В першу чергу розберемося, чи можна назвати відрядженням поїздку працівника у справах компанії на один день.
Відрядження на один день можлива
Визначення службового відрядження міститься в статті 166 ТК РФ. Це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
Ні в Трудовому кодексі, ні в Положенні про відрядження не встановлено мінімальний термін, на який можна направити працівника у відрядження. Отже, якщо поїздка відбувається за завданням керівника а в ході неї працівник виконує службове доручення, то її можна назвати відрядженням. Нехай навіть вона триває всього один день. Термін відрядження роботодавець визначає самостійно з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення.
виплати працівнику
Відрядженому працівникові покладаються певні виплати.
Загальний порядок
Згідно зі статтею 167 ТК РФ при направленні працівника у службове відрядження йому гарантується збереження середнього заробітку. Крім того, співробітникові відшкодовуються (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- витрати на проїзд;
- витрати по найму житлового приміщення;
- додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові);
- інші витрати, зроблені працівником з дозволу або з відома роботодавця.
Особливості одноденного відрядження
Відрядження на один день оплачується працівникові за середнім заробітком, йому необхідно відшкодувати витрати на проїзд, а також інші витрати, вироблені з дозволу або з відома роботодавця. Тобто до неї будуть застосовані всі ті ж правила, що і до звичайної відрядженні.
А ось добові за час одноденного відрядження працівнику не покладені. Про це йдеться в пункті 11 Положення про відрядження.
Чи повинен працівник щоденно повертатися з місця службового відрядження додому, якщо є така можливість, - рішення приймає директор в кожному конкретному випадку (п. 11 Положення про відрядження). Керівник враховує:
- умови транспортного сполучення;
- характер виконуваного завдання;
- необхідність створення працівникові умов для відпочинку.
Якщо працівник після закінчення робочого дня за погодженням з керівником організації залишається в місці відрядження, то витрати по найму житлового приміщення відшкодовуються працівникові в розмірах, визначених колективним договором або локальним нормативним актом. Витрати повинні бути підтверджені відповідними документами (п. 11 Положення про відрядження). Правда, в цій ситуації відрядження одноденної вважатися вже не буде.
Що таке добові
Як ми зазначили вище, добові - це додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Однак законодавці не роз'яснили, про які саме витрати йдеться.
При цьому, виходячи зі змісту статті 168 Трудового кодексу, під проживанням розуміється перебування в житловому приміщенні, необхідність мати яке обумовлена відсутністю у працівника можливості повертатися і проживати в житловому приміщенні за місцем свого проживання.
У таких випадках на роботодавця покладається випливає з частини 2 статті 22 Трудового кодексу обов'язок забезпечити побутові потреби працівника, пов'язані з виконанням ним трудових обов'язків, зокрема створити працівникові умови для відпочинку в місці виконання ним службового доручення.
На основі цих доводів судді Верховного суду РФ підтвердили, що, оскільки працівник може повертатися додому зі службового відрядження, добові йому не підходять.
Формально не добові, але цілі ті ж
Аналіз судової практики, роз'яснень фахівців різних відомств говорить про те, що і за одноденну відрядження працівникам виплачуються певні суми, за своєю суттю нагадують добові. Практика показує, що в подібних виплатах необхідність є.
Бувають випадки, коли в організації при одноденної службовому відрядженні добові замінюють оплатою харчування. Так як нормами Трудового кодексу та Положення про відрядження не передбачено відшкодування витрат на харчування, виникають різні думки з цього приводу. Контролюючі органи вважають, що оплату харчування слід виключити з відшкодовуються працівникові витрат.
Розрахунок податків і внесків
Чи потрібно нараховувати на добові страхові внески, утримувати ПДФО і враховувати при розрахунку податку на прибуток якщо відрядження на один день?
Суть консультацій, судових постанов зводиться до того, що мова йде вести не про добових, а про інших витратах, вироблених працівником з дозволу або з відома роботодавця.
Податок на прибуток
Мінфін Росії недавно розглянув питання про можливість обліку витрат на виплату добових при розрахунку податку на прибуток.
У компанії колективним договором, а також положенням про відрядження працівників організації на території РФ передбачена виплата добових за одноденними відряджень, яка в документах вказана як «відшкодування інших витрат, пов'язаних зі службовим відрядженням». Зменшують чи дані виплати за одноденними відряджень податкову базу по податку на прибуток?
Фахівці фінансового відомства відповіли що дані витрати можна врахувати. Але не в складі витрат на відрядження, а в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією. Підстава - підпункт 49 пункту 1 статті 264 НК РФ.
Фахівці відомства пояснили, що перелік витрат на службові відрядження, які можна врахувати при оподаткуванні прибутку, наведено в підпункті 12 пункту 1 статті 264 НК РФ. До них відносяться, зокрема, добові. Але за період одноденного відрядження вони не покладені.
Фахівці фінансового відомства пояснили, що, якщо грошові кошти за одноденну службове відрядження не є добовими, а відносяться відповідно до статті 168 ТК РФ до інших витрат, пов'язаних з відрядженням, вони враховуються у складі звільняються від ПДФО доходів, так як є компенсаційними виплатами, пов'язаними з виконанням працівником службових обов'язків. Дані виплати не обкладаються податком в повному обсязі при наявності документального підтвердження зроблених витрат.