Вирішив зібрати воєдино всі відомі мені рекомендації по написанню ефективних електронних листів. Зручно, знаєте, мати під рукою довідник-збірник корисних порад - в голові все не втримаєш. Думаю, що всі усвідомлюють важливість цього каналу комунікацій в повсякденній роботі, особливо в галузі розробки ПЗ. Тому ці міркування залишимо за дужками і звернемося безпосередньо до рекомендацій. Зазначу тільки, що вони скоріше спрямовані на внутрішню переписку, ніж на комунікацію з замовником.
У цьому пості я постарався зібрати поради, які допомагають зробити так, щоб ваші листи читали. Це буде частина перша. Однак, ефективним лист стає коли його прочитали. Тільки якщо слідом за прочитанням пішли якісь дії, якась реакція одержувача, якої ви добивалися, лист можна вважати таким, що виконав своє призначення. Про це в другій частині.
Тема листа (Subject)
По-перше, тема повинна бути. Абсолютна більшість людей це розуміє, але іноді нас переслідує горезвісний людський фактор. Перевіряйте двічі, заповнене чи поле з темою листа. А краще забороніть відправку листів з порожньою темою в вашому поштовому клієнті.
Щоб скоротити розмір теми, замість повного опису дії можна використовувати ключі, наприклад: AR - Action Required, FIY - For Your Information і т.п. У компанії, де я працюю, прийнято позначати листи розважального характеру (корпоративи, цікаві посилання) ключем nowork. Звичайно ж, набір ключів повинен бути добре відомий усім учасникам листування. А ще по ключам можна налаштувати фільтри в поштовому клієнті для автоматичного сортування листів по різних папках.
Принцип перевернутої піраміди