Поняття «віртуальна організація», яке так люблять теоретики менеджменту, має кілька тлумачень. Одні під віртуальною концепцією на увазі не більше ніж здатність компаній використовувати інформаційні технології для ефективної спільної роботи людей, розкиданих по різних місцях і навіть різних континентах. Для інших це поняття має ширше значення і відповідає аморфної організації, що складається з проектних команд, які формуються з конкретною метою і можуть бути миттєво розпущені.
Нові організації вже не вбудовуються в модель суворої ієрархічної піраміди, з вершини якої всезнаючий і всевидюче генеральний директор оглядає корпоративні володіння. Втіленням організації стають зовсім інші форми і образи.
Стверджується, що застосування інформаційних технологій усуває необхідність перебування в офісі тих співробітників, які можуть працювати віддалено - з дому або інших офісів по всьому світу, підключаючись до віртуального спільноті, підтримуваного технологіями.
Віртуальна організація представляє собою невловиме, мінливе поєднання технологій, досвіду і мереж. Це «свято, яке завжди з тобою», що спирається на технології для створення гнучкої організації, яка задовольняє потреби клієнтів.
Таким чином, компанії позбавляються від громіздких будівель своїх штаб-квартир, дорогого «цегли і бетону» звичайного бізнесу. Співробітники можуть працювати вдома або, при необхідності, в офісах-супутниках. Спілкуючись за допомогою комп'ютерних мереж, модемів і електронної пошти, працівники звільняються від обтяжливих поїздок на роботу і щоденної офісної рутини. Організації можуть заощадити величезні кошти, відмовившись від дорогих хмарочосів. Віртуальна організація підвищує рівень життя і прибутку одночасно. Так віртуальність створює сприятливі умови для бізнесу.
Інші прихильники віртуальної організації вважають, що це тільки початок. Ряд компаній прийшли до висновку про те, що віртуальна робота дозволяє повністю відмовитися від традиційної структури організації. Вони відстоюють модель організації, що об'єднує людей або компанії в роботі над спільним проектом; при цьому віртуальна організація або команда розпускається відразу по завершенні проекту.
Віртуальні команди сьогодні тут, а завтра їх уже немає. Можна порівняти це з підбором акторів для фільму або спектаклю: вони працюють разом як одна команда тільки на час постановки, а потім розходяться в різні боки. Фахівці можуть бути також пов'язані з декількома віртуальними організаціями одночасно, що дозволяє їм оптимально використовувати свої навички.
Віртуальні організації, при всій їх різноманітності, володіють однією загальною властивістю: вони виходять з передумови, що інформаційні технології дозволяють людям в різних географічних точках працювати разом, незважаючи на відстані. Їх здатність спілкуватися і обмінюватися інформацією призводить до корінної зміни моделі прийняття рішень: тепер уже немає необхідності в координації з центру.
Якщо уявити собі окремих працівників у вигляді точок на організаційній схемі, то традиційні структури забезпечують певні рамки, що дозволяють координувати і направляти зусилля співробітників. Але варто з'єднати точки - або комп'ютери - між собою, як потреба у формальній структурі відпадає. Якщо зробити наступний крок і уявити собі ці точки у вигляді лампочок, приєднаних до загальної мережі комунікації, то тоді - принаймні, теоретично - віртуальна організація може в будь-який момент «включити» або «вимкнути» ту чи іншу ділянку роботи або конфігурацію необхідних умінь .
Що б там не казали про амебах, концепція віртуальної організації виникла не вчора. Її походження можна простежити аж до початку 1970-х рр. - епохи фантазій про швидко наближається «золотий вік» неробства, коли всю роботу будуть виконувати комп'ютери. (Це виявилося вірно тільки наполовину: комп'ютери дійсно виконують чимало роботи, але при цьому відкриваються широкі перспективи для іншої необхідної діяльності.) Аудитори, бухгалтери та багато інших професіонали працюють віртуально вже багато років.
Другим каменем спотикання є те, що віртуальна організація вимагає якісного стрибка, а не поступової еволюції. Віртуальна організація радикально відрізняється від традиційної. Щоб вона запрацювала, короткочасного сплеску ентузіазму недостатньо. У керівників мінливих організацій уявлення про технічні можливості часто обмежені. Щоб створити віртуальну організацію, потрібно до певної міри розбиратися в технологіях, а також підтримувати гармонійні і поважні взаємини з ІТ-фахівцями компанії.
Як працюють ідеї
Компанія надзвичайно децентралізована і стверджує, що у неї немає головного офісу. Замість цього кожна її частина - або «ягода» - видає власні ідеї та стратегії і в кінцевому підсумку приймає рішення самостійно. У моделі «оладок з чорницею» істотним «інгредієнтом» є миттєвий зв'язок по електронній пошті. Співробітники отримують портативний комп'ютер раніше, ніж робоче місце, і внутрішня переписка на папері заборонена.
Ліквідація паперу, на його думку, створює «культуру невідкладності», яка дозволила йому як директору звільнитися від ланцюгів, приковують інших керівників до їх робочих місць. Це означає, що він може грати в бізнесі більш активну роль, витрачаючи на роз'їзди від 80 до 90% свого часу.
Співробітники VeriFone теж знають, що будь-який з них - незалежно від посади - може написати Тябджі безпосередньо, де б він не був. «Я говорю людям, що не заперечую проти великої кількості повідомлень, - підкреслює він, - і я насправді особисто відповідаю на кожне послання протягом 24 годин».
У більшості компаній справжня віртуальна робота ще не починалася.
Це ще одна перешкода для створення віртуальної організації. Віртуальна організація використовує ІТ як головний корпоративний ресурс. Проблема полягає в тому, що багато організацій продовжують ставитися до ІТ як до функції, окремим ізольованому бюджету, а не як до динамічного організаційного інструменту. Крім того, віртуальну організацію можна розглядати як потенційно підриває позиції керівництва. Королі рідко починають революції. Керівники розуміють, що у віртуальній організації їх стара тактика і владні ігри вже не спрацюють. Їм доведеться міняти звички усього життя.
З урахуванням явних труднощів створення по-справжньому віртуальних організацій перехід до них може спиратися на компромісні рішення - наприклад, систему незакріплених робочих місць (hot-desking). Ще один варіант - віртуальні команди, групи, що відповідають за досягнення перехідних або короткострокових цілей. Групи бувають тимчасовими (в цьому випадку вони створюються під певний проект) або постійними. Мета залишається тією ж, що і в віртуальної організації: забезпечити гнучке, постійно розвивається поєднання навичок, ресурсів і безпосередніх потреб