РОЗДІЛ 6. АВТОМАТИЗАЦІЯ ПОТОЧНОГО ПЛАНУВАННЯ
Для ефективного управління організацією необхідна достовірна інформація про її діяльність. Вона служить фундаментом для формування будь-яких документів (доповідей, звітів, пропозицій і т.п.), які лежать в основі управління. Будь-які дії керівників (визначення стратегічних цілей і завдань організації, координація дій підрозділів в досягненні загальних цілей і т.п.), спираються на інформацію. Можна стверджувати, що практично будь-яка діяльність людини базується на інформації.
Що ж таке інформація? Як співвідносяться дані і інформація?
Інформація - відомості про навколишній світ (об'єкти, явища, події, процеси і т.д.), які зменшують існуючу щодо нього ступінь невизначеності, неповноту знань, відчужені від їх творця і які стали повідомленнями (вираженими певною мовою у вигляді знаків, в тому числі і записаними на матеріальному носії), що відтворюються шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів, обчислювальних засобів і т.д.). З цього визначення випливає, що:
- інформація - це не будь-які відомості, вона несе в собі щось нове, що зменшує наявну невизначеність;
- інформація існує поза її творця, це відчужене від її творця знання, знання, що відбиває дійсність в мисленні людини;
- інформація стала повідомленням, так як вона виражена певною мовою у вигляді знаків;
- повідомлення може бути записано на матеріальному носії (тобто воно є формою передачі інформації);
Відсутність інформації викликає інформаційну потребу - усвідомлене розуміння відмінності між індивідуальним знанням про предмет і знанням, накопиченим суспільством.
Коли говорять про інформацію, то згадують ряд її властивостей. Інформація достовірна, якщо вона не спотворює істинного стану справ. Інформація адекватна, якщо за допомогою отриманої інформації про об'єкт, процес або явище створюється їх образ певного рівня відповідності. Інформація повна, якщо її достатньо для розуміння і прийняття рішень. Інформація виражена коротко і чітко, якщо вона не містить в собі непотрібних відомостей. Інформація ясна і зрозуміла, якщо вона виражена мовою, якою розмовляють ті, кому вона призначена. Інформація своєчасна (оперативність інформації), якщо вона не втратила актуальність і несе в собі відомості, необхідні в даний момент для розуміння і прийняття рішень.
Крім цих властивостей інформації можна оцінити її цінність - мерурасшіренія сукупності відомостей, якими володіє споживач інформації при її отриманні та інтерпретації, ступінь зниження стану невизначеності.
Від зазначених якісних характеристик інформації безпосередньо залежить ефективність управління і управлінської діяльності.
У визначенні інформації ми скористалися поняттям повідомлення. Одним із способів перетворення інформації в повідомлення є запис його на матеріальному носії. Процес такого запису називається кодуванням. Якщо ми застосовуємо матеріальні носії, призначені для використання в комп'ютерній техніці, ми маємо справу з даними. В такому випадку кодуванням інформації є її перетворення в умовні сигнали з метою автоматизації зберігання, обробки, передачі та введення - виведення даних. Дані - це комп'ютерне зображення інформації.
Ми маємо справу з організаціями, що працюють в економічній області, і тому, говорячи про інформацію і інформаційному забезпеченні управлінської діяльності, маємо на увазі економічну інформацію.
- великі обсяги інформації;
- багаторазове повторення циклів отримання і перетворення інформації у встановлені тимчасові періоди (місяць, квартал, рік і т.д.);
- різноманіття джерел і споживачів інформації;
- значна питома вага рутинних процедур при обробці економічної інформації.
Оскільки мова йде про інформаційне забезпечення управлінської діяльності, ми повинні відзначити, що в рамках будь-якої організації інформація для управління використовується в двох видах: вона або оформлена як документи (плани, заявки, накази і т.п.), або має недокументовану форму (мовна інформація і т.п.).
Документ - інформаційне повідомлення в паперовому або електронному вигляді, оформлене за певними правилами і завірене в установленому порядку. Як формуються документи? Відомості про роботу організації в будь-якому аспекті характеризуються сукупністю показників. Будь показник має економічним змістом (наприклад, обсяг продажів кого-небудь виробу), має власну назву і числову характеристику (скільки продали на якийсь момент часу). На основі показників створюються документи, які можуть включати в себе один або кілька показників.
Переміщення документів і робота з ними в організації - її документообіг. Документообіг - система створення, інтерпретації, передачі, прийому та архівування документів, а так само контролю за їх виконанням і захист від несанкціонованого доступу (тобто процедури формування і використання документів для управління).
Таким чином, інформаційне обслуговування управління можна визначити або як дії з надання потрібної для управлінської діяльності інформації в потрібне місце на основі певних процедур із заданою періодичністю, або як заходи щодо створення інформаційного середовища управління. В інформаційне середовище управління входять джерела інформації, інформаційна система організації, самі органи управління як користувачі інформаційної системи. Істотна частина інформації для управлінської діяльності повинна бути задокументована, тобто стати документованої інформацією, перетворитися в документи. Тому частиною інформаційного забезпечення управлінської діяльності є документационная система організації. Документационная система організації включає в себе документовану інформацію та документообіг. Вона є частиною інформаційної системи, оскільки документована інформація - це частина інформаційних ресурсів організації, а процедури роботи з документованої інформацією (документообіг) представляють собою одну з сукупностей процедур інформаційної системи. Дії з інформацією для реалізації завдань інформаційного забезпечення - це процедури інформаційного забезпечення. Таким чином, інформаційне забезпечення управлінської діяльності здійснюється на основі інформаційної системи організації шляхом використання недокументованою і документованої інформації за допомогою спеціальних технологій збору, передачі, зберігання, обробки та подання цієї інформації.