Контроль по відношенню до організації ділиться на внутрішній і зовнішній.
В рамках внутрішнього контролю виконавці самі стежать за своєю роботою і її результатами і вносять у міру необхідності коригування в власну діяльність.
Зовнішній здійснюється керівництвом або спеціальними співробітниками - контролерами.
Зовнішній контроль грунтується на тому факті, що люди, принаймні формально, краще виконують свої обов'язки, якщо знають, що за ними спостерігає керівник, або його представник.
Психологи вважають, що на це є кілька причин. Найбільш очевидна полягає в тому, що за результатами контролю відбувається оцінка співробітників і пов'язані з нею заохочення, покарання, просування по службі. Пильний контроль може означати також, що даній сфері діяльності керівництво надає великого значення, і тому за неї варто триматися і проявити хоча б показне старанність, щоб виділитися на тлі інших. Нарешті, оскільки підсумки контролю зазвичай широко висвітлюються в колективі, багато хто намагається працювати краще для того, щоб прославитися. Іншими словами, додаткове старанність проявляється тут через честолюбства. Тому систему контролю необхідно конструювати так, щоб запобігти поведінка, орієнтована на нього.
Успіх зовнішнього контролю залежить від ряду обставин.
По перше. повинна бути передбачена так звана «захист від хитруна», тобто від того, хто, нічого не роблячи, намагається створити видимість активної і сумлінної праці, показати керівництву не те, що є насправді, а те, що воно хотіло б бачити. Заради такої показухи закидаються дійсно важливі і потрібні справи, блокується важлива інформація, яка має під сумніви «досягнення». Найчастіше це робиться за допомогою маніпулювання показниками, заниження або завищення їх істинної величини.
Чим вище ступінь бюрократизації управління організацією, тим частіше подібне, орієнтоване на контроль поведінку співробітників має місце, і вони більше часу витрачають на обман начальства, ніж на виконання власних обов'язків. Особливо часто це буває, якщо відсутні чітко визначені нормативи роботи і її результат не проходить ринкову оцінку споживачем.
По-друге. мети. які ставляться перед людьми в системі зовнішнього контролю, повинні бути досить важкими, що не дають виконавцям «засипати на ходу», але не залишають лазівок для ледарів. Вважається, що найбільшою мірою вони стимулюють тоді, коли у виконавця є 50% -а впевненість в їх досягненні.
По-третє. за підсумками зовнішнього контролю обов'язково має слідувати заохочення, а, якщо необхідно, і покарання.
Щоб забезпечити виконання цих умов система зовнішнього контролю повинна бути по суті тотальної, що вимагає величезних матеріальних і трудових витрат. При постійно ускладнюється діяльності вона стає економічно і технічно непосильним навіть для великих організацій. Вихід з ситуації, що склалася лежить у впровадженні, де можливо, практики внутрішнього контролю, або самоконтролю.
Головна риса останнього полягає в тому, що виконавці самі вчасно виявлять проблему і шукають шляхи її вирішення. Завдання зловити когось за руку і покарати, щоб іншим не кортіло, тут не ставиться. У цих умовах виконавці працюють легко і вільно, беруть активну участь в формулюванні цілей своєї діяльності і самі контролюють їх реалізацію.
Оскільки умовою впровадження самоконтролю є переважання групових форм роботи і прийняття рішень, здоровий морально-психологічний клімат, демократичні форми керівництва, що зустрічається далеко не скрізь. На практиці внутрішній і зовнішній контроль застосовуються в певному співвідношенні, що залежить від:
Перш ніж формувати підходи до системи контролю, необхідно отримати точні відповіді на поставлені питання, інакше результати можуть бути плачевними.