Все різноманіття текстів можна класифікувати за різними підставами і ознаками. Так, письмові тексти - найбільш поширені в документної діяльності - поділяють за способом синтаксичної організації мови, з вигляду її пунктуаційних і просторово-графічного оформлення.
За способом викладу прийнято виділяти три види текстів офіційних документів:
1) розповідь (розповідається про події в хронології-чеський послідовності - в автобіографіях, в деяких видах протоколів і звітів, в інформаційних повідомленнях і замітках і т. Д.);
2) опис (характеристика будь-якого явища, предме-та, події, особи шляхом перерахування його ознак, властивостей, особливостей). Опис включає зазвичай і загальну характе-ристики явища. Опис має місце практично в будь-якому службовому документі - звіті, акті, наказі, постанові і т. Д .;
3) міркування (логічно послідовний ряд визна-лений, суджень і умовиводів, які розкривають внутрен нюю зв'язок явищ і, як правило, доводять визначений-ве положення) 1.
У службових документах, так само як і в наукових дослід-ваниях, дуже часто розповідь, опис і міркування доповнюють одна одну, т. Е. Це тексти змішаних видів.
Текст офіційного документа включає, як правило, не-скільки елементів, головним з яких є той, що з-тримає основну інформацію. У свою чергу, основний елемент тексту може складатися з однієї, двох або трьох частин:
- виклад, де наводяться цифри, факти і докази;
1 Рахманін Л. В. Укю. соч. С. 5-7,177-179.
- висновок, що містить суть питання, т. Е. Пропозиція, розпорядження або прохання.
Перші дві частини або одна з них можуть бути відсутні, але висновок - обов'язкова частина будь-якого тексту офіційно-го документа. На відміну від наукових текстів, текст службового документа в раді випадків може складатися з однієї лише за-ключітельно частини.
Крім цього, в число елементів тексту входять також заго-спритний і додатки.
Тема тексту - це максимально короткий позначення його змісту.
У ділових, управлінських документах заголовки появи-лись, починаючи з XVIII століття. Вони значно полегшують озна-комленіе з документом і прискорюють його обробку, т. Е. Спо-собствуют ефективному пошуку, реєстрації без попереднього-ного прочитання всього документа. Не випадково в ГОСТах радянського періоду заголовок фігурував як орга-ного реквізиту.
В офіційних документах довжина одного рядка заголовка не повинна перевищувати 28 знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою виду документа, відповідаючи на питання «про що (про кого)?» Або «чого (кого)?». Наприклад, наказ - про створення ат-тестаціонной комісії, протокол- зборів акціонерів і т. П.
Багато службові документи мають додатки, додат-няющие роз'яснюють або деталізують ті чи інші по-тання тексту. З XIX століття додатки до документів стали оформлятися самостійно. Наявність додатків наочно свідчить про «ансамблевого» принцип побудови зна-ве частини офіційно-ділової документації.