Забезпечення працівників необхідними засобами захисту, безумовно, можна назвати найважливішим етапом трудових правовідносин. Законодавчі норми нашої держави зобов'язують всіх роботодавців надавати необхідну одяг, взуття, а також інші предмети абсолютно безкоштовно.
У список обов'язкових засобів захисту можуть входити і предмети дезінфекції, миючі засоби, які регулярно видаються нужденним в них працівникам в особисте користування.
Незважаючи на чітке закріплення положень про обов'язкову видачу ЗІЗ в чинному законодавстві, у багатьох роботодавців все одно можуть виникати численні запитання, наприклад:
- посилання на які нормативно-правові акти слід вказувати;
- з якою періодичністю необхідно надавати працівникам нові засоби захисту;
- які правила діють щодо постійного обліку ЗІЗ, а також їх оподаткування.
Точка зору закону
Але перш ніж звертатися до змісту вищевказаної норми, необхідно провести певну роботу і всередині підприємства. Спочатку відповідальною особою повинен бути складений офіційний список працівників, які дійсно потребують регулярного отримання засобів індивідуального захисту.
Далі слід вивчити додаткові нормативно-правові акти, які містять діючі вимоги щодо ЗІЗ, відповідно до визначених посадами і професійними напрямками. наприклад:
- наказ №454н - регулює видачу ЗІЗ в галузі зв'язку;
- наказ №63 - стосується діяльності поліграфічний підприємств, а також архівів, книгарень і т.д .;
- наказ №906н - встановлює певні норми і порядок видачі ЗІЗ для працівників хімічних підприємств і інших організацій з подібною спрямованістю.
Крім поділу нормативно-правових актів відповідно до певними галузями виробництва, існують і додаткові закони, які встановлюють більш загальні вимоги, наприклад:
- наказ №1122 - регулює порядок видачі очищувальних засобів і дезінфекторів;
- наказ №297 - встановлює правила щодо обов'язкової видачі сигнальної одягу, наприклад, при роботі на дорогах і т.д.
Процедура видачі та її особливості
На кожному підприємстві або в організації відповідальними особами повинна бути визначена і встановлена конкретна норма видачі ЗІЗ.
Крім цього, на кожного співробітника, якому покладаються захисні засоби, повинна бути заведена картка індивідуального обліку. Якщо в ЗІЗ входить спеціальний одяг або взуття, відповідальним за видачу особою обов'язково повинні бути враховані фізичні параметри кожного співробітника, включаючи його зріст, вага і т.д.
Всі предмети захисту обов'язково повинні бути видані під особистий підпис кожного співробітника. Якщо термін служби певного вироби вже підійшов до кінця, відповідальною особою повинна бути проведена процедура списання - також під підпис співробітника.
У тому випадку, якщо працівник звільняється, але його одяг або взуття знаходяться в нормальному стані і ще не підлягають списанню, вони можуть бути відправлені на складське зберігання. При цьому обов'язково слід зробити відповідну відмітку про те, протягом якого тимчасового періоду дані речі знаходилися у використанні.
В обов'язки роботодавця також буде входити і здійснення регулярного догляду за засобами захисту. До такого догляду можна віднести регулярне чищення, сушіння, дезінфекцію і т.д. Нерідко діючі правила вимагають видачі двох комплектів одягу або взуття одночасно, для того щоб у співробітника були змінні речі в разі тимчасової непридатності одних.
Порядок видачі та подальшого використання ЗІЗ обов'язково повинен бути зафіксований документально всередині організації. З цим документом необхідно ознайомити кожного працівника при працевлаштуванні.
Абсолютно вся видавана працівникам одяг, взуття, а також інші засоби захисту, повинна бути сертифікована відповідно до діючих норм. Роботодавець зможе розраховувати на отримання компенсації за придбання ЗІЗ, але тільки в тому випадку, якщо товар був виготовлений на території нашої країни і з використанням російських матеріалів.
Захисні засоби повинні бути надані не тільки працівникам, які постійно контактують з шкідливими речовинами, а й тим, хто періодично відвідує подібні виробничі об'єкти - наприклад, коли відповідальною особою проводиться перевірка роботи, ремонт обладнання і т.д.
Процедури оподаткування та бухгалтерського обліку
При обліку засобів захисту використовується рахунок №10 - «Матеріали». Далі вказуються додаткові відомості - «Спецодяг в запасі» або «Спецодяг в експлуатації».
На підприємстві завжди повинні враховуватися максимальні терміни експлуатації спеціального одягу або взуття. Більш детальну інформацію про це можна знайти в вищевказаних наказах, розділених відповідно до галузевих напрямками.
Незважаючи на те, що ЗІЗ завжди повинні бути своєчасно замінені, раніше терміну здійснювати їх списання не потрібно. Такі дії можуть бути розцінені податкової організацією, як навмисне збільшення податкової бази.
Всі зміни, що безпосередньо стосуються ЗІЗ в організації, повинні бути ретельно зафіксовані в документальному порядку. Як правило, для цього використовуються встановлені форми, які були прийняті всередині конкретної установи. Найбільш поширеними документами в даному випадку будуть:
- карти МБ2;
- акт вибуття, в якому зазначають списані кошти захисту;
- відомості обліку і т.д.
Процедура списання які прийшли в непридатність засобів захисту проводиться з використанням рахунків: «26 - загальногосподарські витрати» або «25 - загальновиробничі витрати». Завжди слід пам'ятати про те, що в разі внесення будь-яких змін в облікову картку співробітника - він завжди повинен ознайомитися з ними і поставити власний підпис. В іншому випадку такі зміни будуть незаконними.
Крім численних труднощів з урахуванням засобів захисту, а також з процедурами їх списання, у роботодавців нерідко виникають питання і про те, чи повинні витрачені на придбання ЗІЗ витрати включатися в загальну базу оподаткування. Діючі законодавчі норми звільняють платників податків від цього обов'язку. Головною причиною для цього є той факт, що захисні засоби видаються співробітникам безкоштовно, отже, роботодавець не отримує абсолютно ніякої вигоди. Ще однією причиною може бути те, що видача коштів захисту передбачена чинними нормами в області трудового права. Тобто дана процедура не є ініціативою роботодавця, а, скоріше, - вона являє собою його прямий обов'язок.
Забезпечення співробітників необхідними засобами індивідуального захисту є найважливішим фактором сучасної трудової діяльності. При цьому забезпечення повного контролю над цим питанням повністю знаходиться під опікою роботодавця. Він завжди повинен пам'ятати про те, що жоден співробітник не може бути допущений до виконання своїх трудових обов'язків в тому випадку, якщо він не був споряджений всієї необхідної захистом.
В даному питанні велика увага приділяється також і документального оформлення всіх змін або рухів, безпосередньо пов'язаних з ЗІЗ. Кожне подібна зміна має бути зазначено у відповідному обліковому документі. Відсутність грамотного обліку може спричинити за собою певні проблеми для організації. Якщо перевірка виявить відсутність необхідних паперів, наприклад, відомостей або особистих карток співробітників, до винних осіб можуть бути застосовані відповідні заходи покарання. Більшість з них виражається у вигляді грошових штрафів.
Найсуворіші заходи відповідальності будуть застосовані до роботодавця в тому випадку, якщо невиконання законодавчих вимог щодо забезпечення працівників засобами захисту спричинило за собою появу у одного або декількох співробітників професійних захворювань чи настання смерті в результаті нещасного випадку.