Співробітник був направлений у відрядження і там затримався через особисті причини на два дні. Роботодавець не проти, але так, щоб добові за дні затримки роботодавцем не виплачувалися, а квиток назад купувався за рахунок працівника. Як це оформити відповідно до ТК РФ?
Відповідно до ст. 167 ТК РФ при направленні працівника у службове відрядження йому гарантуються збереження місця роботи (посади) і середнього заробітку, відшкодування витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням, в тому числі добових, а також витрат на проїзд (ст. 168 ТК РФ). Порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, визначаються колективним договором або локальним нормативним актом.
Згідно п. 4 Положення термін відрядження визначається роботодавцем самостійно з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення. Час відрядження складається з фактичного часу перебування в місці відрядження і часу в дорозі. Фактичний термін перебування в місці відрядження визначається за відмітками про дату приїзду в місце відрядження і дату виїзду з нього, які робляться в посвідченні про відрядження і завіряються підписом повноважного посадової особи і печаткою, яка використовується в господарській діяльності організації, в яку відряджено працівника, для засвідчення такого підпису (п. 7 Положення). Днем виїзду у відрядження вважається дата відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу від місця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду з відрядження - дата прибуття такого транспортного засобу до місця постійної роботи (п. 4 Положення).
З цих норм не випливає, що витрати на проїзд відшкодовуються працівникові лише в тому випадку, якщо він відразу після виконання службового доручення повернувся до місця постійної роботи. Більш того, в п. 25 Положення прямо передбачена ситуація, коли працівник через тимчасову непрацездатність не має можливості за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання. Норми про те, що в такій ситуації зворотний проїзд не оплачується, в Положенні немає.
Вважаємо, що в разі, коли працівник повернувся в місце роботи пізніше визначеного роботодавцем терміну закінчення відрядження і, відповідно, представив в якості підтвердження витрат на проїзд до місця постійної роботи квиток, дата якого не збігається з датою закінчення відрядження, роботодавець має право відмовити працівникові в компенсації тільки в тому випадку, коли є достатні підстави вважати, що зроблені витрати не пов'язані з відрядженням. Якщо ж роботодавець знав про те, що працівник повернеться з відрядження пізніше дати, спочатку зазначеної в наказі про направлення працівника у відрядження, і не заперечував проти цього, він в будь-якому випадку зобов'язаний провести компенсацію витрат працівника на зворотній проїзд. Адже в такій ситуації у роботодавця немає підстав говорити про те, що проїзний документ не пов'язаний з відрядженням. Витрати на повернення з місця відрядження до місця постійної роботи проводяться в будь-якому випадку, в який би день працівник ні повертався.
Як зазначено в ч. 1 ст. 168 ТК РФ, добові - це додаткові витрати, пов'язані з проживанням працівника поза місцем його постійного проживання. Відповідно до п. 11 Положення добові відшкодовуються працівникові за кожний день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та неробочі святкові дні, а також за дні перебування в дорозі, в тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі. Відповідно, якщо виконав службове доручення працівник затримався в місці відрядження з особистих причин на декілька днів, роботодавець не зобов'язаний компенсувати витрати працівника, обумовлені його проживанням поза місцем постійного проживання, оскільки такі витрати не пов'язані з відрядженням.