Найпростіше при цьому запитати одержувача, які програми будуть використовуватися.
Якщо одержувач може відкрити файл тим же текстовим процесором, який використовуєте і ви (наприклад, OpenOffice.org Writer), найкраще передати файл в форматі цього текстового процесора - тобто збережений звичайним чином.
Коли застосовується інше програмне забезпечення, наприклад, Microsoft Word, WordPerfect або програми для верстки, слід зберегти файл в іншому форматі. Слід враховувати, що оформлення та структура документа при цьому можуть бути кілька порушені.
Зазвичай використовуються такі формати:
- Rich Text Format (RTF). Це відкритий стандартний формат, який використовується для текстових документів. З ним успішно працюють практично всі текстові процесори і програми верстки. Однак недолік RTF - вельми великий обсяг файлу, особливо якщо в ньому присутні малюнки.
- Microsoft Word 95, Microsoft Word 6.0 (файли також мають розширення DOC). Формат старих версій Microsoft Word. Його слід використовувати тільки в разі, коли це дійсно необхідно (тобто на прохання одержувача). Це може бути потрібно, якщо використовуються старі версії текстових процесорів або програм для верстки.
Щоб зберегти документ у форматі RTF або DOC, виберіть пункт меню Файл> Зберегти як. У вікні "Зберегти як" в поле "Тип файлу" виберіть потрібний формат. Потім введіть ім'я файлу і натисніть кнопку Зберегти.