У приведення документообігу у відповідність до вимог Фактора все насправді дуже просто. І вимоги - якщо їх можна так назвати - насправді лише дотримання букви закону і забезпечення комфорту Клієнта. Тільки він не завжди про це знає, тому ми взялися розповісти чому і як.
Почнемо з чому. Тут все дуже просто. По-перше, у факторингової компанії є певні вимоги до комплектності та правильності документів по відвантаженнях. Якщо клієнт щось не надає або неправильно заповнює, то, на жаль, факторингових послуг він не отримує. По-друге, припустимо, що все-таки Фактор щось недогледів і надав послуги по тій «дебіторки», по якій неправильно оформлені Дебітори. У разі будь-яких складнощів з Дебітором в суд Клієнт піде з некоректно оформленими документами. Які, природно, суд до справи не долучить. Звичайно, така ситуація може виникнути і без факторингу. Виходить, що Фактор - це такий «санітар лісу». Тільки дуже гуманний, оскільки факторинг - це партнерство, і Фактор, як одна зі сторін цього партнерства, зацікавлений в тому, щоб інша сторона не натикалася в процесі факторингового обслуговування на підводні камені.
Тепер про те як. Нагадаємо, про які документи може йти мова. По кожному Дебітора перед початком роботи Клієнт передає Фактору:
1. повідомлення про новий Покупця (дебітор)
2. копію про внесення запису в ЕГРЮЛ про Покупця (дебітор) (для ПБОЮЛ - спільно з копією паспорта)
3. копію контракту (договору купівлі-продажу, виконання робіт, надання послуг або інший договір, укладений між Клієнтом і Дебітором).
4. повідомлення про відступлення прав грошової вимоги.
Важливий людський фактор - уважний і небайдужий співробітник-координатор факторингових операцій з боку Клієнта. Все інше, по-хорошому, факторингова компанія повинна взяти на себе - надати вичерпні відповіді на всі можливі питання. Навіть так - передбачати можливі питання.
Додатково до повідомлення - в цілях адекватної оцінки Дебітора і встановлення оптимального ліміту - як правило, запрошуються наступні документи
Ці дані надаються у формі завіреної копії від Дебітора або Продавця (завірення стандартне: напис «копія вірна», підпис, розшифровка ПІБ і посади підписала, друк і дата).
Усе. Повідомлення заповнено вірно і підкріплено необхідними документами. Вони відправляються в НФК разом з завіреною Клієнтом копією ЕГРЮЛ (завірення - як описано вище) і контракту. Ось на контракті (інакше - договорі поставки) зупинимося. Тут є свої тонкощі.
Документи прийняті, всі учасники факторингового процесу належним чином повідомлені і почалися поставки - приступаємо до поточних операціях. Найсмачніше в факторингу від Національної Факторингової Підприємства: потрібен всього один документ - накладна! (До недавнього часу потрібна була ще й рахунок-фактура, але зараз її надання необов'язково). Хоча ні, ще "смачніше" - це електронний документообіг, але це питання ми торкнемося трохи пізніше.