Використовувати таксі як транспортний засіб, зараз можливо як у відрядженні, так і в щоденній виробничої діяльності.
Раніше витрати на таксі не дозволялося вносити в розрахунок податків на прибуток. А причина була завжди одна, так як законодавство ніяк не регулювала дане питання.
Але 5 років тому Міністерство Фінансів РФ, випустило серію рекомендаційних листів, в яких йдеться про можливість включення таких витрат у розрахунок податків. З тих пір дані рекомендаційні листи активно використовується в практиці докази ефективності витрати на таксі у відрядженні.
Використання таксі в службовому відрядженні
Під службовим відрядженням розуміється поїздка співробітника нема на постійне місце роботи, у напрямку керівництва. Фірма при цьому повинна відшкодувати працівникові понесені ним витрати. Але тоді у самої фірми з'являються інші витрати, які їй потрібно враховувати при підрахунку основи з податкового збору на прибуток.
Але, при цьому потрібно дотримати 2 незмінних вимоги: надати незаперечні докази ефективності застосованих витрат і гарантувати присутність всіх документів, які підтверджують ці витрати.
Деякі документи оформляється в організації, такі як:
• Наказ про призначення відрядження;
• Посвідчення про відрядження співробітника;
• Службове завдання від організації.
При цьому в наказі керівництва потрібно вказати всі доказові факти економічної доцільності використання таксі. У наказі потрібно вказати вагомі причини, що викликали витрати на таксі у відрядженні.
Як підтвердити витрати на таксі у відрядженні?
Як достовірних фактів, можна пред'явити наступні вагомі аргументи:
• необхідність в швидкому прибуття в пункт відправлення - вокзал ж / д або аеропорт;
• велику вагу документації або зразків продукції, які потрібно перевести в багажі;
• велика віддаленість від необхідної пасажирської магістралі;
• значна економія часу.
Але і Ви, як відрядження, зобов'язані виявляти свою ініціативу. Так як, в Ваших силах пред'явити пояснювальний заяву з квитком про те, що рейс пізно вночі.
Але Вам необхідно буде підтвердити витрати на таксі у відрядженні. Так як тільки економічного обґрунтування буде мало, і якщо у вас не буде чеків, а так же бланків звітності, які повинні видавати таксисти.
Так як в якості засвідчує документа був би квиток на автобус або метро, то зайвих питань в бухгалтерії не виникало ні коли. Але таксисти таких бланків, не мають. Якщо водій не видає квитанцію, то тоді витрати на Вашу поїздку в таксі, доведеться списувати з чистого прибутку організації.
Деякі організації виходять з такого становища, свідомо оформляючи службову записку пояснення від керівника відділу, до подання директора. Але варто відзначити, що в навіть такій ситуації податкові ризики високі. І це майже не залежить від наявності переконливих аргументів для поїздки.
Використання таксі під час робочих поїздок
Якщо використання таксі потрібно в якості транспорту з - за виробничих причин, тоді такі витрати будуть відноситися до оплати послуг за звичайними умовами діяльності. І грошей на оплату, такого пересування, йде в рази більше, ніж в почли людом іншому випадку.
Саме з цієї причини вимоги до заповнення всіх необхідних документів, що підтверджують витрати на таксі у відрядженні. тут незрівнянно вище.
Зазвичай полягає негласна угода, між організацією і співробітником, що працівник представить всі необхідні документи: накладні, рахунки і акти. Але для податкових органів, всіх вище перерахованих документів недостатньо, щоб довести витрати на таксі у відрядженні, потрібно прикладати ще й інші документи.
Як показує практика, необхідно прикладати документи власної фірми, а саме:
• надати маршрутні листи, переліком поїздок;
• вказати дати і час їх точного здійснення;
• вказувати конкретні цілі поїздок і причину використання таксі;
• вказувати конкретний розмір грошових коштів, які були виділені на кожну з поїздок.
При цьому, Вам обов'язково повинні надати зразок службової записки на таксі. Так само важливий наказ про наймання таксі для твору виробничих завдань. А перераховані документи потрібно оформити звичайними додатками до основного наказом.
Чітких форм оформлення документів, які підтверджують необхідність витрат на використання таксі, не виділено.
А причина дуже проста: тому що організації не часто зменшують ставку з податку на отриманий прибуток, застосовуючи рахунки оплати таких послуг.
І якщо таке завдання з'являється, то потрібно оформляти такі операції з особливою ретельністю. Так як економічна виправданість витрат на таксі - дуже вразлива грань у платників податків.