1С - програма гнучка. При достатньому рівні прав дозволяє користувачеві проводити документи з товаром. якого немає в наявності. Таким чином. в програмі виникають негативні залишки. Сказати однозначно, що цього не можна допускати - немає, а то що це неправильно і то що це помилка - так.
Чому користувачам іноді може знадобиться проведення залишку в мінус? Якщо у вас не ювелірний завод, в 99% залишки товару на складі (фактичні) не збігаються із залишками в програмі. А це означає, що при виписці товару зі складу або магазину за фактом виникнуть труднощі з випискою видаткових документів. Програма не зможе провести операцію "в мінус", якщо у користувача є обмеження. Виникла позаштатна ситуація безсумнівно приведе до простою, затримки, з'ясування причин і т.д. Але не кожна компанія може дозволити собі простий або затримку, якщо, наприклад це призведе до додаткової оплати простою найманого автотранспорту або штрафів за невчасну доставку товару покупцеві. Якщо витрати від простою значно більше, ніж витрати від неточних оперативних залишків доцільно дозволити користувачеві проведення товару в мінус. Ми хочемо сказати, що політика прав і заборон в 1С не повинна накладати негативний негативний отпечат ок в цілому на бізнес-процеси компанії. Важливо зрозуміти різницю між вимушеними, правильними заходами обмеження і "палицями в колесах". Оцінку даного питання повинні дати керівники відділів безпосередньо відповідають за бізнес-процеси і фінансові результати компанії.
Отже, розглянемо коли наявність прав проводити товар в мінус виправдано.
- витрати від несвоєчасного виконання бізнес-процесу значно більше, ніж витрати від неправильних залишків в програмі
- відображення операцій в програмі відстає від фактичного руху товару на складі. Наприклад: прийнята поворотна тара від покупців, вивантажено на тарний склад і завантажена комірником в приїхала машину постачальника тари. Операціоністи не встигають провести операції по зрост а ВТУ тарі в 1С, відповідно не можуть зробити витрата постачальнику, тому що немає залишків. У даній ситуації, або буде простий на складі, або тара буде відвантажена не в цій поставці, що призведе до заняття додаткових складських площ.
- на складі давно не проводилася інвентаризація, тому деякі номенклатурні позиції зберігаються з неправильним залишком. Перерахувати склад неможливо, так як операції з товаром здійснюються 7 днів на тиждень. Відповідно зупинка складу для перерахунку на 1-3 дні, а відповідно зупинка відвантажень товару покупцям тягне великі втрати ніж незначні неточності в товарних залишках
Коли проведення товару в мінус невиправдано.
- Проведення продукції в мінус призведе до непоправної ланцюжку подальших помилок.
- Товар дуже дорогий. Навіть продаж однієї одиниці товару в мінус означає те що на складі або пересортиця або недостача в великих розмірах. Розгляд даної помилки повинно бути негайним. Наприклад, дорога група товарів: промислове обладнання, автомобілі, комплектуючі.
- Неправильний відпуск товару призведе до подальшої неправильної калькуляції і собівартості.
Як виникають мінусові залишки в 1С?
Якщо права користувачів в програмі налаштовані правильно негативних залишків виникнути не може. До розширеним прав проведення товару в мінус відносяться:
- можливість редагувати документи заднім числом
- у користувача в настройках додаткових прав включена можливість проводити документи без контролю негативних залишків
- у компанії розподілена база даних 1С. При обміні даними відбувається некоректне списання залишків. Той випадок, коли один і той же товар списали в різних вузлах (філіях) інформаційної бази.
- внутрішня помилка бази даних 1С
Пошук помилок і мінусових залишків в 1С
Найзручніше шукати мінуса в 1С за допомогою групового перепроведення документів. При виконанні даної обробки в сервісні повідомлення спливуть всі мінуса і недоліки.
Також ще можна скористатися звітом "Відомість по товарах на складах". Для цього її ніжно належним чином налаштувати. Обов'язково виведіть в угруповання номенклатуру, а під нею документ-рух. Прокручуючи відомість ви побачите мінуса за кінцевим залишку, прийміть рішення що з ними робити. Зазвичай такий товар оприбутковують, а замість нього щось списують. Роблять міні-інвентаризацію, якщо немає можливості провести повноцінну.
