При обміні інформацією не тільки з іншими комп'ютерами, але і між ПК і факсимільними пристроями використовуються сучасні модеми. За допомогою модему можливо, наприклад, переслати повідомлення з комп'ютера на факс-апарат і назад. Модем, що працює в цьому режимі, називається факс-модемом. Робота з даними апаратом проводиться за допомогою спеціальних комутаційних програм або універсальних програм-органайзерів. Встановлення факсу здійснюється після інсталяції модему або при інсталяції програм роботи з факсом, або при першому зверненні до факсу. До групи Принтери поміщається піктограма факсу, а сам факс, як і принтер, з'єднується зі спеціальним «логічним» портом. Після налаштування параметрів факсу до цього порту можливо звертатися і з інших додатків як до принтера. Одним із способів відправлення на факс документа, який був створений будь-яким додатком, є його роздрук по команді Друк. При цьому в якості принтера вказується інстальований факс. Зміна параметрів роботи факсу та його налаштування виконують у вікні Властивості для відповідного факсу в групі Принтери.
Факсимільне повідомлення можна відправити за допомогою:
1) програми, в якій підготовлений документ. Даний спосіб є найпростішим, якщо в меню Файл програми, що підготувала документ, є команди Друк або Надіслати. Як принтера встановлюється відповідний факс і видається команда друку;
3) комутаційних програм, які мають можливість посилки факсимільних повідомлень.
При відправці повідомлення з'являється вікно, в якому необхідно заповнити заголовок повідомлення, що містить наступні поля:
• Тема - коротка інформація про повідомленні.
Повідомлення можуть містити текст, безпосередньо набирається в спеціальному вікні, і вкладення (текстової, графічний та інші файли або електронну таблицю). Повідомлення може включати в себе тільки вкладення. Воно має такий вигляд, якщо надсилається з прикладної програми по команді Друк або Надіслати. Від незаконного доступу повідомлення захищаються різними способами: паролем, ключами, електронним підписом і ін.
При відправленні повідомлення можна вказати:
• терміновість доставки - негайно, точно в задані дату і час, в певний інтервал часу по «дешевим тарифом»;
• наявність і вид титульного аркуша, що відокремлює одне повідомлення від іншого;
• якість друку і розмір паперу;
• необхідність підтвердження отримання повідомлення і спосіб захисту;
• кількість повторних спроб переслати повідомлення, коли це не вдається відразу зробити;
• необхідність збереження повідомлення.
Повідом можна автоматично і вручну. Модем і комп'ютер при автоматичному прийомі повинні бути включені, а комунікаційна програма запущена при передачі повідомлення (якщо в процесі обміну не бере поштовий сервер). Факс при автоматичному прийомі повинен бути встановлений в режим Отримувати факс автоматично.