Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту наказу. Ця процедура є основою прийняття управлінського рішення і здійснюється перед підписанням документа посадовими особами, до компетенції яких відноситься оцінка документа в цілому або його окремих положень. Узгодження проекту наказу з виконавцями, зазначеними в ньому, дозволяє уникати непорозумінь у визначенні завдань (доручень) відповідно до компетенції працівників і термінів їх виконання. Віза офіційного документа - це реквізит, що засвідчує згоду або незгоду посадової особи щодо змісту документа. Відсутність на проекті наказу віз буде означати порушення процедури його підготовки.
Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування, наприклад:
Начальник юридичного відділу
підпис В. І. Сазонов
Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Якщо ж місця для віз там не вистачає - на зворотному боці цього аркуша. Назви посад, ініціали та прізвища осіб, які повинні візувати проект наказу, можуть бути надруковані заздалегідь або посадові особи відзначають ці дані власноруч безпосередньо під час візування на першому примірнику проекту документа.
Якщо посадова особа, яка повинна візувати наказ, має певні зауваження і (або) пропозиції до його змісту, то на окремому аркуші складається мотивований висновок, про що на проекті наказу роблять відповідну позначку за формою:
Зауваження та пропозиції додаються.
Начальник фінансового відділу
підпис Г. Б. Дорошенко
На етапі візування наказу з точки зору документообігу важливу роль відіграє послідовність переміщення документа від однієї інстанції до іншої (від нижчого рівня управління до вищого). Першим проект наказу візує його укладач, далі - керівник структурного підрозділу, який вносить проект, потім - юридична служба (юрист) і керівники структурних підрозділів (як правило, ті, кому надається довіреність і хто буде виконувати наказ після його прийняття), останнім візує проект заступник керівника установи, в підпорядкуванні якого знаходиться структурний підрозділ, що вносить проект, і інші заступники, до компетенції яких належать питання, за якими приймається рішення.
Крім того, проекти наказів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами (головним бухгалтером).
Віза юрисконсульта свідчить, що документ не суперечить нормативно-правовим актам, а також про те, що окремі його формулювання складений відповідно до спеціальних вимог органів суду, прокуратури, охорони здоров'я і т.д.
Якщо в процесі доопрацювання до проекту наказу були внесені значні поправки документ підлягає повторному погодженню. Перед підписанням проект наказу ретельно перевіряють і уточнюють. При цьому особливої уваги потребує перевірка назв нормативно-правових актів, що послужили підставою для видання наказу, цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові, термінів виконання.
Генеральний директор ВАТ "Енергія" підпис М. А. Юрченко
У разі погодження проекту наказу протоколом, листом і т.д гриф оформляють так:
Протокол засідання Правління АКБ "Меркурій"
Лист Державного комітету архівів України
Гриф погодження розміщують нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту наказу.
Лист узгодження оформляють за такою формою:
Назва посади Назва посади
підпис, ініціал (и), прізвище підпис, ініціал (и), прізвище