються при пошуку та сортування даних.
Правила формування списку:
· Рекомендується створювати на одному робочому аркуші один список або відокремлювати його від інших даних символом нового рядка і порожнім стовпцем;
· Не можна відокремлювати рядок заголовків від записів символом нового рядка, розділяти стовпчики з заголовками порожніми стовпцями, вставляти перед даними в полях прогалини;
· Рекомендується відформатувати рядок заголовків так, щоб вона відрізнялася від рядків записів;
· Ім'я поля (заголовок стовпчика) може складатися з декількох слів, але обов'язково розміщених в одній комірці;
Перший спосіб: введення даних в комірки таблиці.
Створити рядок заголовків і ввести дані в список відповідно до правил його формування; таблиця може мати заголовок, але в якості імен полів буде використовуватися тільки один рядок, розташована безпосередньо над даними.
Другий спосіб: Використання форми даних.
- створити рядок заголовків;
- виділити будь-яку клітинку рядка заголовків;
- виконати команду Дані - Форма. З'явиться ДО.
- заповнити відповідні поля і клацнути по кнопці Додати для переходу до наступного запису або по кнопці Готово для закінчення введення.
За допомогою кнопок ДО Форми можна додавати і видаляти записи, переміщатися до наступного і попереднього запису, виконати пошук даних за заданими критеріями (переміщатися тільки по записах, відповідним заданому критерію).
Сортування - це впорядкування списку за значеннями одного або декількох полів.
При сортуванні текст впорядковується за алфавітом від А до Я (по зростанню) або від Я до А (по спадаючій). Числові поля сортуються в порядку зростання або зменшення значень, дати в хронологічному порядку (від ранніх до більш пізніх) або навпаки.
Поля, дані з яких визначають порядок сортування, називаються ключами сортування. Одночасно, при використанні команди Сортування можна задати до трьох ключів сортування. Якщо ключів більше трьох, то спочатку потрібно сортувати по молодшим ключам, а потім по старшим.
Приклад: при сортуванні по полях Факультет - Група - Пор. бал - Прізвище: спочатку Ср.балл - Прізвище. потім Факультет - Група.
· Виділити будь-яку клітинку списку;
· Виконати команду Дані - Сортування;
· Вказати ключі і порядок сортування в ДО;
Кнопка Параметри дає можливість розрізняти великі та малі літери; виконувати сортування стовпців; сортувати дані відповідно до деякими даними (Пон - Вт - Ср ...).
При виконанні сортування по одному ключу можна використовувати кнопки на ПІ. Для цього потрібно виділити будь-яку осередок шпальти з ключовим полем (не весь стовпець!) І клацнути по відповідній кнопці.