Термін зберігання повідомлень працівників про скорочення штату, про зміну окладів, про реорганізацію в організації
У свою чергу, зазначений вище Перелік не містить таких видів документів як пропозиції вакансій і акт про відмову працівника ознайомитися з документами. При цьому, на практиці ці документи рекомендується зберігати все ж в особовій справі працівника.
Також на практиці, перераховані в питанні документи можна зберігати безпосередньо в особовій справі працівника. У свою чергу, відповідно до статті 656 зазначеного переліку "Особові справи працівників" зберігаються 75 років. Отже, можна зробити висновок, що якщо документи про зміну умов трудового договору (повідомлення, пропозиції вакансій, акти) зберігаються безпосередньо в особовій справі працівника, то зберігати дані документи необхідно також як і саме особиста справа, тобто 75 років.
Таким чином, на нашу думку, повідомлення про зміну умов трудового договору працівників можна зберігати як окремо в папці "Письмові повідомлення роботодавця про звільнення працівників із зазначенням причин, які не ввійшли до складу особових справ" з терміном зберігання 75 років, так і безпосередньо в Особистому справі кожного співробітника з терміном зберігання 75 років.
Вважаємо, що повідомлення про скорочення і реорганізації так само потрібно зберігати 75 років.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1.Ответ: Як скласти номенклатуру справ в кадровій службі
Призначення номенклатури справ
Для чого потрібна номенклатура справ
Номенклатура справ - один з основних документів, який повинен бути розроблений в організації. У ньому міститься інформація про те, які документи і в якому підрозділі слід вести, хто з ними повинен працювати, де і протягом якого часу вони повинні зберігатися.
Номенклатура справ розробляється для того, щоб:
- вести облік справ, заведених протягом року в організації і в її структурних підрозділах;
- формувати справи (забезпечувати порядок під час підшивці документів у справи);
- вести індексацію справ;
- забезпечити пошук документів.
Зазвичай номенклатура справ складається в якості єдиного документа для всієї організації. При цьому вона включає в себе номенклатури окремих підрозділів. Наприклад, канцелярії, секретаріату, фінансового відділу, адміністративного відділу, кадрової служби.
Види номенклатури справ
Які бувають види номенклатури справ
Розрізняють три види номенклатури справ: типову, зразкову і індивідуальну.
Типова номенклатура справ передбачає обов'язковий перелік справ, які заводяться в однотипних організаціях. Як правило, типова номенклатура розробляється в установах, які мають широку мережу підвідомчих організацій.
Орієнтовна номенклатура справ подібна за призначенням з типовою номенклатурою. Вона також розробляється для однотипних організацій, однак має тільки рекомендаційний характер. Це означає, що підвідомчим підприємствам дано право самим вирішувати, чи приймати документ в якості зразка або розробляти свою схему діловодства.
У кожній організації розробляється індивідуальна номенклатура справ. При цьому заголовки справ і терміни зберігання документів повністю переносяться в неї з типової або зразкової номенклатури. Якщо організація не має типовий або приблизною номенклатури справ, індивідуальну номенклатуру вона розробляє самостійно.
Номенклатура справ кадрової служби
Як скласти номенклатуру справ кадрової служби
Номенклатура справ. яку повинен розробити відділ кадрів, - це частина єдиної номенклатури справ організації. Складати її потрібно за тими ж правилами, що і єдину номенклатуру. Форма номенклатури справ наведена в додатку 8 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33. Вона складається з п'яти основних розділів:
- розділ № 1 - індекс справи;
- розділ № 2 - заголовок справи (томи, частини);
- розділ № 3 - кількість справ (томів, частин);
- розділ № 4 - термін зберігання справи (тому, частини) і номер статті за переліком;
- розділ № 5 - примітка.
Особливості заповнення окремих розділів номенклатури справ наведені в пункті 3.2.5.4 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
Заповнення номенклатури справ
Як заповнити номенклатуру справ
Графи заповніть в такій послідовності - № 1, № 2, № 4, № 5. Дані в графу № 3 занесіть в останню чергу, а саме в кінці календарного року, коли стане відома точна кількість одиниць зберігання (томів, папок, книг, журналів ).
Графа № 1 номенклатури справ
Як заповнити графу 1 номенклатури справ
У графі № 1 номенклатури проставте індекси кожної справи. Індекс складається з двох частин: номер (код) структурного підрозділу відповідно до штатного розкладу організації та порядковий номер справи, сформованого в кадровій службі. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад, 05-07, де 05 - код кадрової служби за штатним розкладом, 07 - порядковий номер справи (папки) за номенклатурою справ. Групи цифр індексу розділіть дефісом. Згодом індекси справ перенесіть з номенклатури на корінці папок (скоросшивателей), а при здачі справ в архів - на обкладинку справи. Справи, в яких містяться питання, не вирішені протягом одного року, внесіть в номенклатуру наступного року з тим же індексом. До таких справ відносяться, наприклад, особисті картки, трудові книжки, журнали обліку.
Графа № 2 номенклатури справ
Як заповнити графу 2 номенклатури справ
У графі № 2 номенклатури вкажіть заголовки справ (папок) всіх документів, з якими працюєте (вхідних, вихідних, внутрішніх), а також довідкові та реєстраційні матеріали (картотеки, журнали (книги) обліку і видачі документів). У номенклатуру не вмикайте заголовки друкованих видань (бюлетенів, тарифних та інших довідкових матеріалів).
Заголовки справ розташуйте в певній послідовності. Ця послідовність залежить від важливості документів, що входять до складу справи. Спочатку перерахуйте заголовки справ, що містять організаційну документацію, - Положення про відділ кадрів і посадові інструкції співробітників, Правила трудового розпорядку. колективний договір. Далі внесіть заголовки справ, що містять розпорядчу документацію, - накази про прийом на роботу, переведення і звільнення працівників, про стягнення, заохочення, відрядженнях. Потім вкажіть заголовки справ з облікової та довідкової документацією - штатний розклад, особисті картки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які направляються у відрядження, і т. Д. Завершіть перелік офіційної внутрішньої листуванням (доповідні, пояснювальні записки, уявлення).
Порада: після того як ви перерахуєте в номенклатурі заголовки всіх існуючих справ, в графі № 1 проставте ще кілька індексів в якості резервних номерів, а в графі № 2 залиште вільне місце. Це необхідно для обліку нових, не передбачених раніше справ, які можуть виникнути в кадровій службі протягом року.
Графа № 4 номенклатури справ
Як заповнити графу 4 номенклатури справ
Графа № 5 номенклатури справ
Як заповнити графу 5 номенклатури справ
У графі № 5 номенклатури проставте позначки про заклад справ, про перехід справ, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу організацію і т. П. Наприклад, примітка може виглядати так: «Справа заведена 13.01.06 »,« Оригінали документів зберігаються в загальному відділі »і т. п. Такі позначки можна ставити протягом всього терміну дії номенклатури.
Підсумковий запис про кількість справ
Як скласти підсумкову запис номенклатури справ організації
Після закінчення календарного року служба діловодства організації (інша служба, відповідальна за складання номенклатури справ) повинна скласти підсумкову запис про кількість заведених справ (томів, частин) постійного і тимчасового зберігання (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 м № 33).
Приклад оформлення номенклатури справ кадрової служби
З повагою і побажанням комфортної роботи, Катерина Зайцева,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
