Арт-директор і ведучий продакт-менеджер Spotify, один з найбільш «зайнятих» людей в світі, розповідає, як написати лист так, щоб йому самому точно захотілося на нього відповісти.
1. Стислість - сестра таланту
Про що б ви не писали, почніть лист з короткого змісту. Пропустіть світські «як справи, як здоров'я дружини і тещі». Це важко, всі хочуть здаватися чемними, але витрачати чужий час - більше зло. Напишіть вступ, з якого стане ясно, чого ви хочете. Якщо в подальшому потрібно розгорнути якісь подробиці, нехай вони будуть необов'язкові для розуміння суті.
Постарайтеся обійтися без розлогій самопрезентації - якщо потрібно додати ваги своїм словам, пояснивши, хто ви такий, поставте посилання на свою біографію в інтернеті.
2. Поясніть, чого ви хочете
Спочатку напишіть, чого хочете, і тільки потім вдаватися в подробиці, якщо необхідно. Повірте, зайнята людина це оцінить. Коли ви пишете незайнятому людині, можна почати з необов'язковою бесіди, але це інший випадок.
Будьте доброзичливі і ввічливі, але переходите відразу до суті і поясніть, про що мова. Якщо вам не потрібна відповідь, напишіть просто: «сподіваюся, ця інформація буде вам корисна» (в англомовному середовищі в темі листа пишуть FYI - скорочення від «до вашого відома»).
3. Не намагайтеся добитися взаємності на першому побаченні
Ймовірно, відправляючи лист, ви ставите перед собою кількох цілей. Намагаєтеся зав'язати стосунки або отримати щось конкретне. Хоча раніше прозвучала рекомендація відразу переходити до справи, потрібно розуміти, що грань тонка, і у медалі завжди дві сторони.
Якщо відразу спробувати взяти бика за роги, це може зіпсувати ще не почалися відносини. Якщо вам щось потрібно, варто сказати, що саме, а потім пояснити, чому це корисно для вас обох. Звичайно, випадки бувають різні, але відразу викласти свою справу і тиснути на людину, з яким ви ще не знайомі - це не одне і те ж.
Зайнята людина, як правило, готовий допомогти, нічого не просячи взамін, але хоче розуміти, чому йому варто витратити час на вашу задачу.
5. Нумеруйте пункти
Коли я відповідаю на лист, я розбиваю його на секції і нумеруються їх, ось як в цій статті. Це займає багато часу, але допомагає одержувачу працювати з моїм повідомленням. А потім воно до мене повернеться, і список заощадить час нам обом. Адже я зможу швидко відповісти на конкретні пункти - і готово!
Це одна з найважливіших речей, яким я навчився. Але давайте я не буду розбивати ваш лист на пункти за вас? Чим мені буде простіше, тим вище шанс, що ви отримаєте відповідь.
6. Надішліть листа ще раз
Я і сам так роблю. Якщо я не отримав відповідь через тиждень - просто відправляю лист ще раз. Не варто множити сутності і додавати абзац з питаннями, чому я не відповів на лист, чи отримав я його і т. Д. Просто надішліть листа повторно. Я вдячний всім, хто так робить. Тому що тим самим вони або надсилають мені нагадування, або я отримую лист, яке пропустив минулого разу.
У повторній відправці того ж листа немає ніякої грубості (заодно можна виправити якусь формулювання на більш вдалу). Я швидше відчуваю себе неприємно, коли людина відповідає на власне лист з питанням, чому я йому не відповів.
Тому що тоді мені потрібно знайти оригінальний лист, а це - час.
7. Не відправляйте договір про нерозголошення
Є люди, які надсилають у вкладенні договір про нерозголошення, який потрібно підписати, перш ніж вам надішлють виклад блискучою, але секретної ідеї. Це дуже погана практика. Тут немає нічого, на що можна було б відповісти по суті. Розумієте, ці самі зайняті люди - вони не нудьгують в очікуванні договору про нерозголошення від випадкової людини. Якщо справа дійсно важливе, завжди можна знайти спосіб обійтися без цього.
8. «Дозвольте звернутися?»
Не варто писати мені лист з питанням про те, чи можна поставити мені кілька запитань. Якої відповіді ви чекаєте? Якщо вам потрібні відповіді, викладіть питання відразу (і пронумеруйте, див. Пункт 5).
9. До біса канцелярит
Приходить, наприклад, лист. Відкриваєш, а там такий текст: «цілісне уявлення високого рівня потенційної синергії з використанням передових технологій». Все, спасибі, я без свідомості і на кнопку «відповісти» натиснути ніяк не можу.
10. Пожартуйте або прикладіть смішний анімований гіф
Смішний гіф - це дуже корисно. Якщо ви змусили мене посміхнутися - вважайте, що ви перемогли. Час, який ми проводимо з задоволенням, витрачено не дарма.