Яна Леоненкова, координатор проектів, Центр підприємництва США-Росія
Михайло Іванов, генеральний директор видавництва «Манн, Іванов і Фербер» радить дуже ретельно підходити до підбору нових співробітників для віртуальної організації, щоб не знижувати продуктивність праці. Наприклад, виручка його видавництва складає близько двох мільйонів доларів США в рік, всього в компанії працює 15 чоловік (включаючи двох бухгалтерів і кур'єра), таким чином, на кожного співробітника припадає близько 120 тис. Доларів на рік виручки. За підрахунками Михайла, кожен новий співробітник повинен приносити не менше 100 тис. Доларів на рік додатково до виручки. Однак, як він зізнався, деякі співробітники досить погано «віртуалізуються». Після того як протягом останніх п'яти років у видавництві змінилися три бухгалтера через особливості надомної роботи, було прийнято рішення, що для компанії буде набагато дешевше орендувати офіс і обладнати робочі місця для двох бухгалтерів, ніж потім платити штрафи за неправильно розраховані податки. Так що видавництво, в цілому, вже не зовсім віртуальна організація, хоча п'ять років і працювало без офісу.
Ася Власова, генеральний директор компанії «iTrend» вважає, що робота в штаті великої компанії неминуче призводить до того, що рано чи пізно ви стаєте керівником відділу, напрямки, департаменту. Спочатку ви радієте, хвалитеся перед друзями, але через якийсь час розумієте, що замість того, щоб займатися по-справжньому цікавими проектами, працювати з клієнтами, реалізовувати нові ідеї, ви сидите на одному і тому ж місці і займаєтеся своїми співробітниками - ви їх шукаєте, переглядаєте резюме, розмовляєте з ними, звільняєте, займаєтеся їх особистими проблемами. «Що було найстрашніше для мене - ви повинні їх мотивувати, їздити з ними на тімбілдинги". Ася зрозуміла, що виконання цих функцій віднімає у неї дуже багато енергії, і що вона хоче працювати на себе, на своє цікаве справу. У свою віртуальну компанію Ася змогла підібрати кількох людей, якими не треба керувати, які самі мотивовані на роботу. Один з них є співзасновником компанії, іншому просто подобається такий стиль роботи. Наявність хорошого досвіду в рамках великої компанії, наявність клієнтів і розуміння, як організовувати продажу допомогли прийняти остаточне рішення на користь роботи на себе. Також важливим моментом було бажання керувати своїм доходом. Ася нагадала всім, що перший час доходи можуть бути невеликими і непостійними - це своєрідна плата за свободу.
Ася Власова вважає, що досить складно знайти всередині великої компанії співробітників, з яких можуть вийти підприємці - власники віртуальних компаній, що працюють на підряді у колишнього роботодавця. Справа в тому, що більшість людей досить інертні. Співробітники, що знаходяться в штаті, дуже раді продовжувати працювати в звичайному режимі і отримувати стабільну зарплату. Їх зовсім не ваблять ті перспективи, які відкриваються за вікном офісу. «Зрозуміло, що коли людина знаходиться в штаті, він у вас« на гачку ». Так чи інакше, його мотивація вам зрозуміла, його психологічні особливості стають вам через деякий час відомі, тобто - це людина керований. А з людиною, що працює у вас на підряді, потрібно домовлятися; його мотивації, як правило, на початку роботи замовнику невідомі, і оцінити можна тільки результат, і завжди присутні певні ризики », - підкреслює Ася.
Віртуальні компанії, як правило, є невеликими організаціями. Власник повинен вирішити, що для нього приоритетнее - зростання компанії або віртуальний формат. Якщо комфортніше працювати без офісу, то доцільно мати команду не більше 7-10 чоловік. Як правило, великі гроші - не основна мотивація власників віртуальних компаній. Як тільки мова заходить про великих оборотах, великих проектах і великій кількості замовників, варто починати думати про оренду офісу.
Прогрес у розвитку технологій не стоїть на місці, і в даний час є всі технічні можливості для віддаленої роботи для компаній в різних галузях.
Микита Кабардино, з точки зору роботи в IT-сфері, радить використовувати для постановки завдань співробітникам програми Basecamp і Megaplan (SaaS). Basecamp дозволяє повністю працювати в браузері, ставити завдання і призначати терміни їх виконання, зручний у використанні. Програма дозволяє вести проекти, списки завдань, самі завдання, дошки для записів, а також обмінюватися файлами. Для невеликої компанії, тим більш віртуальною, досить користуватися цією програмою, щоб не витрачати зайві гроші на сервер і користуватися чимось більш громіздким. У ній використовується новий підхід до роботи користувачів, немає зайвих речей, немає класичних інструментів академічного проектного менеджменту. Клієнт IT-компанії може отримати доступ до веб-інтерфейсу, що є великою перевагою даної програми. Микита додав, що для компаній IT-сфери в даний момент Basecamp є своєрідним галузевим стандартом.
Аутсорсинг як тренд віртуалізації
Багато віртуальні організації організовувалися для того, щоб надавати конкретну послугу вже наявної клієнтської бази, або створювалися спеціально під великого клієнта, який таким чином виводив неключових процеси на аутсорсинг. Одними з найважливіших моментів подібної співпраці є питання довіри і контролю якості. Ася Власова розповіла про свій досвід - її компанія iTrend надає PR-послуги в області інформаційних технологій, основним клієнтом є компанія «КОРУС Консалтинг», в якій Ася довгий час працювала штатним співробітником. Ще будучи в штаті компанії «КОРУС Консалтинг», Ася повідомила начальству, що хотіла б мати вільний графік роботи і, більш того, працювати на себе. Її прагнення знайшло підтримку у керівництва, і зараз iTrend є зовнішньої PR-службою «КОРУС Консалтинг».
«Якщо ти працюєш на основі аутсорсингу, навіть нехай з невеликою компанією-підрядником - хоч що складається з однієї особи, але який свідомо вирішив присвятити себе саме цьому конкретному заняття, який пішов з найманої праці і взяв на себе ризики власного бізнесу, то, як правило , така людина буде робити свою роботу добре, - каже Ася Власова. - Але навіть якщо цього не станеться і якість роботи не влаштовуватиме замовника, то з підрядником можна легко розірвати договір. І це хороший спосіб підвищення якості кінцевого результату ». Подібна робота за договором вимагає довіри і, бажано, наявності позитивного досвіду співпраці між замовником і виконавцем. Крім того, в подібних взаєминах є позитивні моменти, яких немає при роботі з найманими працівниками - зовнішній підрядник ніколи не захворіє, не піде у декрет або відпустку, немає проблем з його звільненням », - підкреслює Ася Власова.
Віддавати на аутсорсинг можна далеко не все. З того, що приносить хороші результати, повністю можна віддавати IT-обслуговування, PR, маркетинг. Частина робіт, які можна віддавати на субпідряд - це консалтинг, господарська діяльність, наприклад, оформлення відряджень для співробітників компанії. У компанії «КОРУС Консалтинг», де Ася працювала до відкриття своєї компанії, у співробітників багато відряджень, так як консультанти їздять до клієнтів по всій країні, і кожен день оформляється величезна кількість документів. Уже кілька років тому компанія уклала договір з тур-агентством, і тепер в секретаріаті агентство має свій невеличкий куточок. Спеціаліст агентства моментально оформляє всі квитки, так як для цього він має всі технічні можливості і бази даних.
Щодо того, чи віддавати на аутсорсинг продажу, існують різні думки і багато що залежить від моделі бізнесу. Якщо компанія продає послуги, то виникають часті особисті зустрічі з клієнтами. «Віртуальний офіс не має на увазі відсутність особистого спілкування, - говорить Ася Власова. - Віртуальний офіс потрібен для скорочення витрат, для більшої зручності людей. Але зі своїми співробітниками, тим більше з клієнтами і партнерами, я вважаю за краще весь час мати особистий контакт. Щоб працювати взагалі без особистого спілкування, напевно, доведеться міняти бізнес-модель ».
Всі виступаючі відзначили, що одним з істотних переваг роботи в режимі віртуального офісу є мобільність, тобто можливість роботи вдома або в будь-якому іншому місці, а також можливість вибирати зручний для кожного співробітника режим роботи. У гостей заходу виявилося багато питань на цю тему. Найважчим моментом виявилося, як пояснити членам сім'ї, що твоя присутність вдома не означає, що ти для них вільний. Звичайно, питання окремої кімнати для роботи, кабінету в рамках квартири, для багатьох стоїть гостро. Микита Кабардино впевнений, що рано чи пізно з'явиться культура роботи вдома. Це станеться, коли члени сім'ї почнуть поважати домашня праця. Олександр Базанов і Михайло Іванов і зараз не бачать для себе в цьому жодної проблеми. Але у Михайла, наприклад, є домашній кабінет, що дозволяє йому вирішувати робочі питання в спокійній і тихій обстановці. Михайло додав, що можливість роботи вдома - це ще й можливість зробити паузу, перепочити, наприклад, вийти на пробіжку або позайматися з дитиною. Ася Власова вважає, що багато людей стають підприємцями і вибирають для себе режим віртуального офісу, в тому числі, через можливість управління своїм часом. «Я не дуже розумію, припустимо, графік роботи маркетолога з 08.30. до 17.00. ч. - в чому сенс такого жорсткого підходу? », - каже Ася. Олександр Базанов переконаний, що головними перевагами віртуальних організацій є свобода власника, економія часу і зниження витрат.
Ще один серйозний момент - автомобільні пробки. У великих містах, таких як Москва або Санкт-Петербург, співробітники можуть витрачати до декількох годин в день на дорогу до офісу і назад. Михайло Іванов вважає, що з точки зору пропозиції на ринку праці, компанія, що надає співробітнику можливість вибрати місце роботи і зручний графік, завжди виграє. По крайней мере, в Москві, де віддаленість офісу від будинку є важливим чинником, який змушує нерідко відхиляти пропозицію про роботу. Сам Михайло, крім роботи вдома, працює в громадських місцях, навіть у метро, використовуючи IPAD. Ася Власова каже, що їй також комфортно працювати і вдома, і в кафе, і в офісі.
Наостанок виступаючі дали поради тим людям, які замислюються про віртуальну компанію і тим, хто вже працює в такому режимі:
- Мати постійний доступ до Інтернету, ноутбука / IPADу, хороший корпоративний сайт; бути технічно підкованим в питанні мобільних технологій.
- Пам'ятати, що спілкування зі своїми співробітниками і клієнтами має відбуватися на постійній основі. Якщо ж співробітники і клієнти знаходяться в інших регіонах, то використовувати для спілкування сучасні технології зв'язку.
- Встановити правила комунікації один з одним. Наприклад, відповідати на листи протягом одного дня, бути завжди на зв'язку в робочий час.
- Шукати співробітників, які орієнтовані на результат і не потребують щохвилинну контролі; перевагою для них є свобода планування свого часу і незалежність від офісних стін.
- Відокремити робочий простір від особистого.
- Пам'ятати, що для віртуальної компанії існують обмеження щодо зростання, кількості співробітників і обороту. При активному зростанні виникає необхідність трансформувати віртуальну організацію в «реальну».