При висвітленні цього питання потрібно загострити увагу на розмежування двох різних роботодавців: фізичної особи та ВП. До перших відносяться фізичні особи, які наймають співробітників для цілей особистого обслуговування - вони кадровий облік не ведуть.
Індивідуальні підприємці, які виступають в ролі роботодавців, наймають співробітників для здійснення діяльності, що приносить прибуток, - вони зобов'язані здійснювати кадровий облік.
Коли ІП потрібно вести кадровий облік
Ухвалення майбутнього співробітника в штат до ІП має бути оформлено підписанням трудового договору. Коли цей факт можна вважати доконаним, для ІП кадровий облік стає обов'язковим. Він повинен дотримуватися регулюють положення чинного законодавства.
Організація кадрового обліку неналежним чином загрожує ІП притягненням до відповідальності, в тому числі аж до кримінальної.
Органи трудової інспекції в ході перевірок має право вимагати пред'явити необхідні документи на співробітників, а індивідуальний підприємець зобов'язаний їх надати.
Крім обов'язки ведення кадрового обліку. можна виділити деякі його права і окремі обов'язки:
- право укладення трудових договорів в письмовому вигляді на невизначений термін, а також договорів термінового характеру;
- право видання наказів, заснованих на положеннях підписаних договорів;
- обов'язок ведення трудових книжок, оформлення їх прийнятим на роботу в перший раз;
- обов'язок щодо забезпечення співробітників свідченнями пенсійного страхування, якщо є така необхідність;
- обов'язок вживати всіх необхідних і вимагає законодавство локальні нормативні документи;
- право укладати колективні договори;
- право проведення серед працівників навчання вимогам охорони праці і контролю цих знань.
Читайте також: Автоматизація кадрового обліку
Документи кадрового обліку ІП
У компаніях для реалізації цих цілей зазвичай існує цілий підрозділ або посада фахівця з кадрів, використовуються спеціалізовані програми. а ІП часто взагалі нехтують вимогою документування відносин трудового характеру. У підсумку представники трудової інспекції в ході контрольних заходів виписують значні адміністративні штрафи.
Всі кадрові документи, обов'язкові до ведення індивідуальним підприємцем, класифікуються на три типи.
Нормативні документи внутрішнього характеру. До них зараховують правила розпорядку праці, колективні договори (коли є), необхідні інструкції, що стосуються захисту персональної інформації та охорони праці. Їх наявність регламентовано Трудовим Кодексом.
До цієї ж групи відноситься положення про оплату праці та інші кадрові документи ІП, коли вони потрібні на увазі специфічності підприємницької діяльності.
Не менш важливо і наявність посадових інструкцій: їх складання необхідно для виключення можливих спірних ситуацій в суді.
Наприклад, звільнення працівника через незадовільні результати за підсумками випробування може бути визнано незаконним, так як посадова інструкція була відсутня, і атестація працівника не могла бути проведена.
Організаційні документи. До цього типу кадрових документів відносять різні облікові журнали. У них реєструються трудові договори, відрядження співробітників, накази.
Організаційними документами також вважаються:
- книга, в якій ведеться облік трудових книжок;
- табель обліку робочого часу ;
- складений графік відходу співробітників у відпустки;
- штатний розклад.
Читайте також: Поєднання і сумісництво
Документи, які потрібні для обліку кадрів. До їх числа відносять безпосередньо договору і трудові книжки, видані накази, що зачіпають питання формування особового складу, картки працівників, посвідчення про відрядження та інші документи подібного характеру, а також заяви та пояснювальні записки, якщо вони необхідні.
Організація кадрового обліку може зажадати і наявності інших документів. Наприклад, якщо потрібно, то може бути сформовано положення про комерційну таємницю, за умови, що цей пункт міститься у договорі.
Якщо робота у ІП є змінною, то обов'язково складається і затверджується графік змінності. Якщо співробітник претендує на посаду, що передбачає матеріальну відповідальність, наприклад на складі. то з ним укладається відповідна угода.
Ведення трудових книжок у ІП
Оформлення трудової книжки проводиться відповідно до встановлених нормативними актами. У прийнятого працівника вона може бути на руках або відсутні, якщо він приймається на роботу вперше. ІП зобов'язаний завести трудову книжку, якщо вона відсутня, і внести відповідний запис про прийом на роботу.
Обов'язок ведення кадрового обліку ІП, зокрема, ведення трудових книжок, виникла з внесенням поправок в ТК РФ порівняно недавно. До цього моменту співробітники, що працюють у ІП, були кілька ущемлені у своїх правах.
Тепер трудова книжка для працюючих, стала документом, що підтверджує трудову діяльність в цей період.
ІП як роботодавець вважається відповідальним за ведення трудових книжок, організацію їх зберігання та обліку. Нова трудова книжка заводиться ІП на підставі письмової заяви працівника, де він вказує причину відсутності трудової книжки.
Кадровий облік ІП на аутсорс
- тримати штатного співробітника, що здійснює кадрову роботу, невигідно в плані фінансових витрат;
- якщо штатний співробітник є, то найчастіше це некомпетентна людина, який поєднує кілька функцій за додаткову оплату. Це зазвичай призводить до порушень ведення кадрового обліку і трудового законодавства і, як наслідок, до адміністративних штрафів.
Такий співробітник може виконати лише частину функцій, він не відслідковує зміни законодавства і поява нових вимог. На практиці таке ведення кадрового обліку може негативно відбитися на загальному функціонуванні бізнесу.
Залучення компанії-аутсорсера дозволяє ІП оптимізувати свої витрати і отримати професійну допомогу.
Читайте також: Ведення кадрового діловодства
Ведення кадрового обліку в даній ситуації буде гарантовано відповідати законодавству, так як договір надання аутсорсингових послуг передбачає наявність матеріальної відповідальності виконавця за неналежне виконання роботи.
якщо
Кадровий облік для ІП є обов'язковим до виконання. Недотримання вимог трудового законодавства тягне за собою накладення на індивідуального підприємця адміністративних санкцій.
У ситуації, що склалася індивідуальні підприємці змушені наймати професійного кадровика або звертатися за послугами до аутсорсингової компанії.