На сьогоднішній день будь-який керівник розуміє: без певних витрат на просування товару або фірми в цілому прибуток буде менше в силу того, що досягнення популярності серед споживачів буде розтягнуто в часі, яке часто обмежене. Щоб уникнути подібної ситуації використовують планування PR кампанії з метою досягнення успіху в максимально короткі терміни і з найменшими витратами. Можна зайнятися складанням плану самостійно, але для цього необхідно мати чітке уявлення, як це зробити. А можна звернутися в спеціалізовану компанію, яка візьме на себе планування PR кампанії, а в деяких випадках - і проведення.
Планування програм PR передбачає розробку відповідного бюджету. Бюджет дисциплінує діяльність PR.
В основі розробки бюджету лежать два кроки:
1) оцінка рівня ресурсів - людських, закупівель та інших, необхідних для проведення конкретної діяльності
2) оцінка вартості та доступності цих ресурсів.
Один із шляхів переконатися в розумності і адекватності бюджету - використання конкурсу пропозицій для постачальників послуг. Відкритий процес прийому пропозицій дозволяє декільком постачальникам послуг товарів продемонструвати свої можливості виконати роботу.
PR - кампанія - це розробка і комплексне використання PR - засобів, відповідно до єдиної концепції впливу на думку і ставлення громадськості. В рамках pr - кампанії визначаються терміни і етапи її реалізації.
Цілі PR - компанія:
· Просування стратегічного іміджу через поширення актуальної інформації;
· Збільшення ступеня інформованості цільових аудиторій;
· Впливу на суспільну свідомість і формування позитивної думки щодо діяльності підприємства (компанії) і пропонованих їм продуктів і послуг.
Точна цифра залежить від розробленого плану і реальних можливостей фірми.
· Яскравий незабутнє свято, що триває або декілька днів;
· Або проходить одночасно на декількох майданчиках;
· Або влаштувати карнавальну ходу;
· Можна двічі на місяць протягом року проводити промоушн - акції;
· Організувати конференцію з повним обслуговуванням.
Що дає і передбачає планування бюджету:
· Це дає можливість дізнатися, скільки коштуватиме проведення PR - кампанії;
· Це дозволяє зрозуміти, яку саме кампанію можна провести на наявні кошти;
· Бюджет передбачає складання списку завдань, які повинні бути виконані. Цей список може бути представлений у вигляді розкладу подій за часом;
· Бюджет встановлює порядок витрат і передбачає випадки перевищення витрат, тому що необхідно не тільки контролювати відповідність витрат запланованих, але і регулювати перевищення витрат;
· Після завершення програми підбиваються підсумки і оцінюється оптимальність витрат: занадто мало або багато було витрачено, і чи були витрати кожного окремого спеціаліста на конкретну акцію обгрунтованими.