Чим зручна згортка бази 1С? У тому випадку, якщо ви просто створите нову порожню базу і почнете вручну вносити залишки по всіх рахунках, то витратите достатньо багато часу на цю роботу, адже потрібно буде перенести не тільки суми залишків, а й дані всіх довідників, необхідних для роботи (контрагенти, фізичні особи, співробітники, номенклатура та ін.). При згортку програма сама автоматично сформує залишки по рахунках, які при необхідності ви зможете скоригувати, все елементи довідників залишаться в базі, а старі документи будуть видалені. У тому випадку, якщо ви хочете також «почистити» довідники, можна буде вручну видалити зайві елементи. Це займе набагато менше часу, ніж введення всіх потрібних елементів в нову базу.
Перш ніж починати згортку, потрібно сформувати ОСВ і переконатися, що всі необхідні рахунки закриті, проведена реформація балансу. Також краще заздалегідь створити копію інформаційної бази. Про те, як це зробити, я докладно розповідала в статті Створення копії бази - для чого це потрібно і як це зробити
Після того, як ми розібралися з копіями бази і перевірили дані по ОСВ, переходимо в розділ «Адміністрування» і вибираємо пункт «Згортка інформаційної бази».
Насамперед, програма знову запропонує вам зробити копію бази. Якщо копія у вас вже є, то цей пункт можна пропустити (зняти галочку). Якщо копії поки ні, то не пропускаємо ні в якому разі!
Потім необхідно вказати рік, на початок якого ми будемо формувати залишки. Як правильно, це поточний рік, але один раз в своїй практиці я зустрічалася з проханням при згортку залишити в програмі дані за три останні роки (на той момент облік в базі вівся більше 5 років). Якщо в базі ведеться кілька організацій, то відзначаємо, чи буде здійснюватися згортка по всім або тільки за обраними.
На наступному етапі необхідно вказати, дані по яким регістрів ми будемо згортати. Якщо у вас немає яких-небудь особливих побажань, то всі налаштування можна залишити без зміни.
На наступному етапі здійснюється перевірка даних: звіряються залишки по рахунках до згортки і після неї. В ідеальному випадку суми повинні збігатися. Якщо виникають якісь розбіжності, то потрібно обов'язково роздрукувати сформований програмою звіт і детально розібратися з кожним рахунком, за яким виникли відмінності.
На останньому етапі згортки здійснюється видалення старих документів, цей процес може зайняти досить тривалий час, особливо, якщо облік в програмі вівся багато років.
Потім програма повідомить про успішне закінчення згортки.
Звичайно, згортка не є «чарівною пігулкою» і не вирішить швидко всі проблеми, якщо облік в базі довгий час вівся не надто акуратно. Можливо, після проведення згортки потрібно коригувати залишки або розбиратися, чому автоматично були видалені не всі документи. В цьому випадку доведеться витратити певну кількість часу на доведення бази до оптимального стану: попрацювати з документами введення залишків і проаналізувати, чому програма не змогла видалити деякі старі документи. Єдине, про що я хочу вас попросити - обов'язково робіть копії інформаційної бази! А якщо стан бази дуже запущене або великий обсяг введених документів, то для виконання згортки краще звернутися за допомогою до досвідчених фахівців.
Давайте дружити в Facebook
