Щоб інформація не лежала в гаджетах мертвим вантажем, потрібно розуміти, як ви обробляєте входить інфопоток і де зберігаєте результат обробки.
Особисте сховище знань
Але майте на увазі: чим менше додатків ви будете використовувати, тим простіше буде звикнути. А чим швидше звикнете, тим простіше буде довіряти всій системі «зовнішньої пам'яті», яку ви будуєте. І це критично важливо. «Зовнішня пам'ять» повинна стати продовженням вас, і якщо довіри до системи не буде, то ви просто закинути затію. Тому якщо помітите, що інструмент не підходить, або з часом виявите, що щось в ньому загубилося, перевіряйте відразу ж два моменти: чи дійсно уважно заносите туди інформацію і чи дійсно інструмент вам зручний.
При цьому скорочувати інструменти потрібно без фанатизму. Зрозуміло, можна обходитися тільки Evernote для всього взагалі без винятку. Можна навіть справлятися за допомогою текстових файлів. Якщо вам це підходить - окей. Для себе я підібрав зв'язку з 3 інструментів: to-do-додаток, календар, сховище заміток. В to-do-додаток відправляється все, що вимагає від мене якихось дій, в календар - зустрічі та завдання, прив'язані до часу, а в сховищі знань - копії статей, записи, конспекти, посилання і т.п.
інструментарій
Популярні to-do-додатки: Things. Wunderlist. Todoist. Any.do. Підійде будь-який сервіс, але при виборі звертайте увагу на те, щоб вони були легко доступні для вас в будь-який момент часу: добре, якщо є і мобільна, і десктопна версії. Перехідним етапом між to-do-додатками і сховищем знань можуть бути сервіси відкладеного читання. Наприклад, Pocket або Instapaper. Зберігати замітки, статті, посилання зручно в Evernote або OneNote.
Що зробити
Підібрати зручні для вас to-do-додаток і сховище знань.
Обробка і систематизація
Отже, першим етапом нових відносин з інформацією стане виховання звички заносити всю вхідну інформацію в вашу «зовнішню пам'ять»: в to-do-додаток або в сховище знань.
Сховище знань - це місце, де ви зберігаєте всі ваші замітки, конспекти, записи, корисні пости і статті, все, що хочеться мати в архіві. Найімовірніше, роль сховища буде виконувати Evernote або OneNote (я користуюся Evernote, тому сховище знань називаю просто «Еверноутом», в цій статті я використовую таке словосполучення, щоб не нав'язувати одне рішення).
Інформацію, яка збирається у вкладках браузера або в Pocket, люди частіше за все не обробляють, тому що ... не обробляють. Тобто в списку завдань такого завдання немає, і тому вона не виконується. Через це я часто чую, що Evernote або Pocket не працюють. Але насправді потрібно відповісти собі на питання: коли я обробляю інформацію, яку збираю?
Для початку спробуйте впоратися з тим набором даних, що у вас є зараз. Підійде нинішній завал у вкладках або закладках браузера, Evernote або Pocket. З Адачі полягає в тому, щоб поточний бардак завести в нову систему. Те, що вимагає дій, - в to-do-листи. Те, що не вимагає дій (просто довідкова інформація), - в сховище знань. Це може зайняти час. Якщо здається, що справа зовсім серйозне, то раджу запланувати час на вихідних. За пару днів розбираються навіть найдавніші архіви закладок.
Процес буде виглядати так:
- пост, який вже прочитаний і виявився корисним - в Evernote;
- конспект лекції або книги - в Evernote;
- фільм, який хочеться подивитися, - в Things.
Тримати сховище знань в порядку допомагають теги. Про варіанти організації тегів в Evernote по GTD я писав тут. Там же кілька посилань на альтернативні системи тегів.
Головний трюк полягає в тому, що потрібно придумати кілька основних тегів, які ви будете потім використовувати для навігації і для того, щоб відрізнити матеріали один від одного. Наприклад: «Книги», «Фільми», «Статті», «Пости», «Думки», «Порадили» і т.п. Особливо зручно ними користуватися, якщо додати перед ними якісь символи. Тоді вийдуть теги виду: «Книги», «Фільми», «Статті». Завдяки цим символам на початку вам простіше буде набирати теги під час обробки інформації - автодоповнення буде показувати обмежений набір основних тегів, а не всі, які починаються на відповідну букву.
Після того як така структура є, обробка кожного нового елемента, який ви заносите в сховище знань, буде виглядати приблизно таким чином: даєте основний тег або парочку, а потім додаєте інші теги, які прийдуть в голову потоком свідомості, що не переживаючи про дублювання.
Наприклад, ось так можна описати тегами фільм «Назад в майбутнє», який вам хтось порадив подивитися:
«Фільми», «Порадили», «Фантастика», «Старе», «Комедія», «Подорожі в часі», «80-е»
Безладу в тегах, коли є основний набір, боятися не варто. Згодом ви зрозумієте, як навести в них порядок, і будете поступово це робити під час регулярних оглядів. А швидкі асоціації, які приходять в голову для допоміжних тегів, допоможуть швидше знаходити інформацію, коли вона буде потрібна.
Що зробити
- Заплануйте час на розбір всіх ваших архівів і перенесення їх в сховище знань.
- Спробуйте після прочитання цієї статті завести будильник на 15 хвилин і обробити частину архіву, щоб отримати уявлення про техніку.
- Найближчим часом постарайтеся всю інформацію, яка проходить через вас, додавати або в to-do або в сховище знань. Звертайте увагу на моменти, коли ви забули щось додати, і наступного разу виправляйте ці вузькі місця системи.
- З яким типом даних ви і так справляєтеся відмінно? Де, навпаки, є відчуття безладу? Уважніше відноситеся до тих областей, де складніше.
Регулярний огляд
Нарешті, щоб «зовнішня пам'ять» запрацювала на повну силу, потрібно регулярно проводити огляд всієї системи. Це означає, потрібно сідати і розбирати вхідний потік, що накопичився за день. Потім переглядати to-do-листи і базу знань, позбавляючись від зайвої і актуалізуючи важливе. Добре, якщо відразу буде виходити робити це кожен день. Якщо з цим буде складно, спробуйте робити огляд щотижня.
В ідеалі справлятися з розбором невеликих елементів потрібно кожен день, а великі можна відкладати на щотижневий огляд. Засікайте, скільки це буде займати у вас часу, щоб зрозуміти, як запланувати цю звичку максимально зручно для вас. У мене на щоденний огляд йде максимум 50 хвилин, і роблю я його пізно ввечері. Кому-то виявляється зручніше робити огляд рано вранці, на свіжу голову.
Пам'ятайте, що якщо ви не проводите регулярні огляди, то вся система «зовнішньої пам'яті» починає давати збій.
З іншого боку, якщо ви пішли радам вище і впоралися зі своїми архівами вкладок і закладів, то ви вже знаєте, скільки часу у вас займає розбір давно закинутих матеріалів. Завжди можна просто знову почати.
Що зробити
Заплануйте час, коли ви будете робити регулярний огляд.
Корисні поради
До, після і під час того, як ви будете впроваджувати описану вище систему в своє життя, звертайте увагу на поради по тому, як справлятися з інформацією, автоматизувати будь-які завдання, і пробуйте їх на собі. Постійно покращуйте свої способи обробки інфопотока. Ось кілька порад для початку:
- Якщо ви ще не відключили нотифікації про нові листи, спробуйте відключити і почати перевіряти пошту кілька разів на день в запланований час. Будете рідше відволікатися.
- Цікаві блоги та інші регулярно оновлювані сайти зручно перевіряти через RSS-читалки. Вони бувають у вигляді додатків і у вигляді веб-сервісів. Наприклад: Feedly. Digg. RSSOwl (Win), Reeder (Mac), Liferea (Linux).
- Коли знаходите сайт, на якому може бути багато цікавих матеріалів, краще запланувати конкретний час на його вивчення і додати цю задачку в to-do. Після такого підходу буде ясно, чи варто стежити за сайтом далі чи ні, і перший набір корисних матеріалів перекочує в ваше сховище знань.
- Спробуйте сервіс IFTTT. У ньому можна налаштувати автоматичні дії посвідки «Якщо я лайкнув твіт, додай його в« Еверноут »,« Якщо позначив зірочкою статтю в «Покет», додай її в «Еверноут» і тому подібні.
- Список на місяць корисно оформляти у вигляді, який я називаю «рефлексивний список», і робити це за допомогою електронних таблиць в Excel, Numbers. Calc або Google Docs. Розберемо на прикладі книжок: в першу колонку передплачуєте назви книг, а потім додаєте колонки з питаннями, наприклад «Звідки дізнався про книгу?», «На які питання, я сподіваюся, книга дасть відповіді?», «Як це може бути корисно мені? ». Ще варіант: завести колонки, в які ви можете виставляти бали, наприклад «Актуальність», «Важливість», «Хочеться прочитати», «Кількість згадок». Прописуєте в ці колонки числа балів, а потім додаєте в останній колонці, робите по ній сортування, і вгору вилітають книги, на які варто звернути увагу.
- Якщо хочете пам'ятати те, що ви читаєте / дивіться / слухаєте, то ведіть записи. Пишіть конспекти, записуйте свої думки, діліться впізнаним в соцмережах. І все це додайте до своїх знань.
- Спробуйте правило 30 секунд: негайно після того, як подивилися, почитали, послухали що-небудь, виділіть 30 секунд (ну або трохи більше), щоб записати найважливіше, що дізналися зараз. Це не мікроконспекти, не потрібно вдаватися в деталі і придумувати, як укласти всю суть в одне речення. Просто питаєте себе: «Що з того, що я дізнався, найважливіше? »- і записуєте відповідь. Через деякий час помітите, як уважніше ставитеся до того, що поглинає ваш розум.
Підіб'ємо підсумки: щоб справлятися з інфопотоком, важливо розуміти, як саме його обробляти, де зберігати результат обробки, і проводити регулярні огляди.
Для обробки заводимо завдання в to-do-листах, для зберігання використовуємо Evernote, OneNote або щось подібне.
Регулярні огляди робимо кожен день, кожну тиждень або кожен місяць. Якщо не виходить робити все три - виберіть який-небудь один для початку, той, з яким комфортніше.
Корисно також стежити за тим, які нові трюки і звички можна вкрутити в процес обробки інформації, і пробувати їх на собі.
І пам'ятайте, що навіть якщо в якийсь момент у вашому «зовнішньої пам'яті» знову почав утворюватися бардак, завжди можна просто знову навести порядок.