За найманих працівників тепер можна порадіти. Їх усіх практично зрівняли в правах, дозволивши індивідуальним підприємцям вносити запис в їх трудові книжки (ст. 309 ТК).
Тим часом, як і будь-які зміни, внесені в законодавство, поправки в Трудовий кодекс породили відразу ж масу питань. Причому більша їх частина стосується вже існуючих відносин між співробітником і роботодавцем. Зокрема, перед тим або іншим підприємцем нерідко постає питання, чи можна зробити запис в книжку співробітнику, який вже працює у нього?
«Індивідуальна» трудова книжка
Проте рано чи пізно всім підприємцям доведеться завести своїм співробітникам «трудові». А значить, вже зараз варто звернути увагу на основні правила ведення і зберігання трудових книжок, щоб згодом не потрапити в халепу. Тим більше що наймати ще й «відділ кадрів» навряд чи буде доцільно.
Тим підприємцям, чиї співробітники вже мають на руках трудові книжки, пощастило більше: у них є зразок для заповнення.
Якщо робота у індивідуального підприємця є основною діяльністю, то запис в «трудову» вноситься тільки в тому випадку, якщо він пропрацював понад п'ять днів. Оформляючи сторінки книжки, майте на увазі, що скорочень не може бути навіть в найменуванні роботодавця, наприклад, «ІП Петров А.С.» має виглядати не інакше як «Індивідуальний підприємець Петров Антон Сергійович».
Прізвище, ім'я та по батькові працівника вказуються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами. Дата народження (число, місяць, рік) вписуються в книжку на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу (наприклад, військового квитка, закордонного паспорта, водійських прав та ін.);
Крім того, в трудову книжку обов'язково вносять відомості про ту роботу, яку виконує працівник, про переведення на іншу постійну посаду і про його звільнення. В останньому випадку треба вказати і підстава припинення трудового договору.
Зверніть увагу, що інформацію про нагородження за успіхи в роботі заноситься в трудову книжку, а ось про стягнення - немає. Виняток становлять випадки, коли дисциплінарним стягненням є звільнення.
Якщо ваш співробітник перебував на військовій службі або в органах внутрішніх справ, це необхідно вказати в його «трудовий». Як, втім, і час навчання на курсах і в школах по підвищенню кваліфікації, по перекваліфікації та підготовці кадрів.
Помилки в трудовій книжці
Всі ми люди і від помилок ніхто не застрахований, тому якщо в трудову книжку закралася помилка - її треба виправити. Найкраще попросити це зробити того, хто допустив неточність, тобто попереднього роботодавця. Може трапитися і так, що винуватця знайти не вдасться - фірму ліквідували, а підприємець переїхав. Тоді коригування має право зробити той роботодавець, який її виявив. Тільки для цього необхідний офіційний документ з того місця роботи, де була допущена помилка.
На титульному аркуші трудової книжки правку вносять на підставі певного документа. Наприклад, зміна запису про прізвище - виходячи з даних паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб або про розірвання шлюбу з посиланням на їх номер і дату. На підставі цих же документів змінюють ім'я, по батькові та дати народження, вписані в трудову невірно. Колишню запис закреслюють однією рисою і роблять новий запис. На внутрішній стороні обкладинки трудової книжки роблять посилання на документи, на підставі яких були внесені зміни.
Якщо підприємець, перереєструвавшись, змінив назву, то і в книжку потрібно внести зміни.
Зберігати трудову книжку як зіницю ока
Втратити трудову книжку може як співробітник, так і роботодавець. Який варіант гірше - сказати складно. У кожному разі свої наслідки.
Якщо працівник став «винуватцем торжества», то для підприємця головне - видати йому дублікат трудової книжки. Зробити це треба не пізніше 15 днів починаючи з того моменту, як недбайливий співробітник подав заяву про втрату.
Роботодавець же, як правило, дізнається про втрату, коли працівник звільняється, або в результаті надзвичайних обставин (пожежі). В такому випадку теж необхідно видати йому дублікат.
Зверніть увагу, що при оформленні дубліката в ньому треба вказати:
відомості про загальний і (або) безперервний стаж роботи працівника до надходження до вас на роботу, які повинні бути підтверджені відповідними документами;
відомості про роботу і нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.
Якщо в документах, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, немає повних відомостей про роботу в минулому, то в дублікат вносяться лише що у них дані. Виправлені записи вказувати не треба.
Відзначимо, що за порушення порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок підприємці, нарівні з посадовими особами фірм, несуть відповідальність відповідно до законодавства України.