Чи зобов'язане установа застосовувати в своїй діяльності табель обліку робочого часу (ф. 0504421)? Чи можна вносити зміни в цей документ? Як правильно заповнювати табель, якщо у працівників протягом місяця є відхилення від нормального використання робочого часу?
Відповідно до положень ст. 91 ТК РФ роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Відомості про облік робочого часу на підставі наказів (розпоряджень) керівника установи відображаються в табелі обліку використання робочого часу (ф. 0504421) особою, відповідальною за його складання. Заповнений табель (ф. 0504421) та інші документи, підписані відповідальними посадовими особами, у встановлені терміни здаються в бухгалтерію для розрахунку заробітної плати співробітників установи і для складання на його основі розрахунково-платіжної відомості (ф. 0504401) або розрахункової відомості (ф. 0504402 ). Розглянемо особливості заповнення табеля (ф. 0503421).
Для початку зазначимо, що всі державні (муніципальні) бюджетні установи в силу норм ст. 9 Закону про бухгалтерський облік [1]. Наказу № 52Н [2] у своїй роботі застосовують для обліку робочого часу табель (ф. 0504421). Застосування іншої форми законодавством РФ не передбачено. При цьому в табель (ф. 0504421) допускається внесення додаткової інформації, необхідної суб'єкту обліку (дана норма передбачена в методичних рекомендаціях, затверджених Наказом № 52Н). Виключати наявну в табелі (ф. 0504421) інформацію (графи, рядки) неприпустимо.
Щодо правил заповнення цієї форми зазначимо таке:
Способи заповнення табеля (ф. 0504421) (додаток 5 до Наказу № 52Н)
Реєстрація випадків відхилень від нормального використання робочого часу, встановленого правилами внутрішнього трудового розпорядку
Відображення фактичних витрат робочого часу
Вибір способу заповнення табеля (ф. 0504421) визначається актом установи в рамках формування облікової політики установи. При цьому в графах 20 і 37 табеля (ф. 0504421) передбачено відображення інформації в розрізі тільки «явок» або тільки «неявок». Вибір відповідного способу відображення інформації в табелі (ф. 0504421) встановлюється актом установи в рамках формування його облікової політики. Таким чином, при заповненні табеля (ф. 0504421) допускається фіксувати виключно випадки відхилень від нормального використання робочого часу (вихідні та святкові дні, чергові, додаткові відпустки і т. П.).
Якщо установа зафіксувала в своїй обліковій політиці заповнення табеля шляхом реєстрації випадків відхилень, то по кожному працівнику, у якого були відхилення від нормального використання робочого часу, відображаються:
- у верхній половині рядка - годинник відхилень;
- в нижній половині рядка - умовні позначення відхилень, години роботи в нічний час.
При заповненні табеля (ф. 0504421) застосовуються умовні позначення, в тому числі:
В даному випадку в табелі вказуються тільки відомості про відсутність працівника на робочому місці по будь-яких обставин, в підсумок виносяться дні (години) неявок його на роботу.
Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) з реєстрацією фактичних витрат робочого часу.
Припустимо, що облікова політика установи встановлено: в табелі (ф. 0504421) відображаються фактичні витрати робочого часу співробітників установи. Скориставшись умовами, наведеними в попередньому прикладі, розглянемо, як буде виглядати фрагмент табеля (ф. 0504421).
Звертаємо вашу увагу на те, що при використанні цього способу заповнення табеля (ф. 0504421) в ньому відбивається тільки фактично відпрацьований час. Дні неявок позначаються відповідним кодом.
Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) при наявності у працівника двох відхилень в один день.
При реєстрації відхилень в разі наявності у одного працівника установи двох видів відхилень в один день (період) нижня частина рядка записується у вигляді дробу, чисельник якого - умовне позначення виду відхилень, а знаменник - години роботи. Наприклад, в разі, коли час роботи доводиться і на денний, і на нічний час, через дріб навпроти прізвища такого працівника слід вказати фактичний час його роботи вночі (код Н).
В цьому випадку табель на цього працівника буде заповнюватися наступним чином:
Заповнюємо фрагмент табеля (ф. 0504421) при наявності у працівника більш двох відхилень в один день.
Відповідно до ст. 171, 172 ТК РФ роботодавець зобов'язаний звільняти працівника від роботи зі збереженням за ним місця роботи (посади) на час виконання ним державних або громадських обов'язків.
В цьому випадку табель на зазначеного працівника буде заповнюватися наступним чином:
При виявленні працівником, відповідальним за складання та подання табеля (ф. 0504421), факту невідображення відхилень або неповноти представлених відомостей про облік робочого часу необхідно врахувати такі зміни, скласти і подати у встановлені терміни корекційний табель (ф. 0504421). При цьому якщо спочатку табель (ф. 0504421) представлявся за відповідний розрахунковий період із зазначенням значення «первинний» і цифри «0», то при внесенні необхідних змін ставиться значення «коригувальний» із зазначенням порядкового номера коригування - цифри починаючи з 1. Відомості з коригуючого табеля (ф. 0504421) служать підставою для перерахунку заробітної плати за календарні місяці, що передують поточному місяцю нарахування заробітної плати.
Сформулюємо основні думки, викладені в статті:
- установа використовує табель (ф. 0504421), заповнюючи його одним з передбачених Наказом № 52Н способом - шляхом реєстрації явок або неявок на роботу;
- установа має право самостійно доповнювати застосовувані умовні позначення в рамках формування своєї облікової політики;
- при наявності у одного працівника установи двох видів відхилень в один день (період) нижня частина рядка табеля (ф. 0504421) записується у вигляді дробу. Якщо відхилень більше двох, то на працівника заповнюються два рядки табеля (ф. 0504421);
- в разі виявлення помилки і (або) відображення неповної інформації працівник, відповідальний за складання табеля, вносить виправлення і представляє за відповідний розрахунковий період коригувальний табель (ф. 0504421) із зазначенням його виду і порядкового номера коригування.