За підписом невідомого
На підставі якого правового документа заборонена коса риска перед найменуванням посади в разі підписання документа заступником або виконуючим обов'язки керівника і чи потрібно розшифровка підпису підписала?
Використання косою рис чи передбачається?
Але давайте спробуємо розібратися в цій парадоксальній ситуації.
Для початку звернемося до нормативних актів і відшукаємо там все, що так чи інакше пов'язане з реквізитом "підпис".
Отже, ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" дає таке тлумачення підписи:
підпис - реквізит документа, що представляє собою власноручний розпис повноважного посадової особи.
Слово "повноважний" в даному випадку не випадково - документ може підписати тільки той, хто має право приймати рішення з порушеного в ньому питання.
До складу реквізиту "підпис" входять:
найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку);
розшифровка підпису (ініціали, прізвище).
Зверніть увагу, що до складу реквізиту, крім автографа як такого, включені найменування посади та прізвище який підписав.
Як бачимо, в таких важливих документах, як державні стандарти, навіть не передбачається можливість підпису іншої людини замість відповідальної особи. Використання косою риси не згадується зовсім.
Але проблема проте існує. Побічно на це вказують пункти інструкцій з діловодства окремих організацій. Давайте для прикладу звернемося до Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади - документу, на підставі якого складені інструкції федеральних міністерств і відомств, їх підрозділів на території Росії. У пункті, що описує оформлення підпису документа, читаємо:
Фрагмент документа. Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади
Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує його обов'язки, або його заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, і його прізвище (виправлення можна внести від руки або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст."). Не допускається підписувати документи з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Однак інструкції з діловодства деяких організацій забороняють навіть таке виправлення. Згідно з ними в разі непередбаченої відсутності на момент підписання документа відповідальної посадової особи слід внести в підготовлений файл найменування посади та прізвище особи, фактично підписує документ, і заново роздрукувати сторінку.
Керуємося здоровим глуздом!
Проте крім різноманітних інструкцій та приписів існує здоровий глузд. Спробуємо розібратися, наскільки важливий такий простий на перший погляд реквізит.
Підпис є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Підпис підтверджує:
- достовірність відомостей, викладених у тексті документа;
- повноваження посадової особи, яка підписала документ.
Довідка. Підпис - один з перших сформованих в російському діловодстві обов'язкових елементів. Ще до формування в XVI столітті офіційного - "наказного" - діловодства в ділових документах вказували імена безпосередніх учасників події, після тексту - імена його упорядника і свідків. Це, по-перше, підтверджувало достовірність події, а по-друге, вказувало, з кого можна вимагати відповідь в разі потреби.
А чи має право цей невідомий йому персонаж приймати відповідальні рішення і підписувати документи?
І чи знає справжній керівник про прийняте рішення?
Одержувач документа виявиться в програші, якщо посадова особа відмовиться від документа, посилаючись на той факт, що він не ставив свій автограф, незважаючи на те що документ був підготовлений за його підписом.
Приклад. Н.А. Светлов звернувся до Кіровського районного суду м Іркутська зі скаргою на бездіяльність посадової особи - голови Іркутського обласного суду, яке не дало відповідь на раніше надіслане на ім'я посадової особи звернення. Відповідь на. Светлову спрямований за підписом невідомої особи з проставлянням косої риски на реквізитах (посада, ініціали та прізвище) голови суду. Тобто неправильне оформлення реквізиту "підпис" стало підставою для звернення до суду.
Тепер після огляду нормативних актів і міркувань можна дати відповідь на поставлене на початку статті питання.
Використання косою риси або прийменника "за" перед найменуванням посади і відсутність розшифровки підпису підписала заборонено жодним з існуючих нормативних або методичних документів з ведення діловодства. При цьому в інструкціях багатьох організацій існує заборона на "анонімність" підписи.
Повний і грамотне оформлення підпису важливо. Найменування посади та прізвище особи, фактично який підписав документ, вказують нам посадову особу, відповідальну за прийняте рішення, а також підтверджують його повноваження у вирішенні порушеного в документі питання. Анонімність підписала може привести до різних непорозумінь, наприклад, до відмови одержувачем прийняття документа до виконання. Або до звернення в суд, як в описаній в прикладі ситуації.
відділу вхідної кореспонденції
управління експедиції документів
Центрального банку Російської Федерації
Підписано до друку