Графік відпусток - це документ, згідно з яким працюючим громадянам надається щорічна відпустка. У ч. 2 ст. 123 Трудового Кодексу РФ говориться, що він є обов'язковим до виконання. Графік потрібно затвердити не пізніше, ніж за 14 днів до початку нового календарного року (ст. 123 Трудового Кодексу РФ). Організація зобов'язана надати працівникові відпустку, а працівник повинен «відгуляти» його саме в період, зазначений у документі. За несвоєчасне складання графіка підприємству загрожують штрафні санкції та адміністративна відповідальність.
форма графіка
Зразок заповнення графіка відпусток можна подивитися тут.
Графік складається з реквизитной і табличній частині. У реквизитной вказується найменування суб'єкта господарювання, код ОКПО, номер документа, дата складання та календарний рік, на який він готується.
Підставою для складання документа можуть служити як особисті заяви працівників, так і розпорядження керівника, що враховує побажання співробітників. Протягом календарного року в акт можуть вноситися зміни шляхом видання наказу чи затвердження програми.
Дані в табличній частині можуть групуватися за алфавітом, за підпорядкованістю або по черговості надання відпусток.
Заповнюючи графу «Кількість календарних днів», слід вказувати загальну кількість днів щорічної відпустки, включаючи додаткові дні. Також за згодою сторін відпочинок може бути розділений на частини, кожна з яких не має бути не менше 14 днів.
Як скласти графік
На підприємстві з великою чисельністю зручніше буде складати акт на кожен структурний підрозділ окремо, об'єднавши його потім в загальний зведений документ. В організації з маленькою чисельністю можна обійтися одним документом.
Слід дізнатися, коли співробітникам зручніше буде піти відпочивати. Законодавство РФ виділяє групу осіб, відпустка яким роботодавець зобов'язаний надати за їхнім бажанням, незалежно від робочого стажу в компанії:
Надання відпусток іншим працівникам проводиться на підставі ст. 121 Трудового Кодексу РФ. Своє право на перший щорічну відпустку працівник може реалізувати, відпрацювавши 6 місяців в організації.
Уніфікована форма графіка відпусток Т-7 містить 10 граф.
Перед затвердженням акту потрібно заповнити графи 1-6.
Графа 4 «Табельний номер» заповнюється, якщо працівникам присвоюються табельні номери.
Найменування підрозділів та посад громадян, що працюють в організації, в документі повинні відповідати затвердженим штатним розкладом.
Графи 7-10 слід заповнювати після використання відпустки співробітником. Важливо знати, що фактична дата відпустки вноситься після його закінчення. Підставою для звільнення працівника є наказ про надання відпустки.
Графи 8 і 9 заповнюються, якщо дата відпочинку переноситься. Дані в них вносяться на підставі заяви працівника та виданого наказу про перенесення. Статтею 123 Трудового Кодексу РФ визначена можливість перенесення щорічної відпустки. Наприклад, при повідомленні працівника про його початку пізніше встановленого законом терміну, порушення термінів виплати відпускних, а також при серйозних втрати, які загрожують компанії в результаті відсутності працівника.
Графа «Примітка» заповнюється, якщо відпустка працівнику не надавався, був продовжений, або працівник був відкликаний, для зазначення підстав надання відпустки, що перевищує 28 днів, а також в інших випадках.
Після затвердження документа він стає обов'язковим для виконання обома сторонами трудових відносин.
Чи потрібно ознайомити працівників з графіком відпусток
Згідно з Трудовим Кодексом РФ, роботодавець не зобов'язаний знайомити працівників з даним документом. Головне - сповістити співробітника про початок відпочинку за допомогою повідомлення, на якому потрібна його підпис (ст. 123 ТК РФ). Отже, працівник дізнається про дату своєї відпустки не з графіка, а зі спеціального сповіщення, складеного і затвердженого роботодавцем.
Що повинно враховуватися при складанні графіка відпусток?
Закріплення графіка відпусток в нормативних актах організації
Для запобігання суперечок, що стосуються реалізації права на відпочинок, графік можна закріпити локальними нормативними актами. З цією метою в колективному трудовому договорі або правилах внутрішнього трудового розпорядку вказуються всі стадії складання документа - від заповнення «опитувального листа» до повідомлення співробітника про початок щорічної відпустки.
Чим загрожує відсутність графіка або оформлення його неналежним чином
Неправильно оформлений акт створює проблеми при нарахуванні відпускних, порушує виробничий процес, ускладнює пошук заміни який іде співробітнику.
Порушення строків затвердження документа, а також його відсутність тягне за собою застосування штрафних санкцій, так як є адміністративним правопорушенням (ст. 5.27 КоАП РФ). На посадову особу може бути накладено штраф у розмірі від 1 000 до 5 000 рублів, на юридичну особу - штраф від 30 000 до 50 000 рублів або призупинення діяльності на строк до 90 днів, на підприємців без утворення юридичної особи - штраф від 1 000 до 5 000 рублів або призупинення діяльності на строк до 90 днів.
Поширені помилки, яких припускаються в графіку відпусток:
Чи важливі побажання працівника при складанні документа
Щоб уникнути трудових спорів, доцільним буде складання опитувального листа. У ньому можна вказати прізвище та ініціали кожного працюючого, посаду, дату початку і закінчення відпускного періоду (або його частин), підпис працівника і дату заповнення.
Якщо все ж сталося так, що дати відпустки в графіку і в опитувальному аркуші розрізняються, можна отримати від співробітника письмове підтвердження його згоди з зазначеним відпускним періодом.
Перенесення часу відпочинку
Роботодавець не має права відмовити співробітникові в наданні щорічної відпустки. У виняткових випадках він може бути перенесений на інший зручний для працівника час, але тільки з його згоди. Але за будь-яких обставин співробітник повинен реалізувати право на відпочинок не пізніше, ніж через 12 місяців після закінчення робочого року, за який відпустка повинна надаватися. Якщо він погоджується на перенесення часу відпустки - роботодавцем оформлюється відповідний наказ. При відмові від перенесення працівник йде відпочивати в період, зазначений у графіку.
Якщо ініціатива про перенесення відпускного періоду походить від працівника, йому необхідно написати заяву із зазначенням причин, що призвели до зміни дати. У цьому випадку на перенесення часу відпустки потрібна згода роботодавця.
Відповідно до ст. 124 Трудового Кодексу РФ, відпускний період переноситься або продовжується у разі хвороби працівника, підтвердженої листком тимчасової непрацездатності, виконання працівником під час відпочинку державних обов'язків (якщо ці обов'язки згідно із законодавством передбачають звільнення від роботи), а також в інших випадках, встановлених законом.
