Основним документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника є трудова книжка встановленого зразка. Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок і забезпечення ними роботодавців встановлюються Урядом Російської Федерації.
Законодавець зобов'язує роботодавця (за винятком роботодавців - фізичних осіб) вести трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював в організації понад п'ять днів, у разі якщо робота в цій організації є для працівника основною (ч. 3 ст. 66 Трудового кодексу Російської Федерації (далі - ТК РФ)).
Трудова книжка повинна бути пред'явлена працівником при укладенні трудового договору. В окремих випадках, передбачених законодавством, трудові відносини можуть виникнути і без пред'явлення трудової книжки, причому відсутність трудової книжки не може служити підставою для відмови в укладанні трудового договору. ТК РФ передбачає випадки, коли в пред'явлення трудової книжки немає необхідності:
- при надходженні на роботу в організацію за сумісництвом (ст. 283 ТК РФ);
- при надходженні на роботу вперше (ст. 65 ТК РФ).
На працівника, прийнятого на роботу вперше, роботодавець зобов'язаний оформити трудову книжку в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
Відповідно до законодавства при припиненні трудового договору роботодавець зобов'язаний видати працівнику в день звільнення трудову книжку. Цей обов'язок роботодавцем повинна строго дотримуватися. В іншому випадку можлива матеріальна відповідальність роботодавця перед працівником у вигляді виплати заробітної плати за весь період затримки.
Неотримання трудової книжки в день припинення трудових відносин може бути викликано відсутністю працівника на роботі в цей день або його відмовою від отримання трудової книжки. При такому положенні роботодавець, згідно зі ст. 62 ТК РФ, зобов'язаний направити працівнику повідомлення про необхідність з'явитися за трудовою книжкою або дати згоду на відправлення її поштою. З дня направлення повідомлення роботодавець звільняється від відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
Період часу від дня припинення трудового договору до дня відправлення повідомлення розглядається як період затримки видачі трудової книжки, що підлягає оплаті. Тому в разі неотримання звільненим працівником трудової книжки в день звільнення роботодавець повинен на наступний же день відправити повідомлення колишньому працівнику. Тим самим він захистить себе від матеріальної відповідальності, встановленої в ст. 234 ТК РФ.
Облік трудових книжок
З метою обліку трудових книжок, а також бланків трудової книжки і вкладиша до неї відповідно до п. 40 Правил ведення і зберігання трудових книжок в організаціях ведуться:
а) прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Відповідно до п. 47 Правил ведення і зберігання трудових книжок, видаючи працівникові трудову книжку, роботодавець стягує з нього вартість бланка. Не справляється плата з працівника лише в двох випадках:
- при масової втрати роботодавцем трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини). В даному випадку видається дублікат трудової книжки;
- в разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також в разі їх псування з вини працівника вартість зіпсованого бланка оплачується роботодавцем.
Питання про те, чи відбувається реалізація книжок при справлянні плати за неї, спірне. Тому існують два способи обліку виданих трудових книжок.
1. Видача трудових книжок не є реалізацією.
При такому способі обліку вважається, що організація купує книжки для особистих цілей співробітників, а не для себе. Отже, роботодавець є посередником між продавцем бланків та працівником, тому бланки книжок не потрібно оприбутковувати.
У бухгалтерському обліку операції відображаються такими записами:
У податковому обліку операції з бланками трудових книжок не відображаються, при такому способі не буде ні виручки, ні витрат при розрахунку податку на прибуток.
Примітка. В обліковій політиці організації необхідно закріпити положення про те, що витрати організації на придбання нової трудової книжки працівник відшкодовує при її отриманні.
2. Видача трудових книжок вважається реалізацією.
В цьому випадку трудові книжки враховуються як товар, оскільки працівник зобов'язаний оплатити вартість книжки і, отже, бланки купуються для продажу. При цьому не має значення той факт, що реалізують бланки без вигоди.
У податковому обліку при видачі трудових книжок відображають дохід, і одночасно вартість виданих бланків включається до витрат.
До рахунку 68 "Розрахунки по податках і зборах" слід відкрити субрахунок 68-1 "ПДВ".
У бухгалтерському обліку організації операції відображаються наступними проводками:
Зверніть увагу, що бланки трудових книжок можна враховувати на рахунку 10 "Матеріали". У цьому випадку проведення будуть такі:
Порядок ведення трудових книжок
Згідно п. 9 Правил ведення і зберігання трудових книжок в трудову книжку при її оформленні вносяться такі відомості про працівника:
- прізвище ім'я по батькові;
- дата народження (число, місяць, рік);
У трудову книжку вносяться відомості про працівника, яку вони виконують, переведення на іншу постійну роботу і про звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору та відомості про нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться.
За бажанням працівника відомості про роботу за сумісництвом вносяться в трудову книжку за місцем основної роботи на підставі документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.
Записи в трудову книжку про причини припинення трудового договору повинні проводитися в точній відповідності з формулюваннями ТК РФ або іншого федерального закону і з посиланням на відповідні статтю, пункт ТК РФ або іншого федерального закону.
Всі записи про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення, а також про нагородження, зробленому роботодавцем, вносяться в трудову книжку на підставі наказу роботодавця не пізніше тижневого терміну (при звільненні - в день звільнення) і повинні точно відповідати тексту наказу . Всі записи здійснюються без будь-яких скорочень і мають свій порядковий номер. З кожної внесеної в трудову книжку записом роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розписку в його особистій картці.
Примітка. В особовій картці повторюється запис, внесена в трудову книжку.
Згідно п. 21 Правил ведення і зберігання трудових книжок в трудову книжку за місцем роботи із зазначенням відповідних документів вносяться записи:
а) про час військової служби відповідно до Федерального закону "Про військовий обов'язок і військову службу", а також про час служби в органах внутрішніх справ, органах податкової поліції, органах з контролю за обігом наркотичних засобів і психотропних речовин та митних органах;
б) про час навчання на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів.
При заповненні відомостей про нагородження в графі 3 розділу "Відомості про нагородження" трудової книжки у вигляді заголовка вказується повне найменування організації, а також скорочене найменування організації (при його наявності); нижче в графі 1 ставиться порядковий номер запису (нумерація, що наростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника); в графі 2 указується дата нагородження; в графі 3 записується, ким нагороджений працівник, за які досягнення і якою нагородою; в графі 4 вказується найменування документа, на підставі якого внесено запис з посиланням на його дату і номер.
У трудову книжку вносяться такі відомості про нагородження за трудові заслуги:
а) про нагородження державними нагородами, в тому числі про присвоєння державних почесних звань, на підставі відповідних указів і інших рішень;
б) про нагородження почесними грамотами, присвоєння звань і нагородження нагрудними знаками, значками, дипломами, почесними грамотами, виробленому організаціями;
в) про інших видах заохочення, передбачених законодавством Російської Федерації, а також колективними договорами, правилами внутрішнього трудового розпорядку організації, статутами і положеннями про дисципліну.
Правила ведення і зберігання трудових книжок передбачають відповідальність за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Згідно п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок відповідальність за організацію роботи щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них покладається на роботодавця. Наказом роботодавця призначається уповноважена особа, яка несе відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть відповідальність, встановлену ст. 5.27 "Порушення законодавства про працю та про охорону праці" Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення (далі - КУпАП РФ).
Відповідно до зазначеної Інструкції записи дат у всіх розділах трудових книжок виробляються арабськими цифрами, причому число і місяць записуються двозначними цифрами, а рік - чотиризначними. Записи виробляються акуратно і без будь-яких скорочень пір'яний або гелієвої ручкою, ручкою-роллером (в тому числі кульковою), световодостойкімі чорнилом (пастою, гелем) чорного, синього або фіолетового кольору. В Інструкції N 69 встановлено порядок заповнення відомостей про працівника, про роботу, про нагородження працівника, про звільнення і прийомі на роботу (на різних підставах), а також розглянуті особливості заповнення дубліката трудової книжки.
Відзначимо, що неправильні або не відповідають законодавству формулювання причини звільнення працівника можуть призвести до судових розглядів. Якщо ця обставина роботодавцем не заперечується і він в добровільному порядку справив відповідні зміни записів у трудовій книжці, то при доведеності того, що неправильне формулювання причин звільнення позбавляла працівника можливості влаштуватися на роботу до іншого роботодавця, працівник може пред'явити позов про матеріальну відповідальність роботодавця.
Вкладиш до трудової книжки
1. Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, то трудова книжка доповнюється вкладкою.
3. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
4. При видачі вкладиша на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки вгорі ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом "Виданий вкладиш" і зазначаються серія та номер вкладиша. При видачі кожного наступного вкладиша ставитися другий штамп і зазначаються серія та номер вкладиша.
Дублікат трудової книжки
При оформленні дубліката трудової книжки в нього вносяться:
а) відомості про загальну і (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження в дану організацію, підтвердженому відповідними документами;
б) відомості про роботу і нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення організації, періодів роботи і посад працівника.
Якщо документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, не містять повних відомостей про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться лише що у цих документах відомості.
При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, що визнана недійсною, працівникові за його письмовою заявою видається за останнім місцем роботи дублікат трудової книжки, в який переносяться всі вироблені в трудовій книжці записи, за винятком запису, який визнано недійсним.
Трудова книжка оформляється в установленому порядку і повертається її власнику.
У такому ж порядку видається дублікат трудової книжки, якщо трудова книжка (вкладиш) стала непридатною (обгоріла, порвана, забруднена тощо).
1. Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі виданих раніше наказів (розпоряджень).
2. Якщо до надходження в дану організацію працівник уже мав трудовий стаж, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділі "Відомості про роботу" в графу 3 вноситься запис про загальний стаж роботи до надходження в дану організацію, підтвердженому документами.
5. При масової втрати роботодавцем трудових книжок працівників у результаті надзвичайних ситуацій (екологічні та техногенні катастрофи, стихійні лиха, масові заворушення та інші надзвичайні обставини) трудовий стаж цих працівників встановлюється комісією по встановленню стажу, створюваної органами виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації. До складу такої комісії включаються представники роботодавців, профспілок чи інших уповноважених працівниками представницьких органів, а також інших зацікавлених організацій.
Встановлення факту роботи, відомостей про професії (посади) і періодах роботи в даній організації здійснюється комісією на підставі документів, наявних у працівника (довідка, профспілковий квиток, облікова картка члена профспілки, розрахункова книжка тощо), а в разі їх відсутності - на підставі показань двох і більше свідків, які знають працівника по спільній з ним діяльності в одній організації або в одній системі.
Якщо працівник до надходження в дану організацію вже працював, комісія вживає заходів до отримання документів, що підтверджують цей факт.
За результатами роботи комісії складається акт, в якому вказуються періоди роботи, професія (посада) і тривалість трудового стажу працівника.
Роботодавець на підставі акта комісії видає працівнику дублікат трудової книжки.
У разі якщо документи не збереглися, стаж роботи, в тому числі встановлений на підставі показань свідків, може бути підтверджений в судовому порядку.
Зберігання трудових книжок
Згідно п. 42 Правил ведення і зберігання трудових книжок бланки трудової книжки і вкладиша до неї зберігаються в організації в сейфі, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження, як документи суворої звітності і видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявці. Такий порядок зберігання бланків трудових книжок встановлений відповідно до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР від 29.07.1983 N 105.
У разі якщо при заповненні бланк трудової книжки і вкладиш до неї зіпсований, вони підлягають знищенню з складанням відповідного акту.
Особа, відповідальна за ведення трудових книжок, після закінчення кожного місяця зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації.
Трудові книжки та дублікати трудових книжок, не одержані працівниками при звільненні або найближчими родичами в разі смерті працівника, зберігаються в кадровій службі організації окремо від інших трудових книжок протягом 2 років. Після закінчення дворічного терміну не затребувані трудові книжки зберігаються в архіві організації протягом 50 років, а потім підлягають знищенню в установленому порядку.
Консультант з податків
Підписано до друку