Формуляр сучасного управлінського документа.
Текст документа.
Уніфікація тексту документа.
1. Формуляр документа і його складові частини
Кожен документ складається з окремих складових його інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, текст, назва документа і т.д.).
Реквізит - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
Частина інформації реквізитів може бути заздалегідь внесена в шаблон (бланк) майбутніх документів, вона називається постійною частиною. Доповнює, конкретизує інформація вноситься при цьому тільки при оформленні конкретного документа і називається змінною частиною.
Сукупність реквізитів для конкретного документа з визначенням їх взаємного розташування становить його формуляр. При створенні уніфікованої системи документації або групи документів розробляється, як правило, формуляр-зразок. Формуляр-зразок являє собою графічну модель побудови безлічі документів. Він встановлює формати паперу, розміри полів, розташування всіх частин (постійних і змінних) реквізитів, характерне саме для цієї групи документів, і визначає необхідні для їх розміщення площі.
Прийнята в формулярі-зразку послідовність розташування реквізитів повинна відображати найбільш часто застосовуваний варіант при наявності деяких відмінностей в конкретних документах вихідного безлічі. Це властивість документів дозволяє не тільки успішно удосконалювати процеси документування в традиційних "ручних" технологіях, але і, визначивши загальні принципи архітектури управлінських документів, перейти до автоматизованого проектування необхідних документів в комп'ютерних (інформаційних) технологіях.
Формуляр-зразок може бути представлений як у вигляді креслення, що містить план розміщення реквізитів, так і у вигляді опису реквізитів із зазначенням послідовності їх оформлення і взаємного розташування в межах виділених площ. У практиці традиційних технологій більше прижився перший варіант або поєднання обох, в комп'ютерних технологіях кращий описовий варіант.
Формуляр, характерний для документів певного виду (договори, протоколи, акти), називається типовим формуляром.
Державним стандартом 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги до побудови формуляра-зразка "встановлено:
формати паперу - від А3 до А6 з горизонтальним (альбомним) і вертикальним (книжковим) розташуванням тексту;
службові поля - поле підшивки не менше 20 мм, ліве, нижнє і праве поля не менше 10 мм;
конструкційна сітка з осередком, чи майже на кроці листи канцелярської друкарської машинки (2,6 на 4,25 мм), що трохи менше, ніж розмір шрифту TimesNewRoman14;
склад і правила оформлення реквізитів, які надають документам юридичну силу.
За стандартом конструктивним елементом при проектуванні форм може бути як окрема осередок, наприклад для номера листа документа, так і базисний прямокутник, що включає дві і більше осередку.
Схема побудови, формуляр одного виду і системи документації мають певну стійкість, конкретність. У той же час формуляр документа певного етапу історичного розвитку може мати, з одного боку, свої конкретні особливості, властиві саме даному періоду, з іншого боку, він являє собою найбільш загальну схему побудови документа в цілому, середній або типовий формуляр документа епохи.
Формуляри різних видів документів складалися протягом багатьох століть.
2. Створення і розвиток традиційної форми документа
2.1. Формуляр текстового документа ХVI-ХVII століть
Загальні питання документування
У державному правовому акті - Судебник 1550 року - окремі статті зачіпають і загальні питання документування і питання порядку складання конкретних документів.
Мал. 14. Договірна грамота Новгорода з великим князем тверським Ярославом Ярославовичем (1265 г.)
Число видів документів періоду до утворення державності було невелике.
Основними розпорядчими документами були укази царя і вироки Боярської думи, назви яких даються в тексті або визначаються за словами "вказав", "засудив".
Грамотою стали називатися лише окремі види документів. Це, перш за все, скаржилися і вказні грамоти. Вони видавалися великими і питомими князями, митрополитами, архієпископами. У великокнязівських, царських жалуваних і указний грамотах вид документа позначався в тексті: в жалуваних грамотах - ". як в цей жалуваною грамоті писано "," а дана грамота "; в указних грамотах - "а вихід б есте веліли їм тим селянам платіті на нашу указу"; в указних монастирських грамотах, що регламентують селянські повинності, на початку тексту писали: "такі вказні грамоти дані по селах. ".
Термін "грамота" вживався для позначення актів феодального землеволодіння і господарства - дані, ділові, духовні, заставні, купчі, меновнне і ін. Вони фіксували передачу, поділ майна, заповідальні розпорядження, запис позики, забезпеченого заставою майна, запис купівлі-продажу і обміну майна.
Листування оформлялася такими документами, як відписки, казки, чолобитні, пам'ятки. Відписки зазвичай надходили до наказу від офіційної особи - воєводи, посла, єпископа. Найменування цього виду документа давалося в кінці тексту ( "а відписку, государ, і книги велів віддати.").
Одним з реквізитів документа є його дата. Дійшли до нас багато ранніх документи ХII-ХV століть не датований. Їх дату можна встановити лише за будь-якими ознаками.
При визначенні часу складання документів до ХVIII століття слід мати на увазі, що в Росії застосовувалася ера "від створення світу" або візантійська ера.
Зазвичай підпис ( "Приспів") ставилася на звороті документа по слову або стилю на кожному сставах (місці склейки аркушів), а закінчувалася на лицьовій стороні аркуша в останньому рядку тексту. Якщо стовпець був довгий, то підпис повторювалася кілька разів. Вона писалася так, що половинки букв були на обох кінцях паперу. Сучасники вважали: "Навіть якщо клей тримався недостатньо міцно, ніхто не міг підробити грамоти і не міг приписати в ній що-небудь ще". Своє ім'я дяк писав дрібним шрифтом, великими літерами "дяк писав від себе титул великого князя"; "Князь великий Іван Васильович всеа Русія. А підписав паря і великого князя дияк Юр'єв Сидоров ".
Крім підписів, документи переконувалися печаткою. Друк свідчила про автентичність документа.
У Російській державі ХVI-ХVII століть вживалися дві державні друку - велика і мала. Вони відрізнялися розміром, додатковими зображеннями і написом. Мала друк прикладалася до жалуваним грамотам на годування.
Важливе значення для характеристики документа мають поноси (резолюції) - написи про характер і спосіб вирішення питання, порушеного в документі: "А буде один двір, а не слобода - підписатися" - дарована дана грамота 1546-1559 років; "Гсдь завітав велів від чолобитні наказом відставить" (чолобитна 1676 року про звільнення від служби в наказі). Якщо документи не вимагали подальших дій з ними, то писалися такого роду послід: "вклеїти в стовп", "взяти відписка до відпустки", тобто підклеїти до відпустки того документа, відповіддю на який була отримана відписка.
Посліду могла бути розлогій: в ній пояснювалося, хто документ слухав і яке рішення прийнято. Зустрічаються по дві позначки на документі, наприклад, посліду в наказі і його чоти. З середини ХVII століття зустрічаються датовані поноси.
Посліду писав дяк ( "дьячьей посліду") на обороті зверху, в рідкісних випадках - на лицьовій стороні в лівому нижньому кутку.
Відмітки на документі
Є позначки про виконання документа, нерідко самим автором. Наприклад, на закладкою грамоті 1546-1547 років написано: "до цього Кобаль Яе, Микита, гроші, Занеле і вотчину заклав. ".
На вихідних документах робили відмітки про час відправлення за призначенням. Крім того, були позначки з вказівкою імені падаючого, переписавши документ набіло. Зустрічаються позначки про секретності: "написано про таємні справи".
Документ ХVI-ХVII століть відрізняє і його форма. У цей період найбільш поширеними були дві зовнішні форми - стовпці і книги. Приблизний час появи стовпців - ХIV століття. У духовній книзі Івана Калити (1339 г.) стовпці називаються "великий згорток".
Спосіб виготовлення стовпчика наступний: великий олександрійський аркуш паперу різався на 2 або 3 частини. У першому випадку виходив лист завдовжки 45 см, шириною 17 см, у другому випадку - 34 см на 15 см. Отримані таким чином аркуші паперу склеювалися. Місце обклеювання називалося сставах. За кількістю сставах вимірювалася довжина стовпчика. Деякі стовпці були великих розмірів. Так, стовпець Соборне уложення 1649 року мала 959 склеювань і становив 309 м в довжину. Зберігалися стовпці в згорнутому вигляді.
Незручність використання стовпців в довідкових цілях, труднощі зберігання змусили шукати інші форми документування. Ось чому вже в наказах поряд зі стовпцями були записні книжки.
Рукописні книги ХVII століття представляли собою ряд зшитих зошитів. За форматами книги різнилися: в повний лист (розгорнутий лист олександрійської папери), в чверть аркуша ( "вчетверку") і в восьму частину листа ( "восьмушка").
Існувала і третя форма документа - розгорнутий лист олександрійської папери. На ньому писалися зазвичай царські грамоти з різного роду пожалованиями. В кінці документа вказувалося: "писана грамота в лист".
2.2. Формуляр текстового документа ХVIIIвека
Реорганізація управління державою, що почалася реформами Петра I, вплинула і на документування діяльності установ.
Мал. 15. Чолобитна протопопа Павла Трухманова
в Бєлгородську духовну консисторію про стягнення боргу (1765 г.)
У законодавчих актах велика увага приділяється правилам складання документів. Особлива увага зверталася на складання указів. Змінився порядок порушення законодавчих питань.
Практика ведення цих документів поширюється на місця. "Установи для управління губерній" 1775 р викладали докладні правила складання по кожному документу, що надійшов (справі) доповідної записки, правила написання актів, давали форму журналу засідання, правила ведення реєстрів.
У ХVIII столітті набуває розвиток практика складання документів за типовими формами. Обов'язковість складання документів за зразками передбачалася багатьма законодавчими актами. Так, Генеральний регламент дав "генеральні формуляри", тобто зразки дипломів, патентів.
На текст документів в ХVIII столітті значний вплив мала проведена в 1708 році реформа абетки: громадянська абетка значно спростила церковнослов'янська алфавіт. Одночасно були введені арабські цифри для позначення чисел. Мова службових документів став ближчим до літературної мови.
Відбулися зміни і в самому формулярі документа (рис. 15, 16).
Мал. 16. Указ імператриці Катерини I про заснування
Бєлгородської губернії (1727 г.)
Поступово до початку ХVIII століття кожен реквізит документа набував самостійного значення, займав постійне місце в формулярі, його оформлення і розташування визначалися нормативними актами.
У ХVIII столітті виникла велика кількість нових документів. Старі види документів отримали нові найменування. Законодавчі та розпорядчі акти представлялися указами, інструкціями, регламентами, протоколами, резолюціями, вироками. Листування оформлялася кількома видами документів, які визначалися соподчиненностью установ або осіб. Так, повідомлення нижчестоящого установи або посадової особи вищого оформлялося рапортом. Вищестояще установа або посадова особа посилали вимоги. Повідомлення однієї установи іншому, не пов'язаного соподчиненностью, називалося веденням.
З'явилися такі види, як диплом - документ, що засвідчує приналежність особи до дворянського стану, патент - свідоцтво про чині, сані, військовому званні або наукового ступеня.
Чолобитні називалися нерідко проханнями або проханнями челобітчіковимі аж до 80-х років, коли Катерина II видає указ - "замість челобітен подавати жалібниця або прохання".
Грамота зберігалася лише як документ, звернений до іноземних держав. У Генеральному регламенті була названа образотворча документація - ландкарті або креслення держави, містять опис меж, річок, міст та ін.
"Ясновельможного граф, високородний
і високопревосходітельний пан генерал-аншеф
і різних орденів кавалер!
Шановний добродію Петро Іванович! "
У документах зазвичай вказувалася дата їх складання. Вона писалася на початку або в кінці тексту часто в один рядок з ним:
До середини ХVIII століття дата написання документа відокремлюється від тексту і ставиться під текстом з лівого боку: "Генваря 19 дня 1775 року". Позначення дат мається на відмітках про відправлення:
До складу підпису документів, спрямованих царю, входила формула: "Раб твій. "," Вашої величності найнижчий раб. ". У листах до вищих установам або особам були такі словосполучення:
"Вашого сіятельства, милостивого государя, усеуклінно слуга. "До складу підпису входили ім'я та прізвище:" Петро Салтиков ", вказівку посади або чину:" Адмірал "," Титульний радник "," Граф "," Князь "," Секретар Таємної ради "і т.д.
Указом Катерини II пропонувалося змінити склад підпису прохання: "замість всеподданнейший раб підписувати просто всеподданнейший або вірнопідданістю".
Глава 13 Генерального регламенту встановлювала порядок користування печатками. Для кожної колегії передбачалася печатку із зображенням державного герба і написом найменування колегії. Додаток друку повинно проводитися в присутності двох свідків.
Резолюція на документі
Іншого роду резолюції визначали наступні дії з документами: "до відома", "до справи", "до доповіді з довідкою".
Резолюції писалися на лицьовій стороні першого аркуша в наступній за підписом рядку або над текстом.
Відмітки на документі
Документ ХVIII століття має велику кількість позначок. Відмітка про одержання документа робилася після підпису і дати біля лівого поля:
Майже над усіма вироками Сенату є відмітки про виконання: "Указ, що відбувся за силою вироку, посланий. ".
Змінилася в ХVIII столітті і форма документа. Певний вплив на неї справила введення в 1699 році гербового паперу. Було затверджено три зразка гербового паперу різної вартості: в 20 або 10 копійок, в 2 гроші або одну копійку і одну грошенят. І на шпальтах - 25 і 50 копійок. Зображення (державний герб - орел) - "клейма" були різних розмірів відповідно вартості паперу: "велике клеймо", "середнє" і "менше". Під клеймом вказувалася вартість паперу. З 1719 року поряд з ціною вказувався рік випуску паперу, з 1720-1723 років клейма не мали ціни листа. Проставлення клейма в певному місці організовувало текст документа, створювало визначеність розміру його форми.
У 1700 році указами Петра I були скасовані стовпці.
Зміна форми документа вплинуло на організацію всього діловодства. Перш за все, скорочувалася листування. При столбцовую формі легше було скласти новий документ, ніж відшукати старий.