Як відібрати потрібні документи
Ви - успішна компанія, у вас велика кількість організацій, з якими ви співпрацюєте, і обсяг електронного документообігу стає дедалі більше. Орієнтуватися у «вхідних» інколи буває складно, занадто багато роботи і затратно по часу. Для швидкого пошуку потрібного документа ви можете створити фільтр, який є в реєстрі.
Даний фільтр має кілька критеріїв відбору:
за статусом
Процес тієї чи іншої обробки документа характеризується його статусом. Статуси є у всіх документів. За ним ми можемо відслідковувати весь хід обміну документами. Опис статусів см. Тут.
Так, наприклад, ми можемо подивитися, які документи ми відхиляли:
- натискаємо «Потрібно відібрати?»
- вибираємо «Відхилені» і натискаємо «Відібрати».
Все дуже зручно, буквально кілька кліків мишкою.
Чи можемо подивитися документи, які вимагають відповіді - це дуже важливо, тобто ті, які ми отримали, але ще не обробили.
Або документи, які ми відправили, але покупці їх ще не обробили.
Тобто покупці їх отримали, але з якоїсь причини ще не дали нам відповідь: чи згодні вони чи ні, не повернули підписаний екземпляр.
Оперативність обміну документами - це основний плюс електронного документообігу. Зіграти не найкращу роль в цьому може «людський фактор». Дуже легко загубитися у великому потоці електронних документів і обробити не всі «вхідні», які прийшли сьогодні, що в свою чергу може привести до негативних наслідків.
Швидко вибудувати список документів за певний період часу: «за сьогодні», «за останній місяць», «за останні півроку» і т.д. можна наступним чином:
- Натискаємо «Потрібно відібрати».
- Кількома на галочку в кінці поля «Відбираються»
- Вибираємо потрібний проміжок часу.
за відправнику
Ваше бізнес оточення дуже велике, але і серед такої великої кількості організацій даний фільтр знайде вам всі документи, наприклад, по одній конкретній організації.
- Відкриваємо вікно фільтра.
- Натискаємо на посилання «Відправник».
- У новому вікні вибираємо організацію.