У підсистемі управлінського обліку кадрів виконуються такі функції:
- облік руху персоналу підприємства (прийом, переміщення, звільнення);
- облік присутності / відсутності на роботі з зазначенням причин.
Щоб розраховувати заробітну плату в управлінському обліку необхідно враховувати тільки функції кадрового обліку, які забезпечують облік руху персоналу (прийом, звільнення, переміщення).
Для розглянутого обліку працівник повинен займати єдине робоче місце. Штатний розклад тут називають кадровим планом. Його ведення це функція управління персоналом, яка вирішує завдання набору персоналу. У кадровому плані не передбачений контроль наявності вакансій для працівників, оформлених документами, які відображають рух цих працівників. Але щоб позначити зайняті і вакантні місця в звітності по управлінню персоналом використовують механізм, який заснований на даних про рух кадрів з регістра накопичення «Зайняті робочі місця». З нього по конкретному робочому місцю (підрозділ + посаду) можна дізнатися займані і звільняються ставки при прийомі на роботу, звільнення та кадровому переміщенні. Крім того, якщо в документі «Відсутність на роботі» встановити прапор «Звільняти ставку», то при довгій відсутності працівника можна тимчасово звільнити ставку.
Д. «Відсутність на роботі» в регістрі відомостей «Стан працівників» фіксує час відсутності на роботі, завдяки чому ведеться облік зайнятості персоналу. Такий підхід дозволяє планувати і контролювати кадрові події (повернення з відпустки і ін). Кадровий облік присутності / відсутності співробітника на роботі служить цілям оперативного обліку та не впливає на облік часу для розрахунку зарплати.
Список співробітників підприємства зберігається в регістрі відомостей «Працівники» та може бути доповнений тільки такими документами:
- "Прийом на роботу";
- «Кадрове переміщення»;
- «Звільнення».
Відомості про те, який співробітник, де і на якому посаді працює в певний момент часу можна дізнатися зі звіту «Списки працівників компанії». Д. «Прийом на роботу» і «Кадрове переміщення» вносяться умови оплати праці.
в «ЗУП» виконується д. «Прийом на роботу». При цьому встановлюється:
- підрозділ і посаду працівника;
- графік роботи;
- спосіб відображення нарахувань у складі управлінських витрат, необхідність вважати регламентовану зарплату працівника управлінської;
- всі періодичні персональні нарахування та утримання.
Нагадаємо, що в даному обліку співробітник займає тільки одну посаду. Реквізит «Підрозділ» заповнюється з спр. «Підрозділи», а «Посада» - з спр. «Посади організацій».
Д. «Прийом на роботу» можна заповнити співробітниками прийнятими в певний період. При заповненні таб. частини «Працівники» вручну, значення реквізиту «Працівник» заповнюється з спр. «Співробітники організацій». Тому, якщо новий працівник не оформляється на роботу ні в одну з організацій, то потрібно створити елемент спр. «Співробітники організацій», з реквізитом «Вид договору» - «Без договору».
Прапор «Враховувати нарахування по організації» ставлять для співробітників, регламентовану зарплату яких беруть і як управлінську.
Умови оплати праці можна заповнити автоматично, якщо для управлінського обліку створені схеми мотивацій для зазначеного робочого місця або посади.
заснований на фіксації даних в регістрі відомостей «Стан працівників на випробувальному терміні». Для цілей управлінського обліку він ведеться якщо в обробці «Кадрове планування» встановлено режим кадрового планування «За центрами відповідальності», інакше враховується в регламентованому обліку.
Щоб відобразити, що працівник прийнятий на роботу з випробувальним терміном, в д. «Прийом на роботу» потрібно:
- в реквізиті «Випробувальний термін» вказати «З випробувальним терміном»;
- в реквізиті «За» встановити дату закінчення випробувального терміну;
- в реквізиті «Нагадати» встановити прапор.
Тільки тоді можна:
- проаналізувати список співробітників на випробувальному терміні з регістра відомостей «Стан працівників на випробувальному терміні»;
- створити і провести д. «Результат випробувального терміну», в якому вказати рішення за результатами випробувального терміну:
- Позитивний - працівник випробувальний термін пройшов успішно і залишається працювати в організації;
- Продовжено - становище працівника не змінюється;
- Негативний - працівник не пройшов випробувальний термін. Про це створюється запис в регістрі відомостей «Стан працівників на випробувальному терміні» і «Намічені події по персоналу». У цьому випадку на підставі д. «Результат випробувального терміну» або обробкою «Показ намічених подій по персоналу (Заплановані кадрові перестановки)» створюється д. «Звільнення».
При відсутності прапора «Нагадати» в д. «Прийом на роботу» після закінчення випробувального терміну працівник вважається звільненим.
Якщо режим кадрового планування - «За структурою юридичних осіб», то випробувальний термін враховується в регламентованому обліку, а в управлінському на дату закінчення випробувального терміну планується нагадування про звільнення співробітника прі не проходженні випробувального терміну (встановлений прапор «Нагадати»). Д. «Звільнення» можна створити обробкою «Показ намічених подій по персоналу».
Д. «Кадрове переміщення» фіксує зміни даних про працюючому співробітника.
У його таб. частини «Працівники» старе місце роботи заповнюється автоматично, а користувачем вказується нове місце роботи і графік роботи. Зміни вступають в силу з дати «С». При зміні умов оплати праці дані зміни вносяться на закладку «Нарахування». Зміна діючих видів розрахунку фіксується в графі «Дії»:
- «Почати» - вводиться нове нарахування. Якщо одне нарахування замінюють на інше, то н вказати початок нового нарахування, попереднє припиняти не треба;
- «Змінити» - змінюється розмір нарахування;
- «Не змінювати» - нарахування діє в колишньому розмірі;
- «Припинити» - дія нарахування припиняється.
Для працівників, які перемішуються на час, можна вказати передбачувані дати повернення на «старе» місце роботи (видимість «За» і «Нагадати» включається при налаштуванні списку табличній частині). Тут є два варіанти відображення в обліку:
- прапор «Нагадати» скинутий - з встановленої дати працівник працює на «старому» місці;
- прапор «Нагадати» встановлено - на колишнє місце роботи проводиться переведення працівника документом «Кадрове переміщення», який можна створити обробкою «Показ намічених подій по персоналу».
Якщо працівникові потрібно підвищити оклад або призначити нове нарахування, то необхідно створити д. «Введення відомостей про планові нарахування та утримання працівників». Цей документ фіксує зміну діючих видів розрахунку, зазначенням в графі «Дія» необхідного варіанту. Документ можна створити автоматично обробкою затвердження виду схеми мотивації.
в інформаційній базі фіксується д. «Заохочення стягнення», який не формує рухів.
Всі види заохочень та стягнень знаходяться в спр. «Види заохочень та стягнень», який єдиний і для управлінського, і для регламентованого обліків.
реєструє д. «Звільнення». В цьому випадку скасовуються всі нарахування та утримання співробітника. Останній робочий день - це дата звільнення.
Причини звільнення становить користувач і записує в спр. «Причини звільнення з компанії».
Інформацію про працівників підприємства можна проаналізувати звітами:
- «Списки працівників компанії» - показує хто, де і на якій посаді працює в поточний момент часу;
- «Рух працівників» - відображає статистику про прийом на роботу, переміщення і звільнення працівників в розрізі підрозділів за вказаний період.
- «Коефіцієнт плинності кадрів» - надає дані про середню чисельності працівників за підрозділами і посадами і відносні розміри вивільнених ставок внаслідок звільнення працівників за даними управлінського кадрового обліку. Коефіцієнт плинності кадрів - це відношення, виражене у відсотках, кількості звільнених співробітників за період до середньооблікової ставкою працівників за той же період;
- «Статистика кадрів підприємства» - надає кількісні дані, які характеризують склад працівників підприємства (статево-віковий склад, кількість дітей тощо.);
- «Штатна розстановка» - показує які штатні одиниці, який працівник займає в розрізі підрозділів і посад.
Кадровий облік зайнятості працівників підприємства
Облік зайнятості персоналу не відбивається на розрахунку заробітної плати. Даний облік заснований на фіксації інформації про час відсутності співробітника на роботі. Ця інформація в базу вноситься документом «Відсутність на роботі».
Зазначений вище документ поряд з д-ми «Прийом на роботу» і «Кадрове переміщення» можуть реєструвати тимчасові зміни. Для чого в них прапор «Нагадати». Якщо кадрові документи реєструються в системі при першій події, а дата другого події ще не настала, то встановлюють прапор «Нагадати». Друга подія тільки «заплановане» і його потрібно буде окремо підтвердити. Такий підхід існує для планування і контролю кадрових подій (повернення з відпустки і ін.). Для цього також передбачена обробка «Показ намічених подій по персоналу».
Таким чином, реєстрація факту повернення працівника підприємства може здійснюватися такими способами:
- зазначенням дати завершення «тимчасового» події (прапор «Нагадати» скинутий) в д. «Відсутність на роботі». Тоді один документ служить для реєстрації обох подій, а дата виходу на роботу це наступна за датою з реквізиту «За». Такий варіант можливий при поверненні в запланований час;
- створенням д. «Повернення на роботу». Дата виходу на роботу вказується в документі. Документ створюється вручну або автоматично, обробкою «Показ намічених подій по персоналу».