Управління проектом являє собою цілеспрямований процес досягнення цілей проекту при обмеженнях на фінансові, матеріальні, людські, часові та інші ресурси. Управління інноваційним проектом є складним завданням. Робоча група, створена для реалізації проекту, вирішує нові завдання, що відрізняються від завдань, що вирішуються існуючими функціональними підрозділами.
Між робочою групою і всією організацією існує стійка зв'язок, так як реалізація проекту повинна здійснюватися у співпраці з існуючими підрозділами і результат повинен бути інтегрований в наявну структуру.
Кожен член робочої групи, в такому випадку, має, як правило, двох керівників (керівника групи та керівника функціонального підрозділу). Для управління проектом може бути також виділено керівник. Структура групи за проектом залежить від ситуації, що склалася. Якщо, наприклад, проект не є складним (модифікація продукту), то створюється обмежена робоча група, до складу якої входять відділи розробки нової продукції, виробництва, маркетингу та обслуговування. Така група підпорядковується керівнику відповідного відділу.
Якщо ж мова йде про радикальні нововведення, в складі групи можуть бути виділені: технічний керівник, вирішальний, що і коли повинні робити співробітники; науковий ( "професійний") керівник, який відповідає за якість виконання роботи; керівник-організатор, який забезпечує особисті інтереси співробітників (зарплата і т.п.).
Керівники утворюють координаційну групу, до завдань якої входить [9]:
визначення мети проекту;
призначення керівників робочих груп;
створення робочих груп;
контроль за реалізацією проекту (якість, час, витрати);
прийняття рішення про продовження;
розпуск робочих груп.
Робочі групи відповідають за виконання своєї частини проекту; планування і контроль, складання звітів для координуючої групи і всієї організації.
При відборі кандидатур в робочу групу керуються такими критеріями:
компетентність і досвід;
наявність спеціальних знань в проблемній області;
можливість залучення до роботи;
здатність вирішувати конфліктні ситуації;
відношення до справи;
особистий інтерес і мотивація.
У практиці менеджменту застосовується багато методик управління робочою групою. Серед них: планування (особливо планування бюджету та контролю за витратами, управління інформаційними потоками і т.п.). Однак ці методики не є спеціальними, вони застосовуються для управління будь-якими процесами. Універсальної є процедура організації нарад за проектом, прийняття рішень і т.п.
Специфічними інструментами управління проектом є:
1. Визначення проекту і постановка задачі.
2. Встановлення проміжних етапів (поділ проекту на окремі фази
Вони взаємопов'язані і не можуть ефективно функціонувати ізольовано. Чітке формулювання проблеми і постановка завдання важлива для:
осмислення проекту і встановлення етапів виконання;
виділення найважливіших проблем;
створення моделі обміну інформацією;
визначення очікуваних результатів;
розробки рекомендацій після завершення робіт.
Протягом усіх етапів виконання проекту можуть прийматися рішення по наступним виникаючих питань:
потрібно продовжувати або скорегувати завдання;
чи не треба уточнити останній етап;
форма завершення останнього етапу.
Підрозділ на етапи дозволяє контролювати хід виконання проекту. Наочно етапи проходження проекту представлені на схемі (рис. 1)
Малюнок 1. Етапи проходження інноваційного проекту [9]
Все поділ проекту на етапи має бути ретельно продумано. Однією з причин невдач у реалізації проекту є нечітка організація співробітництва та узгодженості всередині робочої групи, а також між робочою групою і організацією.
Менеджмент інноваційних проектів - це прийняття рішень в постійно мінливих умовах, безперервне розгляд програми інновацій та переоцінка її в цілому і складових її частин. Для керівника сфери інновацій природно, що будь-яке його дію оточене невизначеностями як внутрішнього, так і зовнішнього порядку. У будь-який момент може виникнути непередбачена технічна проблема, необхідність перерозподілу ресурсів, нові оцінки ринкових можливостей. Тому будь-яка система планування і управління інновацій повинна бути досить гнучкою, а динамічність ситуації вимагає більшого управлінського уваги, ніж будь-яка сфера діяльності.
Кожен проект повинен починатися з чіткої постановки мети. Оскільки остаточний успіх визначається на ринку, то і цілі повинні бути визначені ринкової потребою. Перш за все, це ринковий сегмент і його взаємопов'язані характеристики (розмір, допустима ціна, вимоги до технічної ефективності і час виведення продукту). Продукт в свою чергу має бути визначений за своєю ефективністю, ціну і дату появи. Всі ці характеристики взаємозалежні, і, отже, потрібна певна ітеративна процедура уточнення мети.
Особлива увага повинна бути приділена тому, якого технічного рівня продукту зажадає даний ринковий сегмент з найбільшою ймовірністю. Надмірність параметрів напевно збільшить витрати на інновації та виробництво, а також час розробки і, отже, знизить прибутковість проекту.
На стадії початкового визначення проекту істотною є концентрація уваги в більшій мірі на ринкової потреби і ступеня її задоволення, ніж на рішеннях щодо виду кінцевого продукту (слід мати на увазі, що в процесі розробки з'являться альтернативні рішення). Послідовність рішень повинна бути такою:
- чого слід досягти;
- як це перевести в практичну площину;
- які з альтернатив найбільш багатообіцяючі.
Тільки після вичерпних пошуків і відбору найбільш привабливою концепції проекту слід переключити увагу на технічні деталі і специфікацію програми робіт. Визначення проекту має бути коротким і не повинно обмежувати свободу колективу в знаходженні нових рішень. Одночасно воно повинно містити чітко сформульовані цілі, орієнтири з технічних, вартісних параметрах і тривалості розробки.