При зростанні числа замовлень виконувати їх все точно в строк стає складним завданням. А невиконання замовлень ставить під загрозу репутацію інтернет-магазину. Рішенням може бути впровадження чіткої процедури обробки замовлень.
Що розуміється під обробкою замовлень? Це весь комплекс дій від моменту отримання замовлення від покупця до його виконання, тобто доставки замовлення покупцеві. Розглянемо цей процес докладніше і розповімо, як його автоматизувати за допомогою МоегоСклада.
Цей документ відповідають на наступні питання:
Встановлені і рекомендації
Інформація про замовлення вноситься у відповідні поля.
Крім стандартних полів можна використовувати додаткові поля. щоб створити всі необхідні вам параметри для роботи з замовленнями. Найбільш поширені з них - це менеджер (співробітник, який приймає замовлення), кур'єр, спосіб доставки, спосіб оплати, станція метро або район доставки.
Статуси замовлень
Для контролю проходження замовлень необхідно задати в системі статуси для замовлень.
Наприклад, можна використовувати такі статуси для замовлення покупця:
Використовуючи синхронізацію з інтернет-магазином, при перенесенні замовлення в МойСклад, переноситься і його статус (якщо він був вказаний). Якщо переноситься замовлення, який не має статусу, то підставляється перший по порядку статус із заданих в МоемСкладе.
Статуси замовлень варто використовувати ще й для того, щоб вибудовувати воронку продажів. Цей звіт покаже вам, наскільки оперативно обробляються ваші замовлення, і на якій стадії вони «пробуксовують».
Обробка замовлень
Розглянемо детально процес обробки замовлень в сервісі МойСклад.
Як потрапляють замовлення в МойСклад і кілька слів про резервування
Замовлення можуть потрапляти в МойСклад наступними способами:
У замовленні покупця можна встановити Резерв. Тоді кількість доступного товару на складі в системі стане менше, але на фактичний залишок товару це не відіб'ється. В налаштуваннях синхронізації можна включити автоматичне резервування замовлень. Примітка
Під час налаштування синхронізації з інтернет-магазином можна активувати опцію Автоматично резервувати товари (Обмін даними | Синхронізація закладка Налаштування синхронізації), тоді замовлення будуть переноситися в МойСклад вже з встановленим для всіх позицій резервом.
При ручному введенні Замовлення покупця можна контролювати доступність для продажу внесених в замовлення позицій. Щоб в самому замовленні було видно кількість доступного товару, натисніть відповідний прапорець в настройках (шестерня справа над рядком замовлення). Підготовка замовлень. Робота «під замовлення»
Припустимо, група нових замовлень (наприклад, за вчорашній день) надійшла в МойСклад з інтернет-магазину і всі вони знаходяться в статусі «Новий». У зв'язку з цим:
- Визначте частину замовлень, які готові до доставки сьогодні (наприклад, це можуть бути ті замовлення, товари з яких є у вас в наявності).
- Змініть їх статус на «Підтверджено». Для цього немає необхідності заходити в кожне замовлення і міняти його Статус. Передбачена можливість масово змінити статуси замовлень:
а. У списку замовлень відзначте прапорцями ті замовлення, статуси яких необхідно змінити.
б. Над списком замовлень в меню Статус виберіть потрібний статус, в даному випадку це «Підтверджено». Попередньо список замовлень можна відфільтрувати, наприклад, вибравши тільки замовлення в статусі «Новий». Також доступна функція масового зміни значень додаткових полів для обраних замовлень. Для цього над списком замовлень в меню «Змінити» виберіть «Масове редагування». а потім - потрібні поля у вікні.
Якщо ви працюєте «на замовлення», то зверніть увагу на кілька цікавих можливостей:
- Замовлення постачальникові (меню Створити документ всередині Замовлення покупця). Створюється Замовлення постачальникові із Замовлення покупця. позиції і кількості переносяться «один в один».
- Замовлення постачальникові (з урахуванням «є») (меню Створити документ всередині Замовлення покупця). Створюється Замовлення постачальникові із Замовлення покупця. позиції переносяться, а кількості розраховуються з урахуванням поточних залишків на складі (береться кількість в замовленні покупця за мінусом того, що зараз є на складі).
- Замовлення постачальникам (меню Змінити в списку Замовлень покупців). Для обраних Замовлень Покупців створюються кілька Замовлень Постачальникам. по одному для кожного постачальника. Позиції групуються по Замовлень постачальникам виходячи з постачальника за замовчуванням для товара (вказано в полі Постачальник в картці товару).
- Доступно рішення, що дозволяє зберігати в системі кількість товарів у постачальників і оновлювати на підставі цих даних вітрину вашого інтернет-магазину. За подробицями, будь ласка, зверніться до консультантів МоегоСклада по одному з контактних номерів.
- Можна створити віртуальний склад під залишки вашого постачальника. Підтримувати актуальні дані на ньому зручно за допомогою імпорту товарів в документ, з подальшим створенням приймання з нього. Коли постачальник надсилає свіжі дані, то старі документи приходу на віртуальний склад постачальника видаляються і створюються нові.
Передача замовлень в доставку. Друк маршрутного листа і заявок для служб доставки
Якщо ви приносите власними кур'єрами, то необхідно призначити кур'єра для кожного з замовлень. Для цього:
- За допомогою фільтра виберіть замовлення в статусі «Підтверджено». також можна відфільтрувати по станції метро або району.
- Вкажіть кур'єра для кожного замовлення в поле Кур'єр.
- Відфільтруйте список замовлень в статусі «Підтверджено» по полю Кур'єр.
- Роздрукуйте маршрутний лист для кожного з кур'єрів (меню Друк над списком замовлень).
Увага! Для друку маршрутного листа спочатку необхідно підключити його шаблон, інструкції на сторінці Підключення додаткових шаблонів.
Якщо ви відправляєте замовлення поштою або кур'єрськими службами, то можна друкувати заявки на доставку відповідно до їх вимог. Для цього:
- Використовуйте Друк замовлення або списку замовлень, попередньо налаштувавши власний шаблон.
- Після того як замовлення відправлені з кур'єром, через службу доставки або поштою, змініть їх статус на «В доставці».
- Тепер відобразіть факт того, що товари покинули склад:
- З Замовлення покупця створіть Відвантаження (для цього треба зайти в замовлення, в меню Створити документ виберіть пункт Відвантаження).
Увага! Момент створення відвантаження з замовлення може варіюватися в залежності від ваших бізнес-процесів. Наприклад, ви можете створювати відвантаження тільки після того, як кур'єр поверне документи, що підтверджують, що покупець прийняв замовлення, тобто на наступному кроці - «Доставлений».
Завершення замовлення. Взаєморозрахунки з кур'єрами. Повернення покупців
На даному етапі проводяться взаєморозрахунки з кур'єром.
Можна подивитися скільки грошей, отриманих від покупців, він повинен повернути:
- За допомогою фільтра відберіть замовлення в статусі «Відвантажено». призначені на цього кур'єра, і зі способом оплати «Готівкою». Загальна сума цих замовлень і показує борг кур'єра за доставлені замовлення. Він повинен здати гроші або повернути недоставлені / пропущені товари на цю суму.
- Після отримання підтвердження того, що покупець отримав замовлення, переведіть замовлення в статус «Доставлений».
- Якщо товари не прийняті або повернуті покупцем, використовуйте «Повернення». Повернення можна створити тільки з відповідною Відвантаження через меню Створити документ. а подивитися список повернень - в Продажі | Повернення покупців.
МойСклад допоможе розрахувати винагороду кур'єра за період, яка нараховується різними методами:
- Залежно від числа доставлених замовлень.
- Відсоток від суми доставлених замовлень.
- Довільна сума винагороди за кожне замовлення (в цьому випадку в замовленні створюється додаткове поле «З / п кур'єра»).
- Двотарифний метод (наприклад, «За МКАД» і «Містом»).
- За допомогою фільтра в списку замовлень виберіть замовлення, виконані кур'єром за період, що цікавить.
- Вивантажуйте в Microsoft Excel через меню Друк.
- Розрахуйте необхідні показники в Microsoft Excel.