- якщо немає можливості утримати ці суми із заробітної плати працівника
Надалі, якщо після закінчення звітного року з рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» списується заборгованість підзвітної особи без виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, то необгрунтовано списані підзвітні кошти повинні бути включені до сукупного оподатковуваного доходу даного працівника. При цьому на головного бухгалтера може бути накладено штраф від 2 до 5 розмірів мінімальної місячної оплати праці за ведення бухгалтерського обліку з порушенням чинного порядку.
Порушення: до авансовим звітам які додаються або додаються не мають всіх обов'язкових реквізитів первинні виправдувальні документи, що підтверджують зроблені за рахунок підзвітних сум витрати.
Первинними виправдувальними документами, які підтверджують витрачання підзвітні коштів, є товарні чеки (накладні), касові чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, актів виконаних робіт, наданих послуг, рахунки, рахунки-фактури, проїзні документи, акти закупівлі матеріальних цінностей у фізичних осіб.
При цьому пунктом 2 статті 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» встановлено, що первинні документи приймаються для відображення наявних в них даних в бухгалтерському обліку, якщо містять реквізити, що дають повну інформацію про господарську операцію. До обов'язкових для первинних бухгалтерських документів реквізитам ставляться:
· Дата складання документа;
· Найменування організації, що склала документ;
· Грошові і натуральні вимірники господарської операції;
· Найменування посад відповідальних осіб та їх підписи, завірені печаткою організації, що продала матеріальних цінностей, що зробила послуги, виконала роботи;
При відсутності первинних виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати за рахунок готівкових грошових кошти, виданих під звіт, або при наявності документів з незаповненими в них обов'язковими реквізитами немає підстав для відображення операцій по рахунках бухгалтерського обліку і, отже, ці суми організація має право включати до складу витрат по виробництву і реалізації продукції (робіт, послуг).
Особливу увагу організаціям слід звернути на себе уявлення підзвітними особами чеків контрольно-касових машин при покупці матеріальних цінностей у юридичних осіб в роздрібній торгівлі.
Підзвітна особа набуває матеріальні цінності в роздрібній торгівлі за дорученням і для потреб підприємства, тобто з метою підприємницької діяльності. Отже, такі розрахунки можна проводити без застосування контрольно-касових машин, а в якості документа, що підтверджує витрачання підзвітних сум приймати товарний чек.
Помилка: розрахунок з іншими юридичними особами виданими під звіт готівкою в розмірах, що перевищують встановлені ліміти.