Протокол - документ, що містить послідовну запис обговорення питань і прийняття рішень на засіданнях колегіальних або дорадчих органів. Протокол засідання відображає діяльність по спільній вироблення та прийняття управлінських рішень. Протоколи можуть вестися на ділових зустрічах, переговорах для фіксації досягнутих сторонами домовленостей.
- Як скласти протокол?
- З яких розділів складається текст цього документа?
- Які реквізити обов'язкові для оформлення протоколу?
оформлення протоколу
Протоколи, як види документів в діловодстві. складаються на підставі рукописних або записів, зроблених під час засідання (наради), представлених тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень та інших матеріалів.
З точки зору повноти відображення ходу засідання, розрізняються повні і короткі протоколи. Текст повного протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
У вступній частині вказуються: ініціали, прізвища голови (головуючого), секретаря, присутніх на засіданні і, при необхідності, осіб, запрошених на засідання (нарада).
Вступна частина протоколу закінчується порядком денним, що містить перелік питань, що розглядаються, перерахованих в порядку їх розгляду, із зазначенням доповідача з кожного розглянутого питання.
Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою:
УХВАЛИЛИ: (або ВИРІШИЛИ :).
Пункти розділу «СЛУХАЛИ» нумеруються відповідно до порядку дня.
У повному протоколі після розділу «СЛУХАЛИ» можуть записуватися питання, задані доповідачу, і його відповіді за схемою:
Корольов А.І. (Питання):
Для зручності роботи з протоколом прізвище особи, який поставив питання, і слово «Відповідь» можуть подчеркиваться.
Текст виступу додається.
Постанова (рішення) в текст протоколу вноситься повністю в тому формулюванні, яка була прийнята на засіданні; при необхідності наводяться результати голосування:
Текст короткого протоколу також складається з двох частин. Вступна частина оформляється за тими ж правилами, що і в повному протоколі. В основній частині короткого протоколу опускається хід обговорення питання і фіксується тільки прийняте по ньому рішення.
В органах влади протоколи оформляються на бланках, наприклад:
МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І НАУКИ УКРАЇНИ
МІНІСТЕРСТВО АРХІВНЕ АГЕНТСТВО
засідання Наукової ради
В інших організаціях протоколи оформляються на стандартних аркушах паперу. Для оформлення протоколів зручно використовувати шаблони бланків (уніфіковані форми) протоколів.
При оформленні протоколів використовуються наступні реквізити:
Протокол підписується головою (головуючим) на засіданні і секретарем (спочатку підпис голови, потім - нижче - секретаря). Підписується один екземпляр протоколу.
Датою протоколу є дата засідання.
Протоколи реєструються, їм присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань координаційних, експертних, методичних і ін. Органів. Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь в засіданні.
В органах влади, що діють на основі колегіальності, на підставі протоколів видаються розпорядчі документи: постанови (рішення) (з кожного питання окремо).
Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді копій протоколів (виписок з протоколів), які розсилаються зацікавленим організаціям і посадовим особам відповідно до покажчиком (списком) розсилки. Копії протоколів (витяги з протоколів) завіряються печаткою служби діловодства (протокольного відділу).
Правила оформлення протоколів встановлюються в інструкції з діловодства (ДНЗ) організації.
В.Ф. Янкова, канд. іст. наук, доц. зам. директора ВНІІДАД
Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.