Порядок записів в Книзі покупок.
Всі реквізити, які повинен містити рахунок-фактура, перераховані в пунктах 5 і 6 статті 169 Податкового кодексу. Правила складання цих документів передбачають, що неправильне заповнення тягне за собою неможливість реєстрації (п. 14).
Отже, якщо бухгалтер виявив помилку в рахунку-фактурі, то в нього необхідно внести виправлення в порядку, передбаченому пунктом 29 правил. Це означає, що поправки повинні бути завірені підписом керівника та печаткою продавця. Причому обов'язково повинна стояти дата внесення коригування.
Податківці в листі роблять акцент на тому, що, поки ви не наведете рахунок-фактуру у відповідність до законодавства, зареєструвати її в Книзі покупок буде не можна. А коли бухгалтер внесе всі виправлення, фірма спокійно може одержати відрахування по правильному документу. Порядок, встановлений пунктом 7 правил, свідчить, що запис про анулювання рахунку-фактури «з дефектом» необхідно зробити в додатковому аркуші до Книги покупок в тому податковому періоді, в якому цей документ був зареєстрований спочатку, тобто до внесення в нього виправлень. Контролери звертають увагу бухгалтерів на те, що зазначені додаткові аркуші - це невід'ємна частина книги.
. для неправильних рахунків-фактур
Додатковий лист має бути наповнений згідно з додатком № 4 до правил. У рядку «Всього» листа за податковий період (місяць або квартал), в якому був зареєстрований правильний документ, необхідно підвести підсумки по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б та 12. При цьому потрібно з сум по рядку «Разом» відняти показники тих рахунків-фактур, записи за якими будуть анульовані. Суму з рядка «Всього» потрібно використовувати при внесенні змін до декларації з ПДВ.
Контролери нагадують, що, якщо сума податку за минулий податковий період була занижена, необхідно подати уточнену декларацію. Такий порядок передбачений пунктом 1 статті 81 Податкового кодексу. Уявити її потрібно за той період, коли була допущена помилка і внесені зміни в Книгу покупок.
У разі помилкової реєстрації документа в книзі, ФНС рекомендує дотримуватися такого ж порядку виправлення записів. Тобто, якщо бухгалтер просто неуважно заповнював Книгу покупок і допустив неточність, він повинен дотримати повну процедуру внесення змін, передбачену для рахунків-фактур з виправленнями.
Якщо рахунок-фактура не зареєстрований
Припустимо: бухгалтер фірми-покупця в поточному податковому періоді виявив, що не вніс запис до Книги покупок за рахунком-фактурою, отриманому в минулому кварталі. При цьому йому потрібно враховувати наступне. Фірма має право на відрахування
податку на підставі рахунку-фактури та відповідного первинного документа. Якщо в попередньому податковому періоді до відрахування були заявлені не всі суми, на які компанія має право, бухгалтер може подати уточнену декларацію. У ній необхідно буде відобразити повну суму, поставлену до відрахування.
Крім того, для того щоб податок в коректує декларації збігався з сумою, вказаною в підсумкових графах Книги покупок за відповідний податковий період, слід внести зміни в книгу. Їх ФНС рекомендує відображати в додатковому аркуші до зазначеної книзі. Знову ж таки - за той період, в якому бухгалтер коригує суму податку. Після дотримання цієї процедури потрібно до підсумкових показниках додаткового аркуша додати показники зареєстрованих рахунків-фактур.
Коригування Книги продажів
Відповідно до пункту 16 правил, якщо в Книгу покупок вносять зміни, їх потрібно відобразити в додатковому аркуші до цієї книги за той податковий період, в якому був зареєстрований рахунок-фактура до внесення в нього змін. Тобто порядок коригування записів не відрізняється від Книги покупок. Додаткові листи до цієї книги також є її невід'ємною частиною, нагадують податківці.
Зміни вносять згідно з додатком № 5 до правил. У рядку додаткового аркуша, яка підлягає анулюванню, записують дані по рахунку-фактурі до внесення в нього змін. У наступному рядку реєструють вже виправлений документ.
У рядку «Всього» додаткового аркуша Книги продажів того податкового періоду, в якому спочатку був зареєстрований рахунок-фактура, потрібно підвести підсумки по графам 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б і 9. При цьому з показників рядка «Разом» необхідно відняти суми, зазначені в анульованих рахунках-фактурах, і до отриманого податку додати показники знову зареєстрованих документів з виправленнями. Суму податку з рядка «Всього» потрібно використовувати для внесення змін до декларації з ПДВ того періоду, в якому виявлено помилку.
Якщо ж бухгалтер в минулому податковому періоді не зареєстрував рахунок-фактуру в Книзі продажів, йому необхідно відобразити її в додатковому аркуші до цієї книги. При цьому потрібно податок з цього документа додати до показників рядка «Разом». Якщо податкова база змінилася, то фірма зобов'язана представити коригувальну декларацію за той податковий період, в якому внесені зміни по Книзі продажів.
Папір все стерпить
Якщо рахунок підписує індивідуальний підприємець, він повинен вказати реквізити свідоцтва про державну реєстрацію. Якщо у підприємця облік веде бухгалтер, то останній підписувати рахунок-фактуру не повинен. Досить автографа самого бізнесмена.
Джерело: журнал "Московський бухгалтер"