При засвідченні вірності перекладу з однієї мови на іншу до документів, з яких свідчіться вірність перекладу, пред'являються такі ж вимоги, як і до документів при посвідченні вірності їх копій. Тобто, вони не повинні суперечити закону як по суті, так і за формою, мати юридичне значення та ін.
Але є і специфічні вимоги, притаманні саме цій нотаріальній дії.
По-друге, документи, складені за кордоном за участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами для вчинення перекладу і засвідчення вірності копії документа лише за наявності на документі відмітки про його легалізацію органами Міністерства закордонних справ України (апостиль).
Під легалізацією розуміється засвідчення консулами або консульським управлінням МЗС України тієї обставини, що документ відповідає законодавству країни, якою був виданий, і що підписи іноземних посадових осіб на документі не викликають сумніву в їх справжності. Ухвалення документів без легалізації, якщо це передбачено в угоді України з іноземною країною.
Процесуальний порядок засвідчення вірності перекладу з однієї мови на іншу.
Це нотаріальну дію регулюється ст. 79 Закону України "Про нотаріат" та Головою 8 Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Засвідчувати вірність перекладу документа з однієї мови на іншу вправі державні та приватні нотаріуси, консульські установи. При цьому діє загальне правило територіальної компетенції, і за вчиненням цієї дії можна звертатися в будь-яку нотаріальну контору, до будь-якого приватного нотаріуса.
Як показує практика, при засвідченні вірності перекладу нотаріусові, як правило, доводиться користуватися послугами перекладача, тому що дуже рідко наші нотаріуси володіють іноземними мовами. Таким чином, засвідчуючи вірність підпису перекладача, нотаріус повинен встановити його особистість і особистість громадянина, який подав документ для перекладу. При цьому перекладач, крім документа, що свідчить його особистість, являє документ, що підтверджує його кваліфікацію. Якщо ж в нотаріальній конторі є зразок підпису перекладача і його особа відома нотаріусові, то при наступному засвідчення підпису перекладача нотаріус встановлює тільки особу, яка подала документ для перекладу.
Переклад робиться з усього документа, в тому числі печатки і штампу. Найчастіше переклад виконується на окремому аркуші або аркушах. Він прикріплюється до оригіналу документа, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою.
Досить часто громадянин, звертаючись за вчиненням будь-якого нотаріальної дії, наприклад, за посвідченням доручення, заповіту, засвідчення справжності підпису на документі, копії тощо, одночасно просить здійснити переклад документа на іноземну мову. У цьому випадку переклад вміщується поруч з оригіналом документа на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою: оригінальний текст (довіреність, заповіт, копія тощо) розташовується на лівій стороні, а переклад - на правій. Переклад робиться з усього тексту документа, в тому числі і з посвідчувального напису під документом, і закінчується підписами. Далі під текстом документа і перекладу з нього відбувається посвідчувальний напис про засвідчення вірності перекладу, зробленого нотаріусом, або про засвідчення справжності підпису перекладача, якщо переклад зроблено перекладачем.
На прохання зацікавлених осіб нотаріус одночасно з засвідченням вірності перекладу, справжності підпису перекладача може свідчити вірність копії з перекладу.
Державний нотаріус Л.П.Голядінець