Всі ціни на послуги - договірні.
устаткування
Подрібнювачі паперу (шредери) класифікуються на кілька груп.
Також шредери розділяються на кілька рівнів секретності:
- 1 рівень: загальнодоступна паперова документація; розрізається апаратом на паперові смуги шириною 12 мм;
- 2 рівень: знищення службової документації; папір розділяється на смужки шириною 6 мм;
- 3 рівень: ліквідація серйозної документації; папір розділяється на смуги товщиною до 2 мм. може бути поділена і поперек;
- 4 рівень: знищення паперових носіїв секретної та закритої інформації; бланки розрізаються до 2 мм уздовж і до 15 мм поперек;
- 5 рівень: знищення надсекретної документації; паперові листи нарізаються на 0,8 мм уздовж і до 13 мм поперек.
Організації з утилізації можуть запропонувати і шостий рівень, при якому папір повністю перетирається, але цей рівень офіційно не зареєстрований за міжнародними стандартами.
Типи різання теж мають значення при класифікації шредерів:
- поздовжня (паралельна) різання проводиться на 1-3 рівнях секретності;
- поперечна (перехресна) відповідає 4-5 рівням.
Вартість машини низької продуктивності в межах 30-40 тисяч рублів.
Офісні апарати для подрібнення, здатні різати папір не тільки уздовж, але і впоперек, і до того ж зберігати темп і продуктивність довгий час, можна купити за 140-180 тис. Рублів.
Для більш серйозного підходу до ліквідації паперової маси великі компанії закуповують промислові знищувачі паперу. здатні чинити розправу над 1-2 тоннами паперової маси на годину. Вартість такого обладнання - від 400-500 тис. Рублів.
Порядок знищення документів
Перед самим процесом утилізації власник документів зобов'язаний пройти через такі етапи:
- Визначення формальної цінності наявної документації відповідно до регламентуються державою нормативними вимогами шляхом експертизи.
- Локалізація (виділення) документації з закінчилися терміном зберігання.
- Формування юридичного акту про ліквідацію ( "Про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню"), з особистим підписом керівників організації.
- Складання та отримання дозволу на утилізацію з боку державних органів.
- Утилізація документів.
Правила і процедури
Згідно із законом, усунення підлягають лише прострочені документи. до яких відноситься документація тимчасового зберігання (до десяти років).
Для перевірки пакета документів відбувається створення експертної комісії, діяльність якої регламентується Положенням про експертну комісію. Перед початком її роботи складається протокол засідання, в якому фіксуються питання, що стоять на порядку денному.
Експертна комісія може забракувати пакет документів через те, що в ньому знаходяться повторення (наприклад, копії бланків, роздруківки в декількох примірниках і інші дублікати). Їх необхідно буде прибрати.
Комісія визначить ймовірність повного або часткового відновлення пошкодженої або зіпсованої документації, і диференціює таким чином підлягають видаленню матеріали. Якщо ж визнається можливою реставрація носіїв інформації, то вони не утилізуються.
Документальне оформлення
Коли експертна група визначить формальну цінність всієї запропонованої до утилізації паперової маси, і до того, як буде здійснено процес утилізації - потрібно провести ряд адміністративних заходів, які б підтверджували намір організації знищити всю відповідну паперову масу.
Власники документів повинні розподілити і переписати всі дані про них в окремому в акті.
Слід показати кількість справ, загальні цифри списаних на утилізацію одиниць документації, період здійснення діловодства, а також підтвердження того, що даний документ затверджений експертної комісійної групою.
Ось зразок акта про групу розпорядчих наказів, у вигляді таблиці:
Найменування справи або підзаголовок групи документів
Крайні терміни завершення діловодства
Цей акт закріплюється керівництвом організації -держатель справ. На підставі акта складається наказ про знищення документів.
Важливим аспектом формальної частини є правильне вказівку дат складання акта, адже в разі нестачі або помилки в оформленні акту документація з юридичної точки зору виявиться незаконно знищеної.
Щоб цього уникнути, необхідно серйозно поставитися до термінів зберігання кожного документа і звіряти всі підшиті в одній групі справи з регламентованими в федеральних законах термінами зберігання:
Передача документів компанії з утилізації оформляється приймально-здавальної накладної на знищення документів.
Архівна та офісна документація
Якщо законом накладається умова обов'язкового постійного зберігання. то керівництво організації зобов'язане обробити і систематизувати всю відповідну документацію, а потім передати її на збереження в державний архів.
До такого роду документації відносяться:
Терміни зберігання іншій частині документації (документів тимчасового типу) можуть відрізнятися. деякі з них призначаються самим керівництвом компанії-власника, а на деякі накладаються суворі часові рамки відповідно до законодавства: від п'яти до десяти років.
- відрядження або відпускні розпорядження;
- документи обліку роботи транспортних засобів (шляхові листи);
- свідоцтва про договірні відносини з юридичними особами;
- нормативні документи щодо державних закупівель;
- облікові акти про здачу-приймання виконаних робіт;
- документи бухгалтерського та податкового обліку.
Особливості знищення бухгалтерських документів
Бухгалтерська та інша фінансово-звітна документація підлягає особливій увазі з боку законодавства.
Будь-які звіти про фінансові операції організацій залучають податкові органи.
Отже, існує відповідальність за їх цілеспрямоване знищення і спробу приховування, які розцінюються як кримінальне діяння і караються відповідно до поточного законодавства.
Будь звітний документ або аудиторський висновок про фінансову звітність підлягає архівації іхраненію компанією не менше 5 років після дати формування. У деяких випадках на певні види звітної документації держава може додати додатковий час зберігання.
Що робити з знищеної документацією?
Якщо ви придбали шредер для офісного, корпоративного або домашнього користування, і не користуєтеся послугами мобільних шредерів, безліч різаного паперу залишається у вас на руках.
Не варто викидати її на смітник, адже це цінне вторсировину. З нього виготовляється безліч виробів (від лотків та картонних коробок до нової блекотою паперу), завдяки цьому вдається захистити від вирубки безліч дерев.
У міру накопичення відпрацьованої паперової маси здавайте її в пункти прийому вторсировини - це принесе вам невеликий прибуток, крім того, ви відчуєте свою участь в збереженні природних ресурсів.
висновок
Утилізація непотрібних документів дозволяє очистити вашу компанію, а правильна і екологічна утилізація - очистити планету.
У більшості країн світу для утилізації сміття у великих обсягах використовуються екологічно чисті методи, такі як подрібнення і хімічна утилізація. Це фінансово вигідно. дозволяє зберігати навколишнє середовище і не перешкоджає закону.