У сучасному світі більшість розрахунків відбувається в безготівковій формі, але іноді все ж застосовуються розрахунки і в готівковій формі. А для фіксації проведення таких розрахунків необхідно знати, як вести касову книгу. Отже, давайте розбиратися.
Основні положення
Касова книга - це спеціальний журнал (реєстр), в який вносять усі операції, що проводяться формою, з використанням готівкової форми оплати.
Журнал оформляється за спеціальною формою КО-4. Вести касовий регістр потрібно уважно і ретельно, так як його перевіряють співробітники податкової при будь-якої перевірки податкових органів. Якщо в журналі виявляться недостовірні відомості, помилки або він неправильно оформлений, то на підприємця накладають штраф. На кожний календарний рік заводиться окремий касовий журнал.
Як ведеться касова книга
Перш ніж побачити приклад заповнення касової книги розглянемо подробиці заповнення. Всі касові операції, які проводяться підприємцем протягом дня, повинні бути занесені в касовий журнал. Єдині дні, коли можна не вести журнал - вихідні. У касовій книзі містяться відомості про обіг готівкових коштів, яке також відображено в прибутково-видаткової документації. Після закінчення робочого дня в неї вносять підсумкові дані, що містять відомості про ліміт каси і обороті.
За допомогою касового журналу всі наявні фінанси фірми стають видні і фіксуються. Крім обов'язкових відомостей, регістр може містити також відомості, які туди вирішило внести керівництво фірми.
Іноді ІП може не займатися веденням касового регістра, але в разі, якщо заробітна плата співробітників видається їм готівкою через касу, то ведення реєстру обов'язково. Але навіть якщо заробіток співробітників перераховується їм в безготівковій формі, знання, як заповнюється касова книга зайвими не будуть.
Відомості про ведення реєстру в законах
Кожен лист повинен бути пронумерований, листи прошиті і в кінці стояти мастична або сургучна друк.
Після прошивки листи запевняє уповноважена особа або керівник фірми. Будь-які відомості, які вносяться до реєстру, повинні бути продубльовані. З метою дублювання можна використовувати звичайну копірку. Повинна бути можливість відірвати одну з копій, так як вона необхідна касирові для звіту. Оригінал записів залишається в журналі. Природно, що номери сторінок оригіналу та копії повинні збігатися. Внесення виправлень в касовий журнал можливо, тільки якщо такі виправлення завірені підписами головного бухгалтера і касира. Можливо автоматизоване заповнення касового регістра або касова книга в електронному вигляді. В такому випадку сторінки створюються у вигляді машинограм, а аркуші нумеруються автоматично.
Приміщення каси має бути обладнано таким чином, щоб забезпечити безпечне зберігання грошей. Також повинна бути забезпечена безпека транспортування грошових коштів в банк. Обов'язок щодо забезпечення безпеки лягає на керівництво фірми. Невиконання цієї вимоги може привести не тільки до адміністративної відповідальності, а й до кримінальної.
Читайте також: Як дізнатися коди статистики на сайті Росстата
Відомості про забезпечення збереження грошових коштів є у Вказівки Центробанку. Вимоги до наявності або відсутності сигналізації в касовому приміщенні законодавчо не встановлені, але є рекомендації по зберіганню готівки в сейфі, ключ від якого знаходяться у касира. Крім того, є вказівки, що на початку зміни, перед відкриттям приміщення і сейфа, касир повинен оглянути замки і переконається в їх безпеки, а також повинні бути цілі решітки на вікнах і дверях. Якщо є сліди розтину, необхідно відразу ж повідомити в поліцію і керівництву організації.
порядок заповнення
Отже, як заповнювати касову книгу? Існують готові шаблони, відповідно до яких ведеться касова книга. Всі операції з готівкою за день повинні бути відображені на одному аркуші журналу. В кінці дня роботи необхідно зводити залишки і підбивати підсумки. Потім касовий працівник складає добовий звіт і здає всі готівкові кошти в бухгалтерію.
У касовому журналі кожна сторінка продубльована, і копія знаходиться на відривній частині. Це зроблено для того, щоб цю копію касир міг докласти до звіту.
Журнал має вісім колонок. Перша колонка «залишок на початок дня». У цю колонку вносять суму, яка стоїть в колонці «залишок на кінець дня» попереднього дня. Друга колонка «номер документа» в ній проставляється спецномер прибутково-видаткових ордерів. Третя колонка містить дані ордерів. Сума в цій колонці пишеться повністю. Четверта колонка «кореспондентський рахунок або номер субрахунка». П'ята колонка «ПІБ підприємця або назва організації». Шоста колонка «перенесення», в ній підсумовуються операції, зафіксовані в попередніх колонках. Сьома колонка «разом за день», тут підбиваються денні підсумки. Восьма колонка «залишок на кінець дня». У ній повністю підбивається сума за день. Ця цифра повинна збігтися з сумою готівки в касі. На зворотному боці бланка або заповнюють, або перекреслюють символом Z. В кінці записів ставляться підписи бухгалтера і касира.
Зовнішній вигляд регістра і правила ведення
Касовий регістр являє собою 70-120 сторінковий журнал, який обов'язково містить титульний лист. На титульному аркуші містяться відомості про часовому відрізку, протягом якого діє даний журнал, ПІБ ІП або ОКПО організації.
У разі якщо журнал ведеться вручну, то аркуші нумеруються, шнуруються і в такому вигляді опечатуються. Будь-який запис дублюється під копірку. Нижче наведено зразок заповнення касової книги вручну.
В обов'язки працівника каси входить:
- підрахунок підсумків за добу;
- зведення касового залишку на початок майбутнього дня;
- звіт перед бухгалтерським відділом.
Перевірка всіх записів, внесених в касовий журнал, покладається на бухгалтера. Він перевіряє відповідність записів прибутково-касових ордерів і ставить свій підпис.
У касовому журналі цілком допускаються виправлення шляхом перекреслення неправильного запису та внесення правильною. Таке виправлення має бути завірене підписом касира і бухгалтера. Затирання, підчищення та інше в регістрі неприпустимі.
В кінці дня, після підбиття підсумкових сум касир віддає в бухгалтерію відривну копію листа з касової книги і всю документацію, що підтверджує операції проведені протягом дня. Потім касиром в регістр вноситься число відданих в бухгалтерію документів і ставиться підпис. Бухгалтером перевіряються всі дані і теж підписується книга.
Кожен новий день, в касовому журналі записи починають вносити з нового аркуша і обов'язково проставляється номер листа, дата, залишок готівки на початок дня і операції протягом доби.
На початку календарного року заводиться новий касовий журнал, а в кінці - на останній сторінці прошнурованого журналу ставлять печатку і пишуть «пронумеровано і прошнуровано» і вказують кількість аркушів. В інтернеті можна знайти зразок як заповнити касову книгу.
Читайте також: Як відкрити рахунок для юридичної особи в ВТБ 24