Практика застосування трудового законодавства свідчить, що одна з найскладніших кадрових процедур - припинення трудових відносин у разі смерті працівника. Оскільки відбувається подібне нечасто, роботодавець, зіткнувшись з такою ситуацією, губиться в здогадах і не знає, як правильно оформити всі необхідні документи, кому віддавати заробітну плату і трудову книжку померлого співробітника, яким чином внести запис до книги обліку руху трудових книжок. Розберемося, як діяти в цій ситуації, і уникнути помилок, які найчастіше допускаються в разі смерті працівника, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві.
Чи не перериваємо, а припиняємо
Роботодавець повинен пам'ятати, що навіть якщо працівник помер на робочому місці і лікарі "швидкої" констатували смерть в присутності свідків, наказ про припинення трудового договору потрібно видавати тільки при наявності свідоцтва про смерть, виданого в установленому порядку відділенням РАГС або виконавчим органом сільської, місцевого або міської ради.
Визначаємося з датою
Реквізити наказу про припинення трудового договору в зв'язку зі смертю працівника такі ж, як і при звільненні працівників на інших підставах. Втім, тут є деякі особливості, на які варто звернути увагу.
Дата наказу про припинення трудового договору може не збігатися з датою смерті і навіть з датою видачі свідоцтва про смерть. Наказ складається, коли свідоцтво про смерть буде передано на підприємство, де працював померлий. Найчастіше наказ про припинення трудового договору видається не відразу після смерті працівника, а через деякий час. Наприклад, якщо працівник помер внаслідок тривалої хвороби або довгий час не з'являвся на роботі і з ним не виходило встановити зв'язок, а родичі вчасно не повідомили роботодавцю про смерть працівника.
Табелюємо до останнього
Після реєстрації наказ про припинення трудового договору в зв'язку зі смертю долучається до справи з наказами по особовому складу. При передачі копії наказу в бухгалтерію необхідно отримати підпис відповідального працівника бухгалтерії в графі "Куди спрямовані копії (витяги)" журналу реєстрації наказів по особовому складу. При цьому обов'язково слід вказати дату передачі копії наказу. Особа, відповідальна за ведення табеля обліку використання робочого часу працівника, який помер, має оформити підсумковий табель і передати його в бухгалтерію. Навіть якщо відомо, що працівник помер, особа, відповідальна за ведення табеля, має продовжувати щодня вносити в табель позначки, відповідні причини відсутності працівника на роботі. І тільки після видання наказу про припинення трудових відносин з померлим можна припиняти щоденне табелювання працівника і скласти підсумковий табель. Останнім робочим днем працівника, який помер в табелі повинна бути дата смерті, зазначена в наказі як дата припинення трудових відносин.
Якщо в день смерті працівник відпрацював повний робочий день за графіком, в табелі проставляється кількість годин, яке відповідає тривалості повного робочого дня. Якщо перед смертю працівник був відсутній на роботі з невідомих причин, і це відсутність не було підтверджено жодними документами, в табелі за всі дні треба поставити відмітки про відсутність з невідомих причин. Копію наказу про припинення трудового договору в зв'язку зі смертю необхідно долучити до особової справи працівника і закінчити особиста справа в поточному діловодстві.
Немає свідоцтва? Шукаємо!
А куди трудову?
Трудова книжка померлого працівника видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. Законодавство не дає чіткого визначення "найближчі родичі". На думку юристів, до них відносяться, перш за все, члени сім'ї померлого. Щоб вирішити, хто повинен отримати трудову книжку померлого працівника, роботодавець повинен, перш за все, визначити осіб, які до смерті працівника проживали з ним, перебували в шлюбі (чоловік, дружина) або були кровними родичами (діти, батьки, онуки, брати, сестри ). Робиться це на підставі пред'явлених родичами документів.
Якщо померлий працівник проживав (був зареєстрований) один, трудова книжка повинна передаватися його дружині, дітям або батькам незалежно від місця їх проживання. Якщо у померлих дружини або чоловіка є дорослі (повнолітні) діти, які проживали окремо, трудова книжка повинна передаватися дружині (чоловікові), оскільки, згідно з ч. 2 п. 2 ст. 3 Сімейного кодексу України, подружжя вважається сім'єю навіть за умови роздільного проживання, а повнолітні діти, які проживають окремо, членами сім'ї не зважають. Якщо у померлого працівника є неповнолітні діти (у разі навчання на денному відділенні у віці до 23 років) від попереднього шлюбу, трудова книжка померлого працівника беззаперечно повинна віддаватися дітям померлого або їх законному представнику (матері, батькові, опікуну), щоб можна було безперешкодно звернутися в органи ПФУ за призначенням пенсії у зв'язку з втратою годувальника.
Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати паспорт, документ, що підтверджує родинний зв'язок з померлим (свідоцтво про шлюб та ін.), Письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинні зв'язки і місце реєстрації заявника.