Жодна компанія не зацікавлена у втраті товарів і обладнання зі складу. Але такі випадки, на жаль, не рідкість. Причини можуть бути різними: крадіжка або помилка обліку. Продукції також можна недорахуватися, якщо, наприклад, розбити її при навантаженні. Що робити в такій ситуації, розповіла Єлизавета Сейтбекова, керуюча ТОВ «Корн-Аудит».
Для того, щоб документально відобразити втрату товару, необхідно, перш за все, виявити його відсутність. Якщо він розбився або був пошкоджений так, що неможливо його використовувати, то це необхідно підтвердити первинним документом, таким як акт. Папір повинна містити реквізити, перераховані в статті 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік».
Якщо товар був вкрадений, то не завжди буває можливо одразу виявити його відсутність. Тоді допоможе інвентаризація. Для оформлення даних відповідальні особи з створеної комісії складають такі папери: інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № інв-3); інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання (форма № інв-5). Форму № інв-3 необхідно застосовувати для відбиття даних фактичної наявності ТМЦ (виробничі запаси, готова продукція, товари, інші запаси і ін.) В місцях зберігання і на всіх етапах їх руху в організації. Відповідно, в ній і потрібно вказати відсутність товарів. Після виявлення факту втрати необхідно розібратися з причинами події. Часто цим займається спеціальна комісія. Для її створення і для розслідування кожного випадку втрати потрібно видати наказ керівництва компанії.
відображення нестачі
Якщо на складі виявлено недостачу. то її необхідно відобразити в бухгалтерському обліку незалежно від причин виникнення такої ситуації. Компанія потім буде перевіряти причини, списувати недостачу в межах норм і розслідувати цю обставину. Всі факти недостачі необхідно відобразити на рахунку 94 бухгалтерського обліку. Зробити це можна проводками:
Дебет 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кредит 41 «Товари»
- відображена недостача (за балансовою вартістю товару)
Дебет 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кредит 42 «Торгова націнка»
- сторнирована торгова націнка по втраченим товарам, якщо товари враховувалися за продажними цінами.
Списання в межах норм
Після відображення в обліку потрібно зрозуміти, чому товар був загублений. Якщо причина події криється в недбалості працівника, наприклад, працівник складу випадково розбив стелаж з товарами, то втрати можна списати в межах норм. Втрати, які перевищують норми, будуть компенсуватися за рахунок чистого прибутку бізнесу.
Визначення граничного розміру втрат проводиться незалежно від термінів зберігання на складах скляної тари з товарами за період, що перевірявся.
У бухгалтерському обліку списання товарів буде відбуватися таким чином:
Дебет 94 Кредит 43
- відображена виявлена втрата готової продукції за фактичною або нормативної (планової) виробничої собівартості матеріально-виробничих запасів.
Дебет 20, 23, 26, 29 Кредит 94
- оприбутковано (відшкодовано) спад цінностей - усушка, утруска, розпил та т. П. В межах норм на витрати виробництва.
Дебет 91-2 Кредит 94
- спад цінностей понад норму погашена за рахунок інших витрат організації.
розкрадання невідомим
Часто розкрадання відбуваються через дії невстановлених осіб. Наприклад, під час інвентаризації комісія виявила пропажу товарів. Керівництво фірми звернулося в поліцію, але ні правоохоронні органи, ні власні зусилля бізнесу з пошуку винного не принесли належного результату. В цьому випадку збитки також потрібно списати в обліку.
Згідно з підпунктом 5 пункту 2 статті 265 НК РФ. до позареалізаційних витрат прирівнюються збитки, отримані платником податку в звітному періоді, зокрема, витрати у вигляді недостачі матеріальних цінностей у виробництві і на складах, на підприємствах торгівлі у разі відсутності винних осіб, а також збитки від розкрадань, винуватці яких не встановлені.
Для того, щоб зберігач не уникнув відповідальності, необхідно чітко прописати відповідальність в договорі з ним. Якщо втрата все ж сталася, цей факт потрібно відразу зафіксувати в акті. Також необхідно направити хранителю претензію щодо недотримання умов договору.
Важливим моментом для списання є документальне підтвердження того, що сталося. Факт відсутності винних повинен бути документально підтверджений відповідними органами влади. Відповідно до підпункту 1 пункту 1 статті 208 КПК України, у разі невстановлення особи, що підлягає залученню в якості обвинувачуваного, попереднє слідство у кримінальній справі зупиняється. Слідчий виносить постанову і його копію направляє прокурору. На підставі підпункту 13 пункту 2 статті 42 КПК України потерпілий має право отримати копію постанови, і вона, відповідно, підтверджує факт відсутності винних осіб. Без цього списати збитки не вийде, тому компаніям краще або страхувати відповідальність, або підтверджувати документально факт розкрадань.
Згідно з правовою позицією на користь комерсантів, сформульованої в Визначенні КС № 1 543-О, НК РФ не містить вказівки на те, які саме документи можуть підтвердити факт відсутності винних осіб при недостачі матеріальних цінностей.
Конституційний Суд не обмежив бізнес в питанні підтвердження правомірності обліку відповідних витрат.
Втрата на складі відповідального зберігання
Якщо компанія орендує склад або місце на ньому, то в цьому випадку в силу статей 886 і 901 ЦК професійний зберігач несе відповідальність за втрату вантажу в будь-якому випадку, якщо не доведе, що втрата сталася внаслідок надзвичайних і невідворотних обставин, а його вина відсутня.
Для того, щоб зберігач не уникнув відповідальності, необхідно чітко прописати відповідальність в договорі з ним. Якщо втрата все ж сталася, цей факт потрібно відразу зафіксувати в акті. Також необхідно направити хранителю претензію щодо недотримання умов договору. Якщо в претензійному порядку спір вирішити не вдасться, то доцільно звернутися до суду для вирішення конфлікту.
У деяких випадках втрати відшкодовує страхова компанія. У частині 3 статті 70 Федерального закону «Про митне регулювання в Російській Федерації» закріплено, що «розмір страхової суми, в межах якої страховик зобов'язується при настанні кожного страхового випадку відшкодувати шкоду особам, чиїм майновим інтересам вона заподіяна, <.> розраховується виходячи з корисної площі, якщо в якості складу тимчасового зберігання використовується відкритий майданчик, і (або) корисного об'єму, якщо в якості складу тимчасового зберігання використовується приміщення, і визначається з розрахунку 3500 рублів за кожний повний і неповний квадратний метр корисної площі і (або ) з розрахунку 1000 рублів за кожний повний і неповний кубічний метр корисної обсягу, але не може становити менше двох мільйонів рублів ».
Відзначимо, що в цілому питання оформлення втраченого товару є дуже трудомістким. До того ж компаніям потрібно бути готовими, що стягнути збитки з винного може не вийти, і фірмі доведеться шукати правду в суді.
Єлизавета Сейтбекова. для журналу «Розрахунок»
