Уникайте словосполучення «Доброго времени суток», нескінченного «Ви» з великої літери, довгих речень з безліччю ком. Не треба «води», яку звикли «лити» у вступній частині листів «професійні секретарі» і менеджери з продажу. Ви витрачаєте свій час, набираючи ці непотрібні «реверанси» і компліменти; а потім свого часу витрачає ще й одержувач листа.
Зробіть підпис в листі максимально інформативною. Включіть туди свої основні онлайн-дані для контакту. Дуже корисно додати в підпис посилання на особистий сайт-візитку або на профіль в LinkedIn / Facebook (тільки попередньо наведіть в цих профілях порядок і актуалізує свої дані і попередні / поточні місця роботи).
Не пишіть «кілометри тексту.» Зосередьтеся на основному посиланні і call-to-action (що конкретно ви хочете від одержувача, що він / вона повинні зробити, отримавши ваш лист: зателефонувати, відповісти, скласти список, підтвердити умови і т.п. ) Всі подробиці та уточнюючі деталі, питання і пропозиції варто уявити не в «тілі» листа, а за допомогою вкладених файлів (найкраще використовуйте текстові файли з мінімумом картинок у форматі .doc. docx. pdf)
Важливі листи намагайтеся завжди відправляти з ранку, а самі відповідайте на листи у другій половині дня. Причина проста: якщо щось хочете дізнатися / уточнити / зажадати до виконання, то треба, щоб це потрапило в список справ і завдань до того, як день перейде в фазу «після обіду». Якщо ж ви отримали лист з ранку, то треба зібрати всю інформацію, з'ясувати те, чого вам не вистачає для повної відповіді, - і вже після обіду ви зможете надати повну відповідь тому, хто вам написав.
Як бачите, рекомендації зовсім невеликі, але вони здорово допомагають економити і ваш час, і час того, кому ви пишете. До речі, які у вас є «Лайфхак» щодо ділової та особистої електронного листування?
Ставтеся до електронної пошти, як до однієї із завдань в вашому списку справ - не відводьте весь час на виконання цього завдання. Досить 2 30-хвилинних блоку протягом дня (вранці і після обіду). Розділіть текст на абзаци (одна думка / завдання - один абзац) - як банально б це не звучало, але дуже важко пробиратися через кілометрові тексти, які при цьому ще й не розділені на окремі абзаци. Не забувайте відповідати на листи - немає нічого гіршого, ніж відправити електронний лист і не отримати на нього відповідь. При цьому уникайте автовідповідачів типу "Ваш лист отримано. Я відповім на нього, як тільки буде можливість". З мого досвіду відповіді після автовідповідача не приходять зовсім.