Обгрунтування даної позиції наведено нижче в матеріалах «Системи Юрист».
Рекомендація. Як зберігати документи в кадровій службі.
«Документи обов'язкові для зберігання.
Які кадрові документи повинна зберігати організація.
У комерційних організаціях.
- документи з особового складу;
- положення, накази і т. п. обов'язкові до виконання всіма співробітниками організації.
Питання з практики: які документи відносяться до документів з особового складу.
- накази по особовому складу (прийом, переміщення, переведення, суміщення, звільнення);
- особисті справи;
- особові картки;
- особові рахунки;
- відомості по нарахуванню зарплати;
- табелі обліку робочого часу;
- трудові договори;
- документи про проходження навчання та підтверджують отриману освіту (дипломи, атестати, сертифікати і т. п.);
- документи по атестації і встановлення кваліфікації (атестаційні і кваліфікаційні листи, посвідчення, протоколи засідання атестаційної комісії і т. п.);
- документи, що підтверджують шкідливі умови виробництва;
- списки співробітників, які мають право на пільгову пенсію (документи: клопотання, довідки, анкети);
- форми обліку виданих документів (журнали, книги), записи в яких можуть служити підставою для підтвердження трудового стажу, освіти або пільг.
Терміни зберігання документів.
Скільки років потрібно зберігати кадрові документи.
При цьому будь-які документи з особового складу, які утворилися в період держслужби, що не є державною цивільною службою, потрібно зберігати 75 років незалежно від дати їх створення.
Накази про надання щорічних і навчальних відпусток, направлення у відрядження на території Росії (так само як і інші документи про відрядження: завдання, звіти і т. П.), А також накази про стягнення і заяви співробітників, якщо вони зберігаються окремо, а не в особистих справах, досить зберігати тільки п'ять років.
Матеріали по атестації робочих місць слід зберігати 45 років, а при важких, шкідливих або небезпечних умовах праці - 75 років.
Правила трудового розпорядку зберігайте навіть після заміни їх новими. Термін зберігання - один рік. Річний строк зберігання встановлений і для графіків відпусток.
Термін, протягом якого потрібно зберігати документи, що підтверджують, що співробітник отримав освіту за рахунок організації, обумовлений вимогами податкового законодавства. Справа в тому, що пунктом 3 статті 264 Податкового кодексу РФ встановлено, що для списання цих витрат у зменшення оподатковуваного прибутку організація повинна зберігати всі підтверджуючі навчання документи (договір з освітньою установою, наказ керівника про скерування працівника на навчання, акт про надання послуг, диплом , атестат, сертифікат і т. п.). Їх термін зберігання обмежується терміном дії договору навчання і одним роком роботи співробітника, але не менше чотирьох років ».
«Умови зберігання документів.
Де організація повинна зберігати кадрові документи.
У комерційних організаціях.
Порада: накази по особовому складу, що мають різні терміни зберігання, формуйте в різні справи, інакше у організації можуть бути проблеми з передачею таких «змішаних» справ на архівне зберігання.
З самого початку присвоюйте документам з різними термінами зберігання різні номери. За допомогою кодування можна відокремити накази, які потрібно зберігати 75 або 50 років (про прийом на роботу, перекладах, переміщенні, преміювання та т. П.), Від наказів з п'ятирічним терміном зберігання (про відрядження і т. П.). Це полегшить їх підшивку в різні справи.
Питання з практики: чи може комерційна організація не створювати власний архів
«Питання з практики: куди направляти документи з особового складу після ліквідації організації
Професійна довідкова система для юристів, в якій ви знайдете відповідь на будь-який, навіть найскладніший питання.
Спробуйте безкоштовний доступ на 3 дні >>
Скоро в журналі «Юрист компанії»