Коли необхідна інвентаризація?
У загальноприйнятому значенні під інвентаризацією розуміється процедура періодичної перевірки та документального підтвердження наявності, стану та оцінки майна і зобов'язань компанії, що проводиться з метою підтвердження даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.
Законодавство надає компаніям широкі можливості для використання інвентаризації в якості дієвого механізму регулювання і контролю порядку ведення обліку фінансово-господарської діяльності фірми з метою підготовки достовірної інформації про її фінансове становище і фінансової звітності.
Перерахуємо випадки обов'язкової інвентаризації:
- перед складанням підсумкової бухгалтерської звітності;
- при зміні матеріально відповідальних осіб;
- при процедурі ліквідації і реорганізації юридичної особи;
- при перетворенні державного (муніципального) унітарного підприємства;
- при надзвичайних ситуаціях, екстремальних умовах;
- в разі розкрадання майна;
- в інших ситуаціях, передбачених законодавством РФ.
В ході інвентаризації перевіряється фактична наявність наступного майна і зобов'язань:
- основні средствa;
- матеріально-виробничі запаси;
- незавершене виробництво і витрати майбутніх періодів;
- грошові кошти;
- нематеріальні активи;
- фінансові вкладення;
- резерви майбутніх витрат і платежів, оціночні резерви;
- розрахунки з постачальниками, покупцями та іншими дебіторами і кредиторами.
Порядок проведення інвентаризації складається з ряду етапів.
На першому підготовчому етапі проводять такі процедури:
- готуються документи, необхідні для інвентаризації;
- видається наказ (розпорядження) керівника про проведення інвентаризації;
- формується список учасників інвентаризації;
- визначається термін проведення та види інвентаризуються майна;
- товарно-матеріальні цінності підготовляються до інвентаризації;
- перевіряється наявність договорів про матеріальну відповідальність, на кожну матеріально відповідальну особу складається інвентаризаційний опис.
На другому етапі проводиться власне сама перевірка цінностей, що включає в себе виявлення фактичної наявності ТМЦ, а також заповнення потрібних граф в описах. Фактична наявність майна при інвентаризації комісія визначає шляхом його обов'язкового фізичного перерахунку, замеріванія, зважування.
Інвентаризаційні описи за підсумками інвентаризації слід оформляти в двох примірниках. На них повинні бути присутніми підписи всіх членів комісії і матеріально відповідальної особи.
Третім етапом є зіставлення інформації, виявленої в описах з даними, відображеними на рахунках бухгалтерського обліку. На цьому етапі знаходяться недоліки або лишки товарно-матеріальних цінностей. При виявленні відхилень від даних обліку для відображення основних засобів, НМА та ТМЦ складаються порівняльні відомості, за затвердженою формою інв-18, інв-19.
На четвертому етапі оформляють результати інвентаризації. Дані бухгалтерського обліку приводять у відповідність з даними інвентаризації. Матеріально відповідальні особи можуть бути притягнуті до матеріальної відповідальності відповідно до укладеного договору з ними. У свою чергу, співробітників, неправильно відображають майно в бухгалтерському обліку, є можливість залучити до адміністративної відповідальності.
Необхідно відзначити, що підсумки інвентаризації повинні бути відображені в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в місяці закінчення інвентаризації, при річній же інвентаризації - в підсумковому річному бухгалтерському балансі.
Інвентаризація - процес іноді дуже хворобливий тому, що він виявляє не тільки помилки і неточності бухгалтерського обліку. а й розкриває недостачі і втрати товарно-матеріальних цінностей компанії, і як результат, веде до покарання винних матеріально відповідальних осіб. У зв'язку з цим при проведенні інвентаризації найважливішим є дотримання всієї процедури перевірки, а саме - отримання необхідних розписок матеріально відповідальних осіб до початку інвентаризації, неодмінна участь в процесі інвентаризації всіх відповідальних за майно осіб.
Щоб уникнути несподіванок у вигляді недостачі ТМЦ необхідно взяти за правило обов'язкову інвентаризацію при зміні матеріально відповідальних осіб, наприклад працівників складу, а також при зміні директора організації.
Бухгалтерії ж слід не лінуватися і підписувати по можливості щоквартально акти звірок взаєморозрахунків зі своїми контрагентами. Це буде відмінним доказом при судових розглядах з недобросовісними постачальниками і покупцями.
Шеронова Ольга Володимирівна