Для декретних та нарахованого на їх суму ЄСВ в таб-особі 1 передбачені спеціальні рядки.
Декретні у всій сумі відбивайте в таблиці 1 за той місяць, в якому вони нараховані.
Інформацію про «декретниця» в таблиці 5 (код «5» в гр. 7) вам потрібно показати в звітах за два місяці: місяці початку і закінчення відпустки.
У таблиці 6 декретні призводять з розбивкою по місяцях.
Для відображення декретних та нарахованого на їх суму ЄСВ у таблиці 1 передбачені спеціальні рядки. Головне, уважно стежте за назвами відповідних рядків і зазначеними в них ставками. Допомога по вагітності та пологах наводиться в таблиці 1 форми № Д4 за той місяць, в якому воно нараховано. Причому наводиться відразу у всій нараховану суму. Розбивки по місяцях тут немає (див. Табл. Нижче).
Відображення декретних в таблиці 1 форми № Д4
При наданні працівниці відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами в таблиці 5 на неї потрібно заповнити рядок, в гр. 7 якій вказати код «5» (особа, якій надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами). При цьому в звіті за місяць, в якому починається така відпустка, в гр. 11 «дата качана» вказуйте перший день відпустки. У звіті за місяць, в якому закінчується така відпустка, відповідно, в гр. 11 ставиться останній день такого відпустки згідно ЛН.
Таким чином, інформацію про «декретниця» (код «5» в гр. 7) в таблиці 5 вам потрібно показати в двох місцях: місяця почала і місяці закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.
НА ЗАМІТКУ. Як правило, з наступного дня після закінчення декретної відпустки працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років. В такому випадку в таблиці 5 форми № Д4 за місяць, в якому закінчується відпустка по вагітності та пологах, після рядка про закінчення такої відпустки (в гр. 7 код «5») на цю працівницю заповнюється ще один рядок про початок відпустки для догляду за дитиною до 3 років (в гр. 7 ставиться код «6»).
Якщо відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами продовжується (працівниця принесла ЛН на додаткові 14 к. Дн.), В гр. 11 таблиці 5 ставиться дата закінчення відпустки з урахуванням продовження.
На відміну від таблиці 1, в таблиці 6 сума допомоги наводиться порядкової розрізі кожного з місяців. на дні яких припадає відпустка по вагітності та пологах. При цьому:
- в гр. 9 для допомоги встановлені спеціальні коди застрахованих осіб: «42» - для робітниць, які не є інвалідами, і «43» - для робітниць-інвалідів;
- гр. 10 не заповнюється. Виняток - якщо допомога донараховується до рівня МЗП. Тоді в гр. 10 ставиться код «13» (допбаза по ЄСВ);
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо нараховується допбаза, то на її суму заповнюється окремий рядок.
- в гр. 11 кожного рядка вказується відповідний місяць, на дні якого припадає відпустка по вагітності та пологах;
- в гр. 15 по рядку з сумою допомоги, яке нараховано за дні відпустки, що припадають на звітний місяць. кількість к. дн. перебування в трудових відносинах проставляйте тільки в тому випадку, якщо в цьому місяці немає нарахування заробітної плати або лікарняних.
У ситуації, коли в звітному місяці працівниці було нараховано заробітну плату (місяць виходу у відпустку по вагітності та пологах), гр. 15 заповнюєте тільки по рядку з зарплатою.
Якщо були нараховані тільки лікарняні + допомога по вагітності, гр. 15 заповнюйте по рядку з лікарняними. І тільки якщо на звітний місяць припадає одне допомога по вагітності та пологах (т. Е. На робітницю заповнюєте тільки рядок з посібником), гр. 15 заповнюйте по рядку з такими нарахуваннями.
Що стосується рядків на допомогу за майбутні місяці такої відпустки, то за ним в гр. 15 вказуйте к. Дн. відпустки - ці дні і є днями трудових відносин в такому місяці (гр. 15 = гр. 16).
В останньому місяці, на який припадає закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами, рівність гр. 15 = гр. 16 буде дотримуватися, тільки якщо працівниця після відпустки по вагітності та пологах не вийшла на роботу, а пішла у відпустку для догляду за дитиною до 3 років (див. Рис. 11 в матеріалі «Декретні: від оформлення до звітності» цього номера); - в гр. 16 приводите кількість к. Дн. які припадають на кожний місяць відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами;
- в гр. 17 відображаємо всю суму нарахованої допомоги за дні відповідного місяця, а в гр. 18 - суму, в межах якої допомога обкладається ЄСВ;
- гр. 20 і не мав заповнюємо;
- в гр. 21 наводимо нараховану суму ЄСВ (за ставкою 22% або 8,41%).
У таблиці 6 рядок з посібником по вагітності та пологах відображається в останню чергу після інших виплат, нарахованих працівниці в звітному місяці, в тому числі після лікарняних: зарплата → відпускні → винагороду за договором ЦПХ → лікарняні → допомога по вагітності та пологах.
Покажемо порядок заповнення форми № Д4 за даними прикладу, наведеного в матеріалі «Декретні: оподаткування, облік і звітність ь» цього номера (див. Рис. 9-12 в матеріалі «Декретні: від оформлення до звітності» цього номера).
Допомога по вагітності та пологах і мінбаза
В місяці закінчення відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами працівниці будьте уважні. Якщо вона відразу йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років (а так буває в більшості випадків), то в такому місяці дохід може бути меншою за розмір МЗП, що діє в цьому місяці. Той факт, що це нарахування тільки за частину місяця, а не за повний місяць, до уваги не береться. Якщо сума доходу менше МЗП, то потрібно донарахувати базу оподаткування ЄСВ до рівня МЗП. Провести таке донарахування у формі № Д4 потрібно в звіті за місяць, в якому закінчується відпустка по вагітності та пологах. У таблиці 6 доначіс-ленна база (МЗП за мінусом суми допомоги, що припадає на останній місяць) відображається у гр. 19, а нарахований на неї ЄСВ «зверху» (ставка 22%) - у ряд. 21 (див. Рис. 14 в матеріалі «Декретні: від оформлення до звітності» цього номера).
Аналогічним чином слід чинити, якщо в будь-якому з місяців протягом відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами сума допомоги виявилася менше МЗП. Ці питання особливо актуальні у зв'язку з підвищенням протягом року розмірів МЗП (див. Матеріал «Збільшився розмір МЗП: чи перераховувати суму ЄСВ з раніше виплачених декретних» цього номера).
Якщо посібник нараховано в місяці, наступному після початку декрету
Ситуація, коли відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами почався в кінці одного місяця (з дати відкриття ЛН), а посібник нараховано на початку наступного місяця, насправді досить поширена.
У такому випадку роботодавець суму допомоги призводить в таблицях 1 і 6 форми № Д4 за той місяць, в якому нараховано допомогу. Нагадаємо, що такою датою, на наш погляд, є дата подачі заявки-розрахунку до Фонду. У таб-особі 6 сума допомоги наводиться в розрізі по місяцям, в тому числі і з зазначенням даних за дні попереднього місяця, за які нарахована допомога.
Крім того, роботодавцю потрібно скласти таблицю 5 за попередній місяць з відміткою «додаткова» і вказати дані про початок відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами працівниці. Разом з цим складається супроводжуючий титульний лист за такий попередній місяць.
До речі, схоже запитання виникає і в ситуації, коли працівниця пізно принесла ЛН і саме з цієї причини допомога призначена не в місяці початку відпустки по вагітності та пологах.
Вероніка Чернишова, консультант